Возмещение расходов по закупке ГСМ и услуг мобильной связи: что с дополнительным благом?

Возмещение расходов по приобретению ГСМ работником. При оформлении договора аренды транспортного средства техобслуживания и расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) проводятся за счет предприятия-арендатора (ст. 801 ГКУ). 

То есть, при проведении предприятием-арендатором техобслуживания и заправки ГСМ арендованного у физлица авто, никаких дополнительных благ у физлица-арендодателя не возникает. Это обязанность арендатора прописана на законодательном уровне, и кроме того, результаты техобслуживания, так и ГСМ, используются в деятельности предприятия, а не физлица.

Но на предприятиях иногда возникают случаи, когда работник-арендодатель самостоятельно заправляет арендованный автомобиль, а предприятие-арендатор возмещает ему расходы по такой заправке. В такой ситуации возникает вопрос: будет ли компенсация за приобретенные ГСМ для такого физлица дополнительным благом? Налоговики в подкатегории 103.02 ОИР доказывают, что будет, и вот почему. 

Ч. 1 ст. 1160 ГКУ предусмотрено, что лицо, совершившее действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, вправе требовать от этого лица возмещения фактически произведенных расходов, если они были оправданы обстоятельствами, при которых были совершены действия. В таком случае начинает действовать норма пп. «г» п. 164.2.17 НКУ. Согласно этой норме НКУ в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога включается доход, полученный как дополнительное благо, в частности, в виде суммы денежного или имущественного возмещения любых расходов или потерь налогоплательщика, кроме тех, что обязательно возмещаются согласно закону за счет бюджета или освобождаются от налогообложения в соответствии с разделом IV НКУ.

С другой стороны, практически на каждом предприятии есть работники, которые приобретают запасы (канцтовары, питьевую воду, запчасти и материалы) в интересах таких предприятий и по распоряжению его руководителя. Если в момент приобретения таких запасов работники используют собственные средства, то предприятие обязано их возместить, а сумма такого возмещения не облагается (в соответствии с нормами п. 170.9 НКУ). 

Таким образом, для того, чтобы не облагать НДФЛ и военным сбором приобретенные работником ГСМ, следует обязать такого работника их приобрести. Для этого нужно издать приказ по предприятию, в котором прописать, например: «В связи с производственной необходимостью обязываем Сотрудника (ФИО и должность) приобрести ГСМ» (разово или на указанный в приказе период). 

После выполнения гражданско-правовых действий (в данном случае - приобретение ГСМ) работник должен представить в бухгалтерию предприятия отчет об использовании средств вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и в порядке, которые определены для подотчетных лиц законодательством Украины. Подробнее о составлении авансового отчета и подтверждающих документах можно узнать в консультации>>>.   

О налогообложении расходов услуг по мобильной связи. Налоговики в разъяснениях в подкатегориях 103.02 и 301.03 ОИР доказывают на основании пп. 14.1.47 НКУ, что сумма средств, возмещенных работодателем физическому лицу за использование собственного мобильного телефона для производственных нужд, в пределах стоимости мобильных разговоров, не является дополнительным благом и базой начисления ЕСВ при наличии соответствующих документов, подтверждающих использование мобильной связи исключительно в производственных целях.  

Такими документами в частности являются: 

- соглашение о предоставлении услуг мобильной связи, 

- список работников, которые используют собственные мобильные телефоны в связи с производственной необходимостью, 

- договора (соглашения) между работниками и предприятием об использовании их мобильных телефонов в рамках хозяйственной деятельности предприятий (это могут быть как договора аренды, так и договора о компенсации износа таких телефонов, составленные согласно норм ст. 125 КЗпП),

- расчетные документы, предоставляются оператором мобильной связи абоненту, в которых отражаются время 

Поэтому для того чтобы услуги мобильной связи не стали дополнительным благом для работника, у которого был арендован мобильный телефон, у предприятия должны быть в наличии вышеуказанные документы.