Оплата імпланту (медичного виробу) для працівника: що з ПДФО, ВЗ та ЄСВ?

Звісно, що оплата будь-якого рахунку, навіть без наявності інших документів, так чи інакше знайде своє відображення у складі витрат підприємства. Інша справа, коли і яких витрат. 

Одразу слід зазначити, що, якщо закон не вимагає від роботодавця оплачувати медичні вироби для працівників в окремих випадках, тож така оплата є добровільною. А ще вона не має на меті отримання прибутку, отже, з метою оподаткування ПДВ це не господарська операція. 

Бухоблік

В бухобліку  (якщо тільки ви не ведете його за міжнародними стандартами) витрати визначаються згідно НП(С)БО 16 «Витрати». Цей стандарт визначає не лише категорію витрат, до яких належить цей придбаний імплант, а і дату виникнення цих витрат. 

Як правило, за авансами витрати не виникають (п. 9.2 НП(С)БО 16). А отже, оплаті зазвичай має відповідати первинний документ про отримання придбаного імпланта. Але підприємство не має на меті придбавати його для себе і використовувати у власній діяльності, як бути у такому випадку? 

Звісно, можлива ситуація, коли підприємство не лише оплатить імплант, а і отримає його від постачальника і видасть працівнику. В такому випадку підприємству потрібен повний пакет документів в оригіналі: рахунок (він буде замість договору купівлі-продажу), виписка банку на підтвердження оплати, накладна на підтвердження отримання товару, податкова накладна (в разі потреби) і накладна або акт про видачу імпланта працівнику (і податкова накладна теж, у разі потреби, адже безоплатне постачання це все рівно постачання).

Ситуацію із ПДВ, насправді, зараз розглядати докладно не будемо. Бути чи не бути податковій накладній прямо залежить від того, чи є роботодавець та продавець імпланту платниками ПДВ (що не зазначено у запитанні). 

Але, скоріш за все, рахунок буде виписано на самого працівника (підприємство-роботодавець буде зазначено платником). І сам працівник цей імплант отримає та використає. Тобто, жодних накладних і податкових накладних для підприємства (покупцем вважатиметься працівник). В такому випадку витрати виникають одразу по факту сплати (п. 7 НП(С)БО 16). 

Але, в будь-якому разі, на підприємстві має бути внутрішній документ, який визначає, як, що і для чого придбавається та кому надається (на чию користь оплачується). Для цього, як правило, створюють наказ, на підставі заяви працівника із проханням надати йому таку допомогу. 

Оскільки ця допомога надається фізособі – платнику ПДФО, то жодних коригувань об’єкту оподаткування податком на прибуток робити не треба (див. пп. 140.5.10 ПКУ).  

ПДФО, ВЗ та ЄСВ

А от тепер перейдемо безпосередньо до доходу фізособи-працівника. 

Якщо колективним або трудовим договором не визначено придбання імплантів та/або інших витрат на лікування працівників як складову фонду оплати праці, то зарплатою таке придбання вважатися не буде. Тим більше, якщо буде очевидно: така допомога надається раптово, одноразово і не всім чи більшості працівників одночасно. А отже, жодного ЄСВ на його вартість. 

А от щодо ПДФО та ВЗ є варіанти. 

Насправді, у ПКУ є 2 способи оплачувати медичне обслуговування працівників, і 1 спосіб надавати нецільову допомогу. 

Варіант 1. Дати кошти працівнику, щоб він сам оплатив, або купити імплант, оприбуткувати його і видати його працівнику

За пп. 165.1.19 ПКУ до оподаткованого доходу фізособи не включається  кошти або вартість майна (послуг), що надаються як допомога на лікування та медичне обслуговування платника податку, за умови документального підтвердження витрат, пов’язаних із наданням зазначеної допомоги (у разі надання коштів), у тому числі, але не виключно, для придбання ліків, донорських компонентів, протезно-ортопедичних виробів, виробів медичного призначення для індивідуального користування осіб з інвалідністю, за рахунок роботодавця.  

Це скорочений варіант зазначеної норми, але у ньому є всі необхідні умови. І обсяг (вартість) такої допомоги ПКУ не обмежується. 

Що тут потрібно? Які документи треба в разі надання допомоги придбаним імплантом, ми вже розглянули вище. А якщо працівнику надаються гроші (саме працівнику, зверніть увагу!), то, щоб не платити ПДФО та ВЗ, він має надати роботодавцю документи, які підтверджують, що він витратив ці кошти за цільовим призначенням. Строки надання таких документів не зазначені, але затримувати не варто. Ідеальний варіант – коли кошти виплачуються вже як компенсація понесених працівником витрат на придбання імпланта (копії документів про ці витрати додаються до заяви працівника); в такому випадку роботодавець на дату виплати коштів вже має докази того, як вони були витрачені.  Але і варіант, коли працівник надає копії документів згодом, теж підходить (головне, не затягувати із цим і не забувати!). 

