Оплата корпоративною карткою послуг Google Workspace та Office 365: ПДВ та документальне оформлення

Правомірність оплати з корпоративної картки

Використання корпоративної картки для оплати господарських потреб, зокрема електронних послуг нерезидентів, є цілком законним. Про це ми писали тут. Корпоративні платіжні інструменти призначені для розрахунків, пов'язаних з господарською діяльністю підприємства, а не лише для відряджень.

Однак існують валютні обмеження. Здійснювати розрахунки з нерезидентом за допомогою корпоративної картки дозволено, якщо операція за одним зовнішньоекономічним договором в один операційний день не перевищує незначний розмір, тобто 400 000 гривень або еквівалент в іноземній валюті за курсом НБУ на дату операції (ст. 20 Закону "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів", пп. 7 п. 2, п. 109 Положення НБУ №5).

Оформлення підтвердних документів

Кошти, витрачені з корпоративної картки, є підзвітними. Працівник, на ім'я якого емітовано картку (у вашому випадку — директор), повинен підтвердити витрати.

Квитанція на ім'я директора: Хоча ідеально, щоб усі документи були виставлені на ім'я компанії, квитанція на ім'я директора-держателя корпоративної картки є прийнятною. Вона підтверджує факт отримання послуги.

Виписка з рахунку: Ключовим документом, що підтверджує списання коштів саме з рахунку компанії, є виписка банку за корпоративним картковим рахунком. Вона засвідчує вартість витрат і є обов'язковою для звітування (пп. 170.9.2 ПКУ).

Отже, для підтвердження витрат до бухгалтерії потрібно надати квитанцію від постачальника послуг та виписку з банківського рахунку.

Оподаткування ПДВ (імпорт послуг)

Послуги доступу до хмарних сервісів, таких як Google Workspace та Office 365, класифікуються як електронні послуги (пп. 14.1.56-5 ПКУ).

Місцем постачання електронних послуг вважається місцезнаходження їх отримувача (пп. 186.3-1 ПКУ). Оскільки ваша компанія (ТОВ) є резидентом України, місце постачання знаходиться на митній території України, і така операція є об'єктом оподаткування ПДВ.

Отримувач послуг від нерезидента є особою, відповідальною за нарахування та сплату ПДВ до бюджету (пп. 180.2 ПКУ).

Податкові зобов'язання виникають за правилом «першої події». При оплаті карткою такою подією є дата списання коштів з банківського рахунку вашої компанії на оплату послуг (пп. 187.8 ПКУ).

З наведеного вище випливає, що на дату списання коштів ви повинні:

• Нарахувати податкові зобов'язання з ПДВ за ставкою 20% на договірну вартість послуг, перераховану в гривні за курсом НБУ на цю дату (пп. 190.2 ПКУ);
• Скласти податкову накладну на себе (тип причини «14 — Складена отримувачем (покупцем) послуг від нерезидента») та зареєструвати її в ЄРПН;
• Відобразити нараховані зобов'язання у декларації з ПДВ. Зареєстрована податкова накладна дає право на податковий кредит у тому ж звітному періоді.

Про ПДВ та облікові аспекти роботи з картками можна почитати тут, тут, тут.

Щодо попередніх оплат директором з власної картки

Якщо директор захоче отримати компенсацію за минулі періоди, коли він платив з особистої картки, це можливо. Для цього він має надати підтвердні документи: квитанції від постачальників та, що найважливіше, виписку зі свого особистого банківського рахунку, яка підтверджує факт оплати саме ним (пп. 170.9.2 ПКУ).

Якщо підприємство відшкодує ці витрати без виписки з рахунку, така виплата буде розцінена як додаткове благо для директора і підлягатиме оподаткуванню ПДФО (18%) із застосуванням «натурального» коефіцієнта та військовим збором (5%) (пп. 164.2.17 ПКУ).

Висновки:

ТОВ може щомісячно оплачувати послуги нерезидента (Google Workspace, Office 365) з корпоративної картки. Це правомірно за умови, що сума оплати одному нерезиденту за день не перевищує 400 000 грн.

Квитанція може бути на ім'я директора, але для підтвердження витрат потрібна виписка з корпоративного рахунку.

Придбання таких електронних послуг у нерезидента є об'єктом оподаткування ПДВ. Ваша компанія як отримувач послуг зобов'язана нарахувати податкові зобов'язання з ПДВ за ставкою 20%, скласти податкову накладну та зареєструвати її.