Повернувшись з відрядження працівник не додав до звіту посадкові талони. Які будуть наслідки?

Для підтвердження витрат – так, а для звільнення від оподаткування ПДФО та ВЗ – ні.  

Відповідно до абз. 2 пп. «а» 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку – фізособи, яка перебуває у трудових відносинах зі своїм роботодавцем, сума відшкодованих йому витрат на відрядження в межах фактичних витрат, у т. ч. витрат на проїзд.

Зазначені вище витрати не є об'єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують їх вартість:

• транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т. ч. електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту;
• розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту.

ДФС в ІПК від 26.10.2017 р. №2402/6/99-99-13-02-03-15/ІПК повідомляє, що будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з госпдіяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

При цьому суми відшкодованих витрат на проїзд не є об'єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат, зокрема у вигляді електронного квитка на проїзд повітряним транспортом за умови надання посадкового талона, у т. ч. електронного посадкового талона, отриманого під час онлайн реєстрації, та розрахункового документа про його придбання.

Коли сплачувати ПДФО та ВЗ за наслідками авансового звіту читайте тут та тут>> 

Крім того, ДФС у листі від 24.03.2017 р. №5972/6/99-99-13-02-03-15, виходячи з визначень «посадочний документ» та «проїзний документ», наведених у п. 1.4 Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженим спільним наказом Мінінфраструктури та Міндоходів від 30.05.2013 р. №331/13, повідомляє таке.

Посадочний документ, перевізний документ, документ на повернення та документ на послуги, роздруковані на паперовому носії, є розрахунковими документами (транспортними квитками) (п. 5.6 Порядку №331/13).

На нашу думку, якщо виходити з підтвердження зв'язку відрядження з госпдіяльністю роботодавця з метою неоподаткування ПДФО та ВЗ, то керівник може прийняти рішення (письмове) про достатність наявності роздруківки електронного посадкового талона, отриманого під час онлайн реєстрації, або довідки авіакомпанії про те, що електронний квиток було фактично використано. 

При цьому залишається лише сподіватися, що перевіряючим буде достатньо такого документального обґрунтування, оскільки в ПКУ чітко написано про те, що в даному випадку має бути посадковий талон.