Витрати на відрядження враховуються у складі податкових витрат за умови доведення зв’язку із госпдіяльністю

Відповідно до пп. 140.1.7 ПКУ, до витрат подвійного призначення, зокрема, включаються витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із таким платником податку або є членами керівних органів платника податку. Такі витрати відображаються у складі податкових в межах:

1) фактичних витрат особи, яку відряджено, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);

2) оплати вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни);

3) витрат на винаймання інших житлових приміщень, оплати телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз);

4) витрат на обов’язкове страхування;

5) інших документально оформлених витрат, пов’язаних з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-яких зборів і податків, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

До складу витрат на відрядження відносяться також витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням:

1) у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, у розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (у 2012 році — 214,60 грн);

2) для відряджень за кордон — не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, у розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (у 2012 році — 804,75 грн).

Сума добових визначається в разі відрядження:

1) у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

2) до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України у закордонному паспорті або документі, що його замінює. За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України у паспорті або документі, що його замінює, сума добових не включається до складу витрат платника податку.

Будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу витрат платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з діяльністю такого платника податку, зокрема (але не виключно)таких:

1) запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку;

2) укладеного договору чи контракту;

3) інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

4) документів, що засвідчують участь відрядженої особи у переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю платника податку.

Отже, у наказі про відрядження, метою якого є обмін досвідом, потрібно зазначити:

1) підприємство, куди відряджений працівник, напрям його діяльності;

2) який саме досвід треба отримати, сформулювати конкретну мету та завдання на відрядження — які питання дослідити, яку інформацію отримати тощо.

Після відрядження працівник повинен подати звіт про відрядження, в якому можна коротко викласти отриману інформацію, надати пропозиції щодо покращення діяльності свого підприємства тощо. Отже, за умови правильного документального та обґрунтованого оформлення, навіть у випадку якщо не було укладено жодного договору чи угоди, витрати на відрядження можуть враховуватися у складі податкових витрат підприємства.