Оподаткування витрат за консультацію візового агентства перед відрядженням

Законодавство чітко визначає перелік витрат на відрядження, які роботодавець може відшкодувати працівнику без утримання податків.

Відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, не є доходом працівника сума відшкодованих витрат на відрядження, зокрема, на:

• проїзд та проживання;
• оформлення закордонних паспортів;
• оформлення дозволів на в’їзд (віз);
• обов’язкове страхування та інші документально підтверджені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження.

У цьому переліку прямо згадано витрати на оформлення візи, але відсутні супутні послуги, такі як консультації третіх осіб (візових агентств).

Тобто не є доходом працівника сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема, на оформлення та видачу віз.

Проте, якщо підприємство компенсує працівнику вартість консультаційних послуг, така виплата розглядається як додаткове благо. Згідно з пп. 14.1.47 ПКУ, додатковим благом є дохід, що надається платнику податків податковим агентом, якщо він не є заробітною платою та не пов'язаний з виконанням трудових обов'язків.

Такий дохід оподатковується:

• ПДФО за ставкою 18%;
• ВЗ за ставкою 5%.

Важливо: будь-які витрати на відрядження, навіть ті, що входять до дозволеного переліку (включно з вартістю самої візи), можуть бути відшкодовані без оподаткування лише за умови, що вони пов'язані з господарською діяльністю підприємства та є відповідний наказ про відрядження. Якщо віза оформлюється до видання наказу, компенсація її вартості також може бути визнана додатковим благом.

Розуміємо, що прямо в ПКУ не зазначено "консультації візового агентства". Проте, якщо послуги візового агентства включають не тільки безпосереднє оформлення візи, а й консультації, які є невід'ємною частиною процесу отримання візи (наприклад, допомога у зборі документів, заповненні анкет, роз'яснення вимог консульств тощо), такі витрати можуть бути визнані пов'язаними з оформленням візи за правильного документального офоромлення.

Ключові моменти для неоподаткування:

Документальне підтвердження

Наявність належним чином оформлених документів, що підтверджують здійснення таких витрат (квитанції, чеки, договори з візовим агентством, акти виконаних робіт/наданих послуг). У документах має бути чітко зазначено, які саме послуги були надані (наприклад, "консультаційні послуги з підготовки документів для отримання візи" або "комплекс послуг з оформлення візи").

Виробнича необхідність

Відрядження має бути пов'язане з господарською діяльністю підприємства. Консультація візового агентства має бути об'єктивно необхідною для своєчасного та коректного отримання візи, без якої відрядження неможливе.

Зв'язок з відрядженням

Усі витрати мають бути чітко прив'язані до конкретного відрядження працівника.

Висновки:

Витрати за консультацію візового агентства перед відрядженням, як правило, не оподатковуються ПДФО та військовим збором, за умови, що:

• ці послуги є частиною процесу оформлення візи або безпосередньо пов'язані з ним;
• вони документально підтверджені відповідними первинними документами (договір, акт, квитанція);
• відрядження, для якого оформлювалася віза, пов'язане з господарською діяльністю підприємства.

Рекомендуємо, щоб у договорі з візовим агентством або в акті наданих послуг було зазначено, що консультаційні послуги є частиною комплексу заходів з отримання візи для конкретного відрядження працівника.