Как отразить больничные в форме №1ДФ?

Ситуация:

Работник принес в бухгалтерию больничный 3 января 2019 года. За первые 5 календарных дней за счет работодателя начислена оплата дней временной нетрудоспособности (305,12 грн), а ее выплата проведена 1 января 2019 года на платежную карту. Плюс в этот же день с данной суммы были уплачены НДФЛ, военный сбор, ЕСВ. Затем предприятие 10 января 2019 года отнесло заявление-расчет в ФСС на сумму 305,12 грн (эти деньги выплачиваются за счет Фонда), однако по состоянию на 7 февраля 2019 года деньги от фонда не поступили. Начисление сумм больничных (которые выплачиваются как за счет работодателя, так и за счет Фонда) было отображено в декабре 2018 года.

Таким образом, в 4 квартале 2018 года работнику начислили и выплатили  зарплату:

• за октябрь 2018 года — 3723,00 грн;
• за ноябрь 2018 года — 3723 грн;
• декабрь 2018 года — 2606,10 грн.

Также работнику в декабре 2018 года начислили и выплатили оплату дней временной нетрудоспособности за счет работодателя в размере 305,15 грн. Плюс в декабре 2018 года начислили пособие (305,12 грн), которое производится за счет средств Фонда социального страхования, но Фонд пока не выплатил это пособие.

На основании вышеприведенных данных плательщик так заполнил форму №1ДФ – см. таблицу:

Ответ:

Анализ

В соответствии с пп. 14.1.48 НКУ заработная плата — основная и дополнительная заработная плата, другие поощрительные и компенсационные выплаты, которые выплачиваются (предоставляются) плательщику налога в связи с отношениями трудового найма. То есть суммы выплат в связи с временной потерей трудоспособности (больничные) и отпускные для целей налогообложения являются заработной платой работника.

Согласно Справочнику признаков доходов, приведенному в приложении к Порядку №4, суммы выплат в связи с временной потерей трудоспособности (больничные) и отпускные отражаются в налоговом расчете по ф. №1ДФ с кодом признака дохода — «101».

Если работник получает доходы в виде заработной платы за период ее сохранения согласно законодательству, в том числе за время отпуска или пребывания плательщика налога на больничном, то с целью их налогообложения, такие доходы (их часть) относятся к соответствующим налоговым периодам их начисления (пп. 169.4.1 НКУ).

По результатам каждого отчетного налогового года при начислении заработной платы за последний месяц отчетного года работодатель обязан осуществить перерасчет суммы доходов, начисленных такому работнику в виде заработной платы, а также суммы предоставленной налоговой социальной льготы (пп. «а» п. 169.4.2 НКУ).

При этом, согласно пп. 1.6.2 раздела 1 Инструкции №5 предусмотрено, что если начисление фонда оплаты труда осуществляются за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, то они отражаются в фонде оплаты труда того месяца, в котором были произведены начисления.

В случаях, когда проводятся доначисления и выплаты сумм за предыдущие налоговые периоды (месяцы), в частности, суммы выплат в связи с временной потерей трудоспособности (больничные), или начисления отпускных за будущие периоды, то такие суммы доначислений (начислений) при осуществлении перерасчета следует относить к соответствующим налоговым периодам, за которые производятся начисления.

Исходя из этого делаем вывод, что нет ошибки в том, что начисление больничного отражено в ф. №1ДФ за 4 квартал 2018 года. Вместе с тем считаем, что логичнее было бы отразить больничный в ф. №1ДФ за 1 квартал 2019 года (ведь больничный был предоставлен работником в январе 2019 года).

Выплата больничного в любом случае будет отражена в форме №1ДФ за 1 квартал 2019 г.

Отдельно отметим, что не следовало осуществлять оплату дней временной нетрудоспособности за счет работодателя 1 января, так как фактически больничный был предоставлен 3 января 2019 года. Но если это уже произошло, такая выплата может считаться авансовой выплатой, формально нарушения трудового законодательства в этом нет. Однако если выплата фактически поступила работнику на счет 1 января, а НДФЛ, военный сбор и ЕСВ были проведены банком в первый банковский день 3 января 2019 г., возникает нарушение срока уплаты этих платежей, которые должны уплачиваться одновременно с выплатой дохода физлицу.