Це питання не таке просте, яким може здатися на перший погляд. Так званий авансовий звіт, або звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, форму і порядок складання якого затверджено наказом Мінфіну України від 05.12.2012 р. №1276, подається до бухгалтерії підприємства після завершення відрядження або завершення виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок такого підприємства, що надало кошти під звіт.
Про відрядження засновника, який не є працівником підприємства, на нашу думку, не може бути мови. Адже відрядженням є службова поїздка працівника, від місця роботи до місця виконання доручення в іншому населеному пункті.
А для того, щоб подати авансовий звіт про виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок підприємства, потрібно, щоб таке доручення було, і бажано, для уникнення питань при податкових перевірках, оформлене документально. Знову ж таки, оскільки мова йде про засновника, але не працівника підприємства, наказом доручити йому придбати певні цінності керівник підприємства не має права. Але підприємство із таким засновником може укласти договір доручення. Згідно із ст. 1000 Цивільного кодексу України за договором доручення одна сторона (повірений) зобов'язується вчинити від імені та за рахунок другої сторони (довірителя) певні юридичні дії. Правочин, вчинений повіреним, створює, змінює, припиняє цивільні права та обов'язки довірителя.
Згідно ст. 1006 Цивільного кодексу України одним з обов’язків повіреного є надати звіт про виконання доручення та виправдні документи, зокрема, про понесені витрати. Форму такого звіту законодавство жорстко не регламентує, тому, на наш погляд, його можна подати і у формі авансового звіту – якщо доручення, встановлене договором, полягало лише в придбанні за рахунок підприємства певних цінностей. Згідно із ст. 1007 Цивільного кодексу України довіритель зобов’язаний забезпечити повіреного засобами, необхідними для виконання доручення, а в разі, якщо повірений для такого виконання використав власні кошти, то відшкодувати повіреному витрати, пов'язані з виконанням доручення. Таким чином, навіть в межах цивільно-правових відносин припустима ситуація, коли не працівник придбаває за дорученням підприємства якісь цінності, передає їх разом із авансовим звітом і документами про їх придбання підприємству і отримує на підставі цього відшкодування понесених витрат.
Але не забудьте, що, повірений, навіть в цивільно-правових відносинах, має право не тільки на відшкодування понесених витрат, а і на плату за виконання доручень (ст. 1002 Цивільного кодексу України). Розмір такої плати встановлюється договором доручення. Якщо в договорі доручення не визначено розміру плати повіреному або порядок її виплати, вона виплачується після виконання доручення відповідно до звичайних цін на такі послуги. Якщо ж договором буде передбачено, що повірений виконує доручення безоплатно, то вартість таких послуг за пп. 135.5.4 Податкового кодексу України, визначена на рівні не нижче звичайної ціни, належить до інших доходів платника податку на прибуток – отримувача таких послуг.