Пояснення для розблокування податкової накладної

Для розблокування податкової накладної (ПН) необхідно подати до ДПС електронне Повідомлення (форма J/F13126) з письмовими поясненнями та копіями документів, що підтверджують реальність господарської операції. Пояснення мають розкривати суть операції, наявність ресурсів (склади, транспорт, персонал) та весь ланцюжок руху товару — від його придбання до постачання покупцю.

Нижче наведено детальний алгоритм складання пояснень та зразок для заповнення.

Обґрунтування

Процедура подання пояснень та документів для розблокування ПН регулюється Порядком прийняття рішень про реєстрацію / відмову в реєстрації податкової накладної / розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних, затвердженим наказом Мінфіну від 12.12.2019 №520.

Як скласти пояснення для розблокування ПН

1. Мета та форма подання: Головна мета — переконати комісію ДПС у реальності господарської операції та наявності у підприємства всіх необхідних ресурсів для її здійснення. Пояснення подаються в електронній формі через Електронний кабінет як «Повідомлення про подання пояснень та копій документів щодо податкових накладних/розрахунків коригування, реєстрацію яких зупинено» (форма J/F13126).

2. Структура та зміст пояснень: Пояснення мають бути лаконічними, змістовними та, згідно з рекомендаціями ДПС, розкривати таку інформацію:

• Суть господарської операції: Детально опишіть, що саме, кому і на підставі якого договору було поставлено. Вкажіть реквізити заблокованої ПН, договору, видаткових накладних та інших первинних документів.
• Наявність ресурсів: Підтвердьте, що у вашого підприємства є можливості для ведення такої діяльності:
• Основні засоби: Вкажіть наявність власних або орендованих офісних, складських, виробничих приміщень, транспорту, обладнання. Зазначте, що інформація про них подана у формі №20-ОПП.
• Трудові ресурси: Наведіть інформацію про штатну чисельність працівників, які залучені до операції (менеджери, комірники, водії тощо).
• Ланцюг постачання: Це ключовий елемент. Необхідно показати весь шлях товару:
• Джерело походження: У кого і за яким договором ви придбали товар/сировину. Вкажіть реквізити «вхідних» ПН, зареєстрованих в ЄРПН.
• Логістика: Як товар було доставлено вам (ТТН, акти) та де він зберігався (договори оренди складу).
• Реалізація: Як товар було доставлено покупцю (ТТН, договори з перевізниками).
• Розрахунки: Надайте інформацію про оплати за операцією (банківські виписки).
• Перелік документів: У тексті пояснення обов'язково наведіть пронумерований перелік усіх документів, копії яких ви додаєте до Повідомлення.

3. Перелік документів для подання: Орієнтовний, але не вичерпний перелік документів наведено у п. 5 Порядку №520. Важливо надати документи, що стосуються саме заблокованої операції:

• Договори з покупцем та постачальником з усіма додатками.
• Рахунки-фактури, видаткові накладні, акти приймання-передачі.
• Товарно-транспортні накладні (ТТН), що підтверджують рух товару.
• Банківські виписки, що підтверджують розрахунки.
• Документи на зберігання товару (договори оренди складу, акти).
• Сертифікати відповідності, паспорти якості (якщо вимагається).
• Довіреності на отримання товару.

Строк подання: Пояснення та документи можна подати протягом 365 календарних днів, що настають за датою виникнення податкових зобов’язань, відображених у заблокованій ПН (п. 6 Порядку №520).

Зразок пояснення для розблокування податкової накладної

Кому: Головному управлінню ДПС у [назва області] Комісії з питань зупинення реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних

Від: Товариства з обмеженою відповідальністю «Альфа-Трейд» Код ЄДРПОУ: [код ЄДРПОУ]

ПОЯСНЕННЯ щодо зупинення реєстрації Податкової накладної №[номер] від [дата]

ТОВ «Альфа-Трейд» (далі – Товариство) повідомляє, що реєстрацію податкової накладної №[номер] від [дата], складеної на нашого покупця ТОВ «Бета-Буд» (ІПН [номер]), було зупинено, про що свідчить квитанція №[номер] від [дата].

Надаємо пояснення для підтвердження реальності господарської операції.

1. Суть господарської операції

[Дата] між ТОВ «Альфа-Трейд» (Постачальник) та ТОВ «Бета-Буд» (Покупець) було укладено договір поставки №[номер] (далі – Договір).

На виконання умов Договору, Товариство поставило на адресу Покупця партію цементу марки М500 у кількості 20 тонн, що підтверджується видатковою накладною №[номер] від [дата]. Загальна вартість поставки склала [сума] грн, у т.ч. ПДВ – [сума] грн.

За фактом цієї операції було складено заблоковану податкову накладну №[номер] від [дата].

2. Інформація про діяльність та ресурси Товариства

Основний вид діяльності ТОВ «Альфа-Трейд» – оптова торгівля будівельними матеріалами (КВЕД 46.73). Товариство має всі необхідні матеріально-технічні та трудові ресурси для ведення господарської діяльності:

Матеріально-технічна база: Товариство орендує складське приміщення площею 300 кв. м. за адресою: [адреса], згідно з договором оренди №[номер] від [дата] з ФОП [ПІБ]. Інформацію про об'єкт оподаткування подано до ДПС у формі №20-ОПП.

Трудові ресурси: У штаті Товариства працює 5 осіб (директор, бухгалтер, менеджер з продажу, комірник, водій), що підтверджується штатним розписом.

3. Ланцюг постачання товару

Придбання товару: Цемент, поставлений ТОВ «Бета-Буд», був придбаний нами у виробника – ТОВ «Цементний завод» (код ЄДРПОУ [номер]) на підставі договору №[номер] від [дата]. Отримання товару підтверджується видатковою накладною №[номер] від [дата]. На цю операцію постачальником зареєстровано ПН №[номер] від [дата].

Транспортування та зберігання: Товар було доставлено від ТОВ «Цементний завод» на наш склад власним транспортом (автомобіль MAN, д.н.з. [номер]), що підтверджується ТТН №[номер] від [дата]. Подальша доставка товару покупцю ТОВ «Бета-Буд» здійснювалася також нашим транспортом, що підтверджується ТТН №[номер] від [дата].

Розрахунки: Оплата від покупця ТОВ «Бета-Буд» за поставлений товар надійшла на наш поточний рахунок [дата] у повному обсязі, що підтверджується банківською випискою.

Таким чином, господарська операція є реальною, повністю задокументована та відображена в бухгалтерському обліку.

4. Перелік документів, що додаються (копії):

• Договір поставки з ТОВ «Бета-Буд» №[номер] від [дата];
• Рахунок-фактура №[номер] від [дата];
• Видаткова накладна №[номер] від [дата];
• Товарно-транспортна накладна №[номер] від [дата] (на доставку покупцю);
• Банківська виписка про оплату від ТОВ «Бета-Буд»;
• Договір поставки з ТОВ «Цементний завод» №[номер] від [дата];
• Видаткова накладна від ТОВ «Цементний завод» №[номер] від [дата];
• Товарно-транспортна накладна №[номер] від [дата] (на доставку від постачальника);
• Договір оренди складського приміщення №[номер] від [дата].

Штатний розпис ТОВ «Альфа-Трейд».

На підставі вищевикладеного, просимо розглянути надані пояснення та документи і прийняти рішення про реєстрацію податкової накладної №[номер] від [дата] в ЄРПН.

Директор ТОВ «Альфа-Трейд» ______________ [Прізвище, ініціали]