Відповідно до п. 201.1 ст. 201 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року №2755-VI зі змінами та доповненнями платник податку зобов’язаний скласти податкову накладну в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, електронного підпису уповноваженої платником особи, та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі – ЄРПН).
Згідно з п. 201.10 ст. 201 ПКУ податкова накладна, складена та зареєстрована в ЄРПН платником податку, який здійснює операції з постачання товарів/послуг, є для покупця таких товарів/послуг підставою для нарахування сум податку, що відносяться до податкового кредиту.
Відповідно до п. 5 Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 грудня 2010 року №1246 із змінами та доповненнями (далі – Порядок №1246), продавець складає податкову накладну та/або розрахунок коригування у форматі (відповідно до стандарту), затвердженому в установленому порядку, з використанням спеціалізованого програмного забезпечення.
Після складення податкової накладної та/або розрахунку коригування в електронній формі на них накладається електронний цифровий підпис (далі – ЕЦП) посадових осіб платника податку.
Статтею 1 Закону України від 22 травня 2003 року №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» із змінами та доповненнями (далі – Закон №851) визначено, що автор електронного документа - фізична або юридична особа, яка створила електронний документ.
При цьому, для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис (ст. 6 Закону №851).
Згідно з ст. 1 Закону України від 22 травня 2003 року №852-IV «Про електронний цифровий підпис» із змінами та доповненнями (далі – Закон №852) електронний підпис - дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних;
ЕЦП - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача.
Для делегування права підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі, продавець отримує засоби ЕЦП в акредитованих центрах сертифікації ключів для такої особи та подає контролюючому органові за місцем реєстрації посилені сертифікати ЕЦП зазначеної особи (абзац сьомий п. 5 Порядку №1246).
З метою отримання інформації, що міститься у Єдиному реєстрі податкових накладних (далі - Реєстр), платник податку складає запит за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення в електронному вигляді у форматі (відповідно до стандарту), затвердженому в установленому порядку, та надсилає його засобами телекомунікаційного зв’язку ДФС (п. 13 Порядку №1246).
Згідно з п. 17 Порядку №1246 ДФС здійснює пошук зазначеної у запиті податкової накладної та/або розрахунку коригування та складає витяг з Реєстру, у якому наводяться відомості щодо податкової накладної та розрахунку коригування. Зазначений витяг надсилається платникові податку не пізніше операційного дня, що настає за днем надходження запиту.
Пунктом 201.10 ст. 201 ПКУ передбачено, що у разі порушення продавцем/покупцем товарів/послуг порядку заповнення та/або порядку реєстрації в ЄРПН податкової накладної та/або розрахунку коригування покупець/продавець таких товарів/послуг має право додати до податкової декларації за звітний податковий період заяву із скаргою на такого продавця/покупця. Таке право зберігається за ним протягом 365 календарних днів, що настають за граничним терміном подання податкової декларації за звітний (податковий) період, у якому не надано податкову накладну або порушено порядок її заповнення та/або порядок реєстрації в ЄРПН. До заяви додаються копії товарних чеків або інших розрахункових документів, що засвідчують факт сплати податку у зв’язку з придбанням таких товарів/послуг або копії первинних документів, складених відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», що підтверджують факт отримання таких товарів/послуг.
Надходження такої заяви із скаргою є підставою для проведення документальної позапланової виїзної перевірки зазначеного продавця для з’ясування достовірності та повноти нарахування ним зобов’язань з податку за такою операцією.
Отже, законодавством не передбачено накладення на податкову накладну будь-яких інших підписів, окрім підписів платника або уповноваженої ним особи. Тому реквізит «ініціали та прізвище особи, яка склала податкову накладну» повинен заповнюватись відповідно до ініціалів та прізвища особи, яка здійснює накладення на податкову накладну свого ЕЦП.
Разом з тим невідповідність електронного цифрового підпису, що накладається на податкову накладну при її реєстрації в ЄРПН, ініціалам і прізвищу особи, яка склала податкову накладну, не може бути єдиною підставою для невизнання податкового кредиту за такою податковою накладною.