Оформлення податкових накладних при оплаті кількох рахунків одним платежем

Правила складання податкових накладних при отриманні одного платежу

Відповідно до пп. 201.7 ПКУ, податкова накладна складається на кожне повне або часткове постачання товарів/послуг, а також на суму коштів, що надійшли на рахунок у банку/небанківському надавачу платіжних послуг як попередня оплата (аванс). Ключовим моментом є те, що податкова накладна прив'язується до факту отримання коштів, а не до виставлених рахунків.

Податкова служба України в ІПК від 19.05.2025 р. №2729/ІПК/99-00-21-03-02 чітко роз'яснила, що складання двох або більше податкових накладних у випадку отримання попередньої оплати товарів/послуг одним платежем (у тому числі якщо така попередня оплата здійснена за різними рахунками за різні товари) не відповідає нормам ПКУ і первинним документам. Така практика не дає можливості ідентифікувати здійснені операції та порушує принципи податкового обліку.

Правильний порядок оформлення

На суму попередньої оплати, що надійшла одним платежем, має бути складена лише одна податкова накладна, навіть якщо оплата здійснена за кількома рахунками. Водночас згідно з п. 16 Порядку №1307, у різних рядках однієї податкової накладної платник може зазначити інформацію про товари/послуги, попередня оплата за які здійснена однією сумою за різними рахунками, у розрізі номенклатури таких товарів/послуг.

Це означає, що постачальник повинен був виписати одну податкову накладну на всю суму отриманого платежу, а товари з двох рахунків відобразити окремими рядками в табличній частині цієї податкової накладної. Дві виписані податкові накладні не відповідають вимогам законодавства.

Можливість закріплення порядку обліку в договорі

Умова договору про те, що "податковий облік ведеться згідно рахунків", не може змінити вимоги ПКУ та Порядку №1307. Податкове законодавство має імперативний характер, і сторони договору не можуть своїм волевиявленням змінювати правила складання та реєстрації податкових накладних, встановлені ПКУ.

Рахунки на оплату є внутрішніми документами комерційного обліку і не є первинними документами для цілей податкового обліку ПДВ. Податкова накладна складається виключно на підставі фактичного руху коштів (при попередній оплаті) або фактичного постачання товарів/послуг, а не на підставі виставлених рахунків. 

Висновки:

1. При отриманні попередньої оплати одним платежем за кількома рахунками постачальник зобов'язаний скласти лише одну податкову накладну на всю суму отриманих коштів, де в окремих рядках зазначає товари з різних рахунків;

2. Дві податкові накладні, виписані постачальником на один платіж, не відповідають нормам пп. 201.7 ПКУ та створюють ризики для обох сторін при податковому адмініструванні та ідентифікації операцій;

3. Умова договору про ведення податкового обліку згідно рахунків не може замінити імперативні норми податкового законодавства щодо порядку складання податкових накладних, встановлені ПКУ та Порядком №1307.