Кошти, списані з корпоративної платіжної картки під час безготівкової оплати послуг, вважаються виданими під звіт працівникові — держателю картки. Тому розрахунки доцільно відображати через субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Рахунок 632 «Розрахунки з іноземними постачальниками» можна застосовувати, якщо підприємство окремо визнає заборгованість перед нерезидентом до її погашення, але для операції негайної оплати КПК він не є обов'язковим.
Авансовий звіт або інший внутрішній документ працівника підтверджує використання підзвітних коштів для цілей внутрішнього контролю й бухобліку. Водночас він не є подією, з якою пп. 187.8 ПКУ пов'язує виникнення ПЗ з ПДВ.
Для послуг, які нерезидент постачає на митній території України, датою виникнення ПЗ з ПДВ є перша з таких подій:
- дата списання коштів з рахунку платника в оплату послуг;
- дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг нерезидентом.
Інвойс може бути первинним документом і за певних умов замінювати акт приймання-передачі, зокрема якщо він належно оформлений та оплачений. Проте інвойс, складений на початку періоду надання послуг, сам по собі не підтверджує, що послуги за весь майбутній період уже фактично надані.
Отже, у наведеному прикладі інвойс від 01.07.2026 є рахунком на оплату послуг за майбутній період. Першою подією для ПДВ буде списання коштів 02.07.2026. Саме на цю дату платник ПДВ визначає базу оподаткування за курсом НБУ та складає ПН з типом причини «14».
Нормативна підстава
За пп. 180.2 ПКУ отримувач послуг нерезидента, місце постачання яких визначено на митній території України, є відповідальною особою за нарахування та сплату ПДВ.
Дата виникнення ПЗ визначається за пп. 187.8 ПКУ. База оподаткування - договірна вартість послуг, перерахована у гривні за валютним курсом НБУ на дату виникнення ПЗ відповідно до пп. 190.2 ПКУ.
Якщо отримувач зареєстрований платником ПДВ, він складає ПН на послуги нерезидента з типом причини «14» та реєструє її в ЄРПН. За умови реєстрації такої ПН сума ПДВ включається до податкового кредиту на дату її складання.
З 01.04.2023 подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, не є безумовною вимогою в усіх ситуаціях. Проте підприємство може передбачити його складання внутрішнім положенням. Для підтвердження витрат слід мати документи про списання коштів з КПК, інвойс, квитанцію або інший документ постачальника, а для цифрових сервісів — також звіти з особистого кабінету, дані про обсяг отриманих послуг та інші доступні докази.
Якщо на момент закриття звітного періоду документ від нерезидента не отримано, підприємство може оформити належним чином внутрішній первинний документ — акт. Він має містити обов'язкові реквізити, установлені ст. 9 Закону про бухоблік. Бухгалтерська довідка може виконувати цю функцію лише за наявності реквізитів первинного документа та достатнього опису господарської операції.
Облік операції
Якщо кошти списано безпосередньо з поточного рахунку підприємства:
- Дт 372 Кт 311 — відображено кошти, витрачені працівником з КПК для оплати послуг нерезидента;
- Дт 92, 93, 949 або іншого відповідного рахунку витрат Кт 372 — визнано вартість фактично отриманих послуг на підставі належно оформлених документів.
Якщо для операцій за КПК підприємство використовує окремий субрахунок для коштів на картковому рахунку, замість субрахунку 311 застосовують субрахунок 313.
Рахунок 39 «Витрати майбутніх періодів» застосовують, якщо на дату складання фінансової звітності частина оплачених послуг ще не отримана та належить до наступних звітних періодів. Витрати визнають у тому періоді, коли послуги фактично спожито.
Приклад
Інвойс датований 01.07.2026, оплату КПК здійснено 02.07.2026, а послуги надаються протягом 01.07–31.07.2026.
- Інвойс від 01.07.2026 не підтверджує факту отримання послуг за весь липень, оскільки на цю дату період їх надання ще не завершився;
- Перша подія для ПДВ — 02.07.2026, тобто дата списання коштів з рахунку підприємства;
- Курс НБУ для визначення бази ПДВ застосовують станом на 02.07.2026;
- ПН типу причини «14» платник ПДВ складає датою 02.07.2026;
- Вартість послуг визнають витратами липня 2026 року відповідно до напряму їх використання;
- Пропорційний розподіл для ПДВ не здійснюють: ПЗ виникають одноразово на дату першої події;
- У бухобліку за підсумками липня рахунок 39 не потрібен, оскільки весь період отримання послуг припадає на липень.
Висновки
- Облік через 372. Кошти з КПК вважаються виданими під звіт, тому розрахунки відображають через субрахунок 372 (рахунок 632 не обов’язковий при негайній оплаті);
- Перша подія для ПДВ — дата списання коштів. У прикладі це 02.07.2026 (а не інвойс чи авансовий звіт). На цю дату складають ПН з типом причини «14» і визначають базу за курсом НБУ;
- Витрати — у періоді фактичного споживання. Визнають повністю в липні 2026 р. (рахунок 39 не потрібен). Авансовий звіт/акт/довідка потрібні лише для внутрішнього контролю й підтвердження витрат, але не впливають на дату ПДВ.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до повного тексту цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
