Оренда приміщення у фізособи: документальне оформлення

Фізична особа, яка не є підприємцем, не зобов’язана оформляти "рахунки" чи "акти" за стандартами документообігу підприємств, але підприємству-орендарю для відображення витрат потрібні первинні документи з обов’язковими реквізитами, визначеними ст. 9 Закону про бухоблік. Мінфін у своєму листі від 30.05.2016 р. №31-11410-09-10/15182 зазначав, що для підтвердження орендних послуг протягом періоду зазвичай складають акт, але сторони можуть передбачити в договорі й інший первинний документ, який буде підставою для розрахунків.

Практичний пакет документів зазвичай такий:

• Договір оренди — головна правова підстава та "формула" розрахунків;
• Акт приймання-передачі приміщення (на початку) та акт повернення (в кінці) — бажані для підтвердження факту передачі/повернення об’єкта;
• Щомісячний первинний документ на орендну плату (акт або інший документ, визначений договором) — зручний для бухобліку орендаря, і його може підготувати орендар для підпису орендодавцем.​

На підставі чого сплачувати, якщо орендна плата зафіксована в еквіваленті валюти?

Якщо в зобов’язанні визначено грошовий еквівалент в іноземній валюті, сума до сплати в гривнях визначається за офіційним курсом на день платежу, якщо інший порядок не встановлено договором. Щоб зафіксувати гривневу суму до оплати на конкретну дату, доцільно передбачити в договорі або використовувати щомісячний первинний документ-розрахунок (із посиланням на пункт договору, суму в валюті, курс і результат у гривнях), який відповідатиме вимогам до первинки за ст. 9 Закону про бухоблік.

Можливі варіанти оформлення (обидва робочі):

• Розрахунок/повідомлення (як первинний документ), підписаний сторонами.
• Рахунок від фізособи (не заборонено), якщо він містить потрібні реквізити первинного документа та прийнятий сторонами як підстава для розрахунків.​

Як компенсувати комунальні витрати, які не входять в орендну плату? Чи може орендодавець передавати рахунки для оплати? Чи не буде це додатковим доходом?

Якщо орендар відшкодовує орендодавцю-фізособі комунальні платежі (окремим платежем понад орендну плату або "за квитанціями"), податківці розглядають таку суму як оподатковуваний дохід фізособи у вигляді додаткового блага (грошове відшкодування витрат) за пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ. У такому разі орендар (юрособа або ФОП) є податковим агентом щодо цього доходу (як і щодо орендної плати) за пп. 170.1.1–170.1.2 ПКУ та повинен утримати ПДФО і військовий збір за чинною ставкою та відзвітувати.​

Орендодавець може передавати орендарю рахунки/квитанції, але якщо за ними відбувається компенсація орендодавцю, ризик додаткового доходу саме орендодавця зберігається (бо це відшкодування його витрат).​

Як мінімізувати податкові ризики по комунальних:

• Включити комунальні в орендну плату (або прописати "стала + змінна частина"), тоді вся сума — це дохід від оренди з утриманням ПДФО/ВЗ податковим агентом-орендарем;
• Якщо мета — щоб комунальні не проходили як компенсація витрат орендодавця, практично потрібна модель, за якої орендар укладає прямі договори з постачальниками та сплачує їх від свого імені як споживач (тоді це не виглядає як відшкодування витрат орендодавця, на відміну від компенсації/оплати "за орендодавця").​

Висновок:

Фізособі-орендодавцю рахунки та щомісячні акти не є обов’язковими як "стандарт" для підприємств, але орендарю для бухобліку потрібен первинний документ за період (акт або інший документ, передбачений договором) і він може бути оформлений у погодженій сторонами формі. Компенсація комунальних, яку орендар виплачує (або фактично сплачує "за" орендодавця) на користь фізособи-орендодавця, за позицією податківців є її оподатковуваним доходом (додатковим благом), і податкові зобов’язання виконує орендар як податковий агент.