Подарунки працівникам на корпоративі: що з оподаткуванням?

Відповідь на це питання можна знайти в матеріалах статті: Новорічний корпоратив та подарунки гостям: як списати витрати, щоб не платити зайвих податків!

Тож використовуючи матеріали цієї статті, наведемо відповідь нижче.

Під час організації новорічного корпоративу роботодавець повинен розрізняти два види витрат: 

• загальні витрати на проведення заходу та 
• індивідуальні подарунки конкретним особам. 

Саме від цього розмежування залежить виникнення обов'язку з оподаткування доходів фізичних осіб.​

Оподаткування витрат на корпоратив

Якщо витрати на корпоративний захід не розподіляються персонально між учасниками, то оподатковуваний дохід у фізичних осіб не виникає. Це означає, що загальна вартість оренди приміщення, частування, розважальної програми не включається до загального місячного оподатковуваного доходу працівників, оскільки немає індивідуального отримання благ конкретним платником податку. Аналогічний підхід застосовується і щодо нарахування єдиного соціального внеску.​

Оподаткування персональних подарунків

Зовсім інша ситуація виникає, коли підприємство роздає подарунки за персональними списками. У цьому випадку персоніфікація отримувачів підтверджується наказом, планом проведення заходу, списками осіб та відомістю про видачу подарунків з підписами отримувачів.​

Згідно з пп. 165.1.39 ПКУ, до загального місячного оподатковуваного доходу не включається вартість негрошових подарунків, якщо вона не перевищує 25% мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня звітного року. У 2025 році неоподатковувана сума становить 2 000 гривень (25% від 8 000 грн).​

У вашому випадку вартість подарунка становить 3 000 грн, що перевищує неоподатковувану межу на 1 000 гривень. Саме ця сума перевищення підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором.​

Розрахунок податкових зобов'язань

Для цілей утримання ПДФО оподатковувана сума має бути збільшена на натуральний коефіцієнт 1,21951 відповідно до пп. 164.5 ПКУ. Таким чином, база оподаткування ПДФО становитиме: 1 000 грн × 1,21951 = 1 219,51 грн. Сума ПДФО до утримання: 1 219,51 грн × 18% = 219,51 гривні.​

Військовий збір нараховується на оподатковувану частину вартості подарунка без застосування натурального коефіцієнта. Отже, база для ВЗ становитиме 1 000 грн, а сума збору: 1 000 грн × 5% = 50 гривень.​

Відображення в звітності

Вартість подарунків, наданих фізичній особі не в грошовій формі юридичною особою або фізичною особою – підприємцем, яка у розрахунку на місяць не перевищує 25% однієї мінімальної заробітної плати, встановленої на 01 січня звітного податкового року (2 000 грн. для 2025 року), не включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку та у додатку 4ДФ до Розрахунку відображається за ознакою доходу «160».

При цьому якщо вартість подарунків перевищує вказаний розмір, то сума такого перевищення оподатковується податком на доходи фізичних осіб як додаткове благо з урахуванням положень пп. 164.5 ПКУ. Сума такого перевищення відображається у додатку 4ДФ до Розрахунку за ознакою доходу «126».

Саме так відповідає ДПС на питання в ЗІР (103.25): «Яким чином оподатковується ПДФО та за якою ознакою доходу відображається в додатку 4ДФ до Розрахунку вартість подарунків не в грошовій формі, отриманих ФО від ЮО або ФОП?».

Нарахування ЄСВ

Щодо єдиного соціального внеску ситуація має свої особливості. Подарунки працівникам розглядаються як одноразові заохочення згідно з пп. 2.3.2 Інструкції №5. Такі виплати належать до фонду додаткової заробітної плати, тому на їхню вартість необхідно нарахувати ЄСВ.​

База нарахування ЄСВ визначається виходячи з повної вартості подарунка — 3 000 гривень. Сума ЄСВ за ставкою 22% становитиме: 3 000 грн × 22% = 660 гривень.

Особливості для партнерів та клієнтів

Якщо підприємство вирішить роздати подарунки не лише працівникам, але й партнерам чи клієнтам, потрібно врахувати додаткові нюанси. Для відображення таких виплат у додатку 4ДФ необхідно знати РНОКПП отримувачів або серію та номер паспорта. Оскільки партнери не завжди бажають надавати такі дані, можливі альтернативи: дарувати подарунки юридичним особам або взагалі не оформляювати такі подарунки через підприємство.​

При цьому ЄСВ на подарунки особам, які не є працівниками, не нараховується, оскільки підприємство не є їхнім роботодавцем.​

Висновки:

• Корпоративні витрати без персоніфікації (оренда, частування, програма) не є доходом працівників і не обкладаються ПДФО, ВЗ та ЄСВ;
• Персоніфікований негрошовий подарунок оподатковується лише в частині перевищення понад 25% МЗП (у 2025 році понад 2 000 грн): з 1 000 грн утримують ПДФО (з «натуральним» коефіцієнтом) і ВЗ;
• На повну вартість подарунка працівнику (3 000 грн) нараховується ЄСВ як на одноразове заохочення з фонду додаткової зарплати; на подарунки непрацівникам ЄСВ не нараховується.