Працівник затримався у відрядженні на вихідні: що з компенсаціями?

Компенсувати чи ні?

Відповідно до ст. 121 КЗпП працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями.

Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються:

• добові за час перебування у відрядженні;
• вартість проїзду до місця призначення й назад;
• витрати щодо найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Отже, в даному випадку, необхідно зважати на причини, за яких працівник залишається за місцем відрядження у вихідні дні після закінчення виконання доручення (відвідування семінару):

• за власною ініціативою (у такому випадку відрядження закінчується в п’ятницю);
• або за розпорядженням керівника (у такому випадку відрядження закінчується в день повернення до місця роботи).

При цьому необхідно враховувати положення про відрядження, що має бути затверджено на підприємстві. Для складання такого положення підприємство може використовувати Інструкцію №59, яка обов’язкова для виконання державними підприємствами, а іншими може використовуватись за бажанням.

Відповідно до п. 7 Розділу І Інструкції №59, якщо дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження, з дозволу керівника підприємства береться до уваги затримка у відрядженні на вихідні або святкові й неробочі дні.

Якщо працівник в ці дні не виконував роботу, яка йому доручена у відрядженні, а затримка здійснена виключно з власної ініціативи працівника, то працівникові не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи). Якщо затримка у відрядженні спричинена об’єктивними обставинами (наприклад, відсутність необхідних рейсів чи квитків), то дні затримки вважаються такими, у які працівник виконував доручення роботодавця у відрядженні. Відповідно, за такі дні йому відшкодовуються витрати на найм приміщення, добові та інші витрати, пов’язані з відрядженням.

Відповідно від рішення керівника буде залежати і облік такого працівника у табелі. Якщо такі дні працівник не виконує доручення підприємства, а просто відпочиває, то відповідно і у табелі такі дні позначаються як вихідні.

ПДФО та військовий збір

Згідно з п. 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку - фізособи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд як до місця відрядження й назад, оплату вартості проживання у готелях (мотелях), на найм інших житлових приміщень.

Окрім цього до оподатковуваного доходу не включаються вартість добових у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, у розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, у розрахунку за кожен такий день.

Однак, не варто забувати, що будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з госпдіяльністю роботодавця, зокрема (але не виключно) таких:

• запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
• укладеного договору чи контракту;
• інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з госпдіяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

При цьому, як зазначає ДФС у Закарпатській області, компенсація витрат на проїзд з місця відрядження, якщо працівник у відрядженні затримався на вихідні дні, не є оподатковуваним доходом працівника.

А от з іншими витратами (добові, готель) у такі вихідні дні необхідно бути обережними. Адже, якщо працівник залишився на вихідні з власної ініціативи – то такі витрати на відрядження не будуть пов’язані з госпдіяльністю підприємства і будуть розцінені як додаткове благо працівника.

Проте, якщо працівник у ці вихідні дні виконував певні доручення підприємства і підприємство може підтвердити зв’язок знаходження працівника у відрядженні у ці дні з госпдіяльністю підприємства, то у такому випадку такі суми не будуть включатись до доходу фізособи-підприємця та, відповідно, не будуть оподатковуватись.

Крім цього, можлива ситуація, коли працівник затримується через відсутність квитків або рейсів транспорту на потрібні дати, і йому доводиться чекати. У цьому випадку, на нашу думку, витрати на проживання і добові за дні очікування теж будуть пов’язаними з госпдіяльністю підприємства, а саме з відрядженням працівника (адже іншого виходу, крім чекати, у даному випадку немає). Відповідно, такі витрати теж не оподатковуються ПДФО.