Визначення безнадійної заборгованості міститься в пп. 14.1.11 ПКУ. Зокрема, це заборгованість за зобов’язаннями, щодо яких минув строк позовної давності. Тому, в даному випадку, слід правильно визначити строк позовної давності.
Визначення строку позовної давності регламентовано главою 19 розділу V ЦКУ. Відповідно до ст. 257 ЦКУ загальна позовна давність встановлюється тривалістю у три роки. Також відповідно до ст. 259 ЦКУ позовна давність, встановлена законом, може бути збільшена за домовленістю сторін, а договір про збільшення позовної давності укладається у письмовій формі. В даному випадку це означає, що сторони можуть збільшити позовну давність за цією операцією.
У ст. 264 ЦКУ визначено, що перебіг позовної давності переривається вчиненням особою дії, що свідчить про визнання нею свого боргу або іншого обов'язку. Після переривання перебіг позовної давності починається заново, а час, що минув до переривання перебігу позовної давності, до нового строку не зараховується. Наприклад, якщо підприємство направило листа боржникові з вимогою щодо оплати боргу, а боржник надав письмову відповідь, з якої випливає, що боржник визнає наявність боргу та його суму, а також якщо боржник здійснить хоча б часткове погашення боргу.
Отже, строк позовної давності у три роки не обов’язково може настати рівно через три роки з дати останнього акту надання послуг з оренди.
Крім цього, початок перебігу строку позовної давності теж може відлічуватися не від дати надання послуг. Так, відповідно до ч. 5 ст. 261 ЦКУ за зобов'язаннями з визначеним строком виконання перебіг позовної давності починається зі спливом строку виконання, а за зобов'язаннями, строк виконання яких не визначений або визначений моментом вимоги, перебіг позовної давності починається від дня, коли у кредитора виникає право пред'явити вимогу про виконання зобов'язання. Якщо боржникові надається пільговий строк для виконання такої вимоги, перебіг позовної давності починається зі спливом цього строку. Наприклад, якщо у договорі прописано, що орендний платіж здійснюється протягом 20 днів з дати підписання акта за відповідний місяць, то позовна давність щодо орендної плати за грудень 2013 р. почне відлічуватись з 21 січня 2014 р., адже строк сплати орендної плати за грудень – 20 січня 2014 р. Отже, строк позовної давності може закінчитись і пізніше, ніж через три роки з дати підписання останнього акта надання послуг з оренди.
Тож, в даному випадку, слід з’ясувати за умовами договору оренди, коли саме починається перебіг строку позовної давності, та коли він закінчується. І саме на дату закінчення строку позовної давності слід списати в бухобліку цю заборгованість. На цю тему див. також тут>>>
Якщо за умовами цього конкретного договору оренди така дата дійсно припадає на грудень 2016 року, то слід внести виправлення в бухобліку за 2016 рік та внести відповідні зміни до декларації з податку на прибуток за 2016 рік. Більш докладно про списання дебіторської заборгованості ми писали тут>>>
У листі ДФС у Чернігівській області від 11.02.2016 р. №482/10/25-01-15-02-09 податківці роз’яснили, що у разі наявності рішення про незастосування коригувань фінансового результату до оподаткування, «бухгалтерська» безнадійна дебіторська заборгованість може бути врахована у складі витрат.
Якщо така дата закінчення строку позовної припадає вже на 2017 рік, то слід внести аналогічні записи в бухобліку 2017 року, та включити витрати від списання заборгованості до фінрезультата для цілей оподаткування за 2017 рік.