Почнемо із підтвердження здійснення господарських операцій в бухгалтерському обліку. Відповідно до п. 1 ст. 9 Закону про бухгалтерський облік підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення. Тож при здійсненні кожної господарської операції має бути оформлено відповідний первинний документ.
Перелік документів, необхідних для здійснення перевезення вантажу автомобільним транспортом у внутрішньому сполученні, затверджено постановою КМУ від 25.02.2009 р. №207. Відповідно до п. 1 цього Переліку для водія юридичної або фізичної особи – підприємця, що здійснює вантажні перевезення на договірних умовах, в наявності серед інших документів має бути товарно-транспортна накладна. Застосування зазначених форм первинного обліку всіма суб’єктами господарської діяльності незалежно від форм власності є обов’язковим.
Відповідно до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Мінтрансу від 14.10.1997 р. №363, товарно-транспортна документація – комплект юридичних документів, на підставі яких здійснюють облік, приймання, передавання, перевезення, здавання вантажу та взаємні розрахунки між учасниками транспортного процесу. Товарно-транспортна накладна – це єдиний для всіх учасників транспортного процесу юридичний документ, що призначений для списання товарно-матеріальних цінностей, обліку на шляху їх переміщення, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, а також для розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи.
Не слід забувати, що згідно з п. 9 П(С)БО 9 "Запаси" витрати на транспортування запасів включаються до собівартості запасів.
Тому кожна надана перевізником послуга з перевезення має бути підтверджена актом щодо надання послуги з перевезення та відповідної ТТН. Податківці у підкатегорії 102.21 ЗІР з цього приводу наголошують, що «у разі відсутності товарно-транспортної документації, яка підтверджує отримання послуг з перевезення вантажу, у тому числі ТТН, які відносяться до первинних документів та на підставі яких ведеться бухгалтерський облік, платник податків при визначенні фінансового результату до оподаткування відповідно до правил бухгалтерського обліку не має підстав для врахування вартості таких послуг при формуванні собівартості придбаних (виготовлених) та реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг».
Відповідно до п. 201.1 ПКУ на дату виникнення податкових зобов’язань платник ПЛВ зобов’язаний скласти податкову накладну (ПН) в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, електронного підпису уповноваженої платником особи та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних у встановлений термін.
Датою виникнення податкових зобов’язань з ПДВ у разі постачання послуг відповідно до п. 187.1 ПКУ є дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником ПДВ. Тож, на кожну послугу в день оформлення акта наданої послуги постачальник складає відповідну ПН. Тому у такому разі не може бути виписано дві ПН на один акт наданої послуги.
Виходом із ситуації, коли виписано дві ПН на один акт наданої послуги перевізником, є оформлення двох актів про надану послугу та відповідно має бути складено дві окремі ТТН, які підтверджують факт перевезення кожного із перевезень.