Узагальнююча податкова консультація №235 говорить: «підтвердними документами можуть бути документи, що підтверджують потребу фізичної особи – платника податку в лікуванні та медичному обслуговуванні (зокрема, наявність та характеристики хвороби, травми, отруєння, патологічного стану платника податку), документи про надання таких послуг, що ідентифікують постачальника послуг та платника податку, якому надаються такі послуги, обсяги та вартість таких послуг: договори, платіжні та розрахункові документи, акти надання послуг, інші відповідні документи в залежності від необхідного лікування  або медичного обслуговування, хвороби та її стану». 

Тобто, ще раз підкреслимо: чіткого переліку підтвердних документів немає і для підприємства, до якого звертаються із проханням профінансувати придбання імпланта, треба знати, що кошти витрачені саме на придбання цього імпланта. Копії документів про призначення імплантації та про те, що операція була проведена, теж не будуть зайвими. 

Варіант 2. Оплатити за імплант постачальнику (покупцем в документах буде зазначено працівника, а роботодавця – лише платником). 

За пп. «а» пп. 170.7.4 ПКУ не включається до оподатковуваного доходу цільова благодійна допомога, що надається резидентами - юридичними чи фізичними особами у будь-якій сумі (вартості) закладу охорони здоров'я для компенсації вартості платних послуг з лікування платника податку, у тому числі для придбання ліків (донорських компонентів, протезно-ортопедичних виробів, виробів медичного призначення для індивідуального користування осіб з інвалідністю). 

Це теж дуже скорочений варіант цієї норми, але для випадку, що ми розглядаємо, він не підходить.  Адже рахунок буде виставлено не закладом охорони здоров’я, а ФОПом, який є звичайним торговцем різноманітними медтоварами. 

Тобто, цей варіант застосовується у випадку, якщо роботодавець укладає договір про надання медпослуг на користь працівника із певним закладом охорони здоров’я. І оплачує такому закладу не лише вартість послуг (операції, реабілітації працівника тощо), а й вартість використаних при цьому ліків, імпланта тощо. 

Якщо платити сторонньому постачальнику, а не медзакладу, який оперуватиме працівника, то умови цієї пільги виконані не будуть і уникнути оподаткування не вийде. Якщо уникнення від оподаткування не є метою, то оплатити такий рахунок не проблема.  

Які для цього документи потрібні підприємству,  ми вже розглядали вище: заява (із докладеним до неї рахунком до сплати), наказ керівника із розпорядженням цю оплату провести, ну і виписка банку із відображенням проведеної оплати. Оскільки пільгою з ПДФО роботодавець та працівник користуватися не будуть, то документи щодо цільового використання придбаного імпланта подавати не потрібно. 

Не забувайте! Хоч роботодавець платить кошти, працівник їх на руки не отримує. Він отримує дохід у негрошовій формі – у вигляді придбаного для нього імпланта. Тож, з метою оподаткування ПДФО, вартість імпланта треба буде збільшити на коефіцієнт 1,21951 (за пп. 164.5 ПКУ). А от для нарахування ВЗ коефіцієнт застосовувати не потрібно! 

Варіант 3. Жодних підтвердних документів – допомога нецільова. 

Такий варіант теж розглядається, але тільки для випадків, коли сума допомоги досить не велика. Наприклад, у 2023 році не оподатковувалася нецільова допомога у розмірі 3760 грн. У 2024 році такий неоподаткований розмір становить 4240 грн.  

Неоподаткованим і не вимагаючим жодних підтвердних документів (до заяви працівник не зобов’язаний додавати нічого, крім, можливо, рахунку, який він просить оплатити) таку допомогу робить пп. 170.7.3 ПКУ. Ця норма Кодексу дозволяє надати нецільову благодійну допомогу (саме так це має називатися в заяві працівника та в наказі керівника) як у грошовій, так і у матеріальній формі, обмежуючи її лише річним неоподаткованим розміром. 

А якщо імплант коштує більше? В такому випадку різниця між його ціною та неоподаткованою сумою нецільової благодійної допомоги буде оподатковуватися – і ПДФО, і ВЗ. Оскільки у запитанні йдеться про оплату рахунку ФОПа, то очевидно, що жодних коштів на руки працівник не отримає. Отже, оподаткована частина вартості імпланта з метою оподаткування ПДФО повинна бути збільшена на коефіціент 1,21951 (за пп. 164.5 ПКУ). Для нарахування ВЗ такий коефіцієнт не застосовується. 

Зверніть увагу! У випадку нарахування ПДФО та ВЗ із такої допомоги працівнику, не варто відображати їх за дебетом субрахунку 949 (або інших витрат підприємства). Адже сплатити ці податки треба за рахунок одержувача доходу, а не податкового агента! Тобто, нараховуйте ці податки за дебетом рахунку 66 (утримуючи їх з решти доходів працівника).