Мобільний зв'язок не підтверджений документами: що з ПДФО?

На підприємстві використання мобільного зв’язку може бути таких видів:

1. відшкодування працівнику його витрат на мобільний зв'язок;
2. корпоративний мобільний телефон;
3. використання мобільного телефону працівника.

Оскільки в запитанні не конкретизовано, який саме зв'язок використовується, розглянемо всі три, бо від того, який вид користування мобільного зв’язку провадиться на підприємстві, і залежить оподаткування.

Відшкодування витрат працівнику на мобільний зв'язок

Відшкодування витрат працівнику на мобільний зв'язок необхідно передбачити в колективному або трудовому договорі типу: «Компенсація витрат на мобільний зв'язок» або «Відшкодування витрат працівнику на мобільний зв'язок».

Відповідно до пп. 14.1.48 ПКУ, сума відшкодування (компенсації) буде вважатися складовою заробітної плати та оподаткуватиметься ПДФО та ВЗ, а також нараховуватиметься ЄСВ.

У формі №1ДФ така виплата відображатиметься за ознакою доходу "101". А у таблиці 6 Звіту з ЄСВ зазначатиметься в одному рядку із заробітною платою.

Корпоративний мобільний телефон

Якщо підприємство сплачує вартість виробничих розмов, які здійснюють її працівники з мобільних телефонів, що обліковуються на балансі, об’єкту оподаткування ПДФО не виникає, у разі наявності підтверджуючих документів.

Використання мобільного телефону працівника

Сума коштів, відшкодована працівнику за використання власного мобільного телефону для виробничих потреб, у межах вартості мобільних розмов, не є додатковим благом та базою нарахування ЄСВ за наявності відповідних документів, що підтверджують використання мобільного зв’язку виключно у виробничих цілях, також на підставі підтверджуючих документів.

Крім того, щоб використовувати майно працівника зі службовою метою потрібно укласти договір оренди. Перевагами оренди телефонів є можливість швидко забезпечити зв'язком працівників та не нести при цьому значних витрат. До того ж розмір орендної плати за телефони не регулюється законодавчо, а встановлюється сторонами договору.

При отриманні від працівника в оренду телефона варто оформити акт приймання-передачі (у довільній формі) та зафіксувати в ньому стан телефону (ст. 767 ЦКУ). Повернення телефону працівнику також оформляють таким актом, щоб зафіксувати стан телефону на дату повернення.

А ось SIM-карту підприємству-орендарю доведеться придбати окремо. Факт передачі SIM-карти працівнику слід зафіксувати, наприклад, накладною або актом приймання-передачі. 

Суму оренди потрібно оподаткувати ПДФО та ВЗ як дохід фізособи від надання телефона у користування за ознакою доходу в формі №1ДФ – 196. А ось ЄСВ такі суми не обкладаються, оскільки здавання в оренду телефону не належить до виконання робіт або надання послуг.

При компенсації невиробничих розмов, як у другому, так і третьому випадку, виникає додаткове благо (пп. 164.2.17 ПКУ) від одержаних працівником від свого роботодавця безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг) збільшений на натуральний коефіцієнт (пп. 164.5 ПКУ).  Суму доходу у вигляді додаткового блага відображають у формі №1ДФ за ознакою доходу «126».

Базою нарахування ЄСВ  для роботодавців є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону про оплату праці (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ).

Згідно з пп. 2.2.9 розділу ІІ Інструкції №5, фонд додаткової заробітної плати включає, зокрема, вартість безоплатно наданих окремим категоріям працівників послуг зв’язку та суми коштів на відшкодування їхньої оплати.   

Таким чином, базою нарахування ЄСВ є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати, яка включає компенсаційні виплати у вигляді у вигляді вартості невиробничих розмов з мобільних телефонів, що знаходяться на балансі роботодавця.