Документальне оформлення і облік мобільного зв’язку на підприємстві

Мобільний зв’язок на підприємстві використовується для цілей ведення його статутної діяльності, але нерідко виникають питання щодо використання його працівниками у своїх особистих цілях.

Дещо про документальне оформлення та бухгалтерський облік витрат на мобільний зв’язок ми писали ще у 2013 р. Зараз цей матеріал в актуальний, крім розділу про податок на прибуток.

Чи встановлювати ліміти витрат на мобільний зв’язок, кожне підприємство вирішує самостійно, виходячи з особливостей своєї діяльності та умов придбання послуг мобільного зв’язку. В будь-якому разі кожний мобільний номер потрібно закріпити за певним працівником. Про це видається наказ керівника.

Наприклад, якщо тарифи на мобільні послуги передбачають фіксовану абонентську плату за певний пакет послуг, підприємство може встановити, що витрати в межах передплаченого пакета вважаються витратами самого підприємства. Якщо ж абонент (працівник)  скористався послугами в обсязі понад оплачений пакет, то це буде вважатися особистими витратами такого працівника. Інший приклад: тарифними умовами не передбачено абонентську плату, натомість в кінці місяця оплачується фактична вартість спожитих послуг. В цьому разі доцільно буде встановити ліміти на кількість або вартість послуг.

Також питання оформлення витрат на мобільний зв’язок стало предметом розгляду Вищого адміністративного суду України в ухвалі №К-4877/08 від 18.05.2010 р. На думку ВАСУ, документами, які підтверджують використання мобільного зв’язку (роумінгу) виключно у виробничих цілях, є наказ керівника про придбання мобільних телефонів, правила користування мобільним зв’язком, затверджені керівником, та список працівників, які забезпечуються мобільними телефонами.

Зокрема, в наказі про використання мобільного зв’язку на підприємстві доцільно вказати:

• підстави застосування мобільного зв’язку у діяльності підприємства;
• перелік працівників (краще тут вказувати найменування посад, адже конкретні працівники можуть звільнятися та прийматися на роботу, а мобільний телефон закріплюється за посадою), які мають забезпечуватися засобами мобільного зв’язку;
• обсяг часу, коштів (ліміт), який дозволяється використовувати на протязі обумовленого періоду (як правило – місяця);
• інші особливості використання мобільних телефонів та користування.

ДФС у підкатегорії 103.02 системи «ЗІР» у відповіді на питання «Чи виникає об`єкт оподаткування ПДФО, якщо ЮО сплачує вартість виробничих розмов, які здійснюють її працівники з мобільних телефонів, що обліковуються на балансі ЮО?» дійшла висновку, що вартість послуг мобільного зв’язку не є додатковим благом працівників і не оподатковується ПДФО та військовим збором у разі дотримання таких вимог:

• працівники здійснюють виробничі телефонні розмови за наявності відповідних документів, що підтверджують використання мобільного зв’язку лише у виробничих цілях;
• мобільні телефони, із яких відбуваються дзвінки, перебувають на балансі підприємства.

Щодо документального оформлення, для неутримання ПДФО та військового збору, на думку ДФС, повинен бути в наявності такий пакет документів:

• угода про надання послуг мобільного зв’язку;
• список працівників, які забезпечуються мобільними телефонами у зв’язку з виробничою необхідністю;
• розрахункові документи, що надаються оператором мобільного зв’язку абоненту, у яких відображаються час переговорів і номер адресата, а також вартість розмов (послуга з так званої «деталізації рахунка») тощо.

Зазначеного пакета документів достатньо для того, аби оплата виробничих телефонних розмов працівників не обкладалася ПДФО та військовим збором.

Якщо працівники якимсь чином перевищили наданий їм ліміт користування мобільним зв’язком, то вартість такого перевищення буде для них оподатковуваним доходом. Якщо така компенсація передбачена колективним (трудовим) договором, то вона з метою оподаткування вважається заробітною платою, а отже, обкладається ПДФО за ставкою 18%, військовим збором — за ставкою 1,5% і на неї нараховується ЄСВ.

У разі якщо така компенсація не передбачена колективним (трудовим) договором, з метою оподаткування вона вважатиметься додатковим благом працівника, отриманим у негрошовій формі (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ), і, відповідно, обкладатиметься ПДФО за ставкою 18% та військовим збором за ставкою 1,5%. Сума ПДФО розраховується із застосуванням «натурального коефіцієнта» (п. 164.5 ПКУ).

В бухгалтерському обліку витрати на мобільний зв’язок, як правило, відносяться до складу адміністративних витрат. Також підприємство може прийняти рішення щодо обліку витрат на мобільний зв’язок в залежності від сфери, в якій зайняті працівники, що ним користуються. В цьому разі витрати на мобільний зв’язок можуть належати до виробничих, загальновиробничих витрат, витрат на збут та інших операційних витрат.