Відокремлений чи структурний — вирішуватиме юрособа

За загальним правилом, відповідно до ст. 95 ЦКУ філії та представництва:

1) є відокремленими підрозділами юрособи, що розташовані поза її місцеперебування (юрадресою) та здійснюють всі або частину її функцій. 

2) не є юридичними особами, наділяються майном юридичної особи, що їх створила, і діють на підставі затвердженого нею положення, керівники призначаються юрособою і діють на підставі виданої нею довіреності. Отже, відомості про філії та представництва включаються до даних про таку юрособу в ЄДР.

Відповідно, коло обов’язків та прав таких філій та представництв встановлює юрособа, яка їх створила; зокрема, вони можуть мати печатку, рахунок в банку та укладати договори від власного імені (за підписом керівника філії/представництва, який діє на підставі довіреності виданої такою юрособою).

Натомість, коли ми говоримо про структурний підрозділ юрособи (відділ, цех, база, склад тощо), то такі підрозділи не потребують реєстрації в ЄДР ні як філія, ні як представництво.

Оформлення працівників таких підрозділів та сплата податків, зборів здійснюється з врахуванням особливості їх створення та діяльності.

Так, оскільки відомості про відокремлені підрозділи ЮО (такі як філія та представництво) вносяться до ЄДР (тобто підлягають державній реєстрації), і вони здійснюють самостійну господарську діяльність, то, якщо такі підрозділи мають на це право, встановлене юрособою, яка їх створила, всі працівники приймаються ними на посаду згідно штатного розпису філії/представництва. Всі податки за таких працівників сплачуються за місцем знаходженням таких відокремлених підрозділів (за місцем оренди складу) – а ось хто саме сплачує такі податки (ПДФО, ВЗ та ЄСВ) та звітує за ними, має вирішити юрособа, яка створила такий відокремлений підрозділ. Можливо два варіанти – або це робить підрозділ, або сама така юрособа (за цей підрозділ). 

Тому, на нашу думку, якщо підприємство, орендуючи склад у Київській області, планує передати йому частину своїх функцій з укладенням договорів, ведення госпдіяльності тощо, то варто зареєструвати такий склад як відокремлений підрозділ назвавши його філією чи представництвом. Інакше, це може бути просто структурний підрозділ —  без будь-якої реєстрації в ЄДР, проте з поданням форми 20-ОПП про наявність об'єкта оподаткування у Київській області (складу).

Згідно із ст. 59 та п. «е» ч. 5 ст. 41 Закону про господарські товариства, питання про створення відокремлених підрозділів, а також затвердження положень про них належить до компетенції збору засновників ТОВ. Отже, рішення про створення філії або представництва оформлюється протоколом зазначених зборів. А порядок створення структурних підрозділів має бути визначений статутом підприємства або іншими засновницькими документами (ст. 64 ГКУ). 

Якщо засновники вирішили створити саме відокремлений підрозділ, підприємство має орендувати склад у Київській області, подати державному реєстратору за місцем знаходження юрособи (Вінницька область) відомості про реєстрацію такого відокремленого підрозділу (назвавши його філією чи представництвом) з місцем знаходженням за адресою оренди складу (Київська область), затвердити положення про таку філію/представництво, призначити керівника та видати йому довіреність. 

Керівника відокремленого підрозділу призначає керівник юрособи (ч. 4 ст. 95 ЦКУ). Тож, у заяві та наказі про прийняття його на роботу, а також в трудовій книжці такого керівника підрозділу має бути зазначено, що він приймається на роботу саме у цій відокремлений підрозділ. Це передбачено, зокрема, в п. 2.14 Інструкції №58 -  у графі  3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки  працівника пишеться: «Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю,   виробництво»  із зазначенням його   конкретного найменування,   а  також  роботи, професії або посади і присвоєного розряду. Форма наказу (№П-1) про прийняття на роботу, затверджена наказом Держкомстату №489, містить лише рядок для зазначення назви структурного, а не відокремленого підрозділу, втім, за потреби, юрособа може внести відповідні зміни до зазначеної форми наказу. 

А ось решта працівників у цей підрозділ прийматиме на роботу (якщо це буде передбачено його посадовими інструкціями) керівник цього підрозділу.