Невчасно повернені підзвітні кошти оподатковуються ПДФО

Якщо працівник не повертає невитрачені підзвітні кошти у строки, встановлені ПКУ (при цьому може бути порушено п. 2.12 Положення №637, якщо таке повернення було здійснене пізніше від встановлених у ньому строків), то неповернена сума підпадає під обкладення податком з доходів фізичних осіб. Навіть якщо згодом працівник поверне ці гроші, йому все одно не уникнути обов'язку сплатити з них ПДФО.

Розглянемо детальніше оподаткування підзвітних коштів.

Згідно з пп. 164.2.11 ПКУ, до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу працівника включається сума надміру витрачених коштів, отриманих на відрядження або під звіт, яку не було повернено у встановлені законодавством строки. Розрахунок зазначеної суми проводиться згідно з п. 170.9 ПКУ.

Отже, згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, під оподаткування підпадають підзвітні кошти, видані:

а) на відрядження — сумі, що перевищує суму витрат працівника на таке відрядження, розрахованій згідно з пп. 140.1.7 ПКУ;

б) під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені і за рахунок підприємства — сумі, що перевищує суму фактичних витрат працівника на виконання таких дій.

При цьому згідно з п. 164.5 ПКУ база оподаткування розраховується за формулою:

К = 100: (100 - Сп) ,

де: К — коефіцієнт;

Сп — ставка податку, яку встановлено для таких доходів на момент їх нарахування.

Для ставки ПДФО 15% такий коефіцієнт дорівнює К = 100 : (100 - 15) = 1,17647.

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ сума ПДФО, яку нараховано на суму такого перевищення, утримується підприємством, що видало підзвітні кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) працівника за той місяць, в якому працівник не повернув вчасно видані йому кошти, а у разі недостатності суми такого доходу ПДФО утримується за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної його сплати.

Далі, у разі якщо працівник звільняється або припиняє цивільно-правові відносини з підприємством, яке видало йому підзвітні кошти, сума ПДФО утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку із працівником, а у разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкових зобов'язань працівника за наслідками звітного (податкового) року. У зв'язку з цим працівник зобов'язаний подати декларацію про майнове положення і доходи у порядку, передбаченому ст. 179 ПКУ, а також самостійно сплатити суму податкового зобов'язання до 1 серпня року, наступного за звітним.

Зверніть увагу на те, що виходячи з пп. 170.9.1 ПКУ не встановлює спеціальні строки для сплати ПДФО з надміру витрачених підзвітних коштів, хоча і прописує спеціальний порядок його утримання з працівника (тобто нарахування ПДФО працедавцем) — не загальною сумою в одному місяці, а в межах місячного доходу після оподаткування. Тож, з погляду автора, сплатити цю суму ПДФО до бюджету потрібно у строки, передбачені для сплати ПДФО з того доходу, з якого його було утримано. Наприклад, якщо ПДФО з неповернених підзвітних сум було утримано із зарплати за травень 2013 р., сплатити його потрібно в той самий строк, що і ПДФО із зарплати за травень, а саме — одночасно з виплатою такої зарплати. Якщо ж вона не виплачується у строк, то сплатити ПДФО до бюджету слід до 30.06.2013 р. (див. підпункти 168.1.2, 168.1.4, 168.1.5 ПКУ з урахуванням пп. 49.18.1 і п. 57.1 ПКУ). Якщо зарплату за травень 2013 р. буде виплачено з готівкової виручки, то ПДФО до бюджету потрібно сплатити не пізніше наступного банківського дня згідно з пп. 168.1.4 ПКУ. У тому випадку, якщо підприємство утримує ПДФО з доходу кількох місяців, воно має сплачувати кожну утриману суму одночасно зі сплатою ПДФО, утриманого з кожного місячного доходу, адже саме у момент утримання ПДФО виникає зобов'язання з його сплати. Проте для однозначної відповіді на це запитання працедавець може звернутися до органу ДПI (Міндоходів) за місцем обліку за індивідуальною податковою консультацією.

Може статися, що повне утримання суми ПДФО з надміру витрачених у попередніх місяцях підзвітних коштів є неможливим унаслідок смерті працівника або визнання його судом безвісно відсутнім, або оголошення його судом померлим. У цьому випадку сума ПДФО утримується під час нарахування доходу за останній для такого працівника податковий період (місяць звільнення у зв'язку зі смертю тощо), а в непогашеній частині визнається безнадійною до сплати. Зверніть увагу: непогашена частина ПДФО не відображається у бухобліку й у формі №1ДФ. Причина цього полягає в тому, що нарахованого працедавцем доходу бракує для утримання такої суми, а виходячи з пп. 170.9.1 ПКУ — немає доходу, то ні з чого його й утримувати (нараховувати).

Дохід у вигляді неповернених підзвітних коштів і сума ПДФО, що йому відповідає, відображається у формі №1ДФ з ознакою 118.