ПДФО та ВЗ при відшкодуванні працівнику витрат на пальне

Оформлення авто, за якого відшкодування витрат не оподатковується ПДФО та ВЗ

Відразу зазначимо, що якщо використання автомобіля буде правильно документально оформлене, то не виникне оподаткованого доходу в працівника щодо сум відшкодування підприємством витрат на придбання працівником пального для такого автомобіля. Адже в такому випадку автомобіль працівника матиме статус службового і надаватиметься працівнику (разом із пальним) виключно в службових цілях. 

Тобто, при використанні підприємством авто працівника за договором оренди чи договором позички, відшкодування підприємством витрат працівника на придбання пального для такого автомобіля, не оподатковуватиметься ПДФО та ВЗ.

Використання авто, що належить працівнику, в господарській діяльності підприємства можна оформити одним з трьох договорів:

1) договором про використання автомобіля працівника в діяльності підприємства, наказом про використання автомобіля працівника в діяльності підприємства. За цим договором виплачується компенсація, як правило, в розмірі амортизації;

2) договором оренди автомобіля та актом приймання-передачі автомобіля;

3) договором позички (безоплатного використання) та актом приймання-передачі автомобіля.

Договори оренди та позички мають бути нотаріально посвідчені (згідно з нормами ст. 799 та 828 ЦКУ). 

Щоправда, не оподатковуватиметься відшкодування підприємством працівнику витрат на пальне, тільки якщо авто передане підприємству в користування за договором оренди чи позички.

Свого часу Мінфін в УПК №181 щодо відшкодування працівнику витрачених його власних коштів на придбання товарів поставив крапку в питанні оподаткування ПДФО та ВЗ. У ній зроблено висновок, ідентичний висновку Мінфіну, наведеному у листі від 27.02.2019 р. №11220-16-7/5907, а саме:

• на підставі ст. 21, 29 та 30 КЗпП, якщо працівник в рамках його трудових обов’язків придбає товар, то незалежно від того за власні чи підзвітні кошти він це робить такі відносини слід розглядати як трудові;
• при підтвердженні роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених працівником витрат у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), виплачена сума компенсації за придбані товари (роботи, послуги) за рахунок власних коштів на користь роботодавця не є доходом для цілей оподаткування ПДФО і ВЗ.

Коли оподатковується відшкодування витрат на пальне

Якщо відносин із працівником щодо використання його авто жодним чином не оформити чи оформити договором про використання автомобіля, то при компенсації витрат на пальне виникає додаткове благо у вигляді безоплатно отриманих товарів, робіт, послуг на підставі пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ у розмірі вартості використаного пального (ознака «126» в додатку 4ДФ Єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ). ПДФО розраховується з бази оподаткування, як вартість придбаного пального, збільшена на натуральний коефіцієнт - 1,219512 (для ставки 18%). Для нарахування ВЗ натуральний коефіцієнт не застосовують. 

Відповідно до пп. 168.1.4 ПКУ якщо оподатковуваний дохід надається у негрошовій формі чи виплачується готівкою з каси, податок сплачується (перераховується) до бюджету протягом банківського дня, що настає за днем такого нарахування (виплати, надання). Для ВЗ такі ж правила згідно з пп. 1.4 п. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ.

Тож у розглядуваній ситуації не вбачається порушення законодавства в частині відшкодування витрат на пальне працівнику, якщо не оформлено оренди чи позички.