Документальне оформлення
Незалежно від того, ким є сторони договору оренди транспортного засобу, він завжди укладається у письмовій формі (ч. 1 ст. 799 ЦКУ). А якщо однією зі сторін договору оренди транспортного засобу є звичайна фізична особа (у Вашому випадку це орендодавець), то такий договір підлягає нотаріальному посвідченню (ч. 2 ст. 799 ЦКУ). У разі невиконання цієї вимоги такий договір є нікчемним і не створює юридичних наслідків (ч. 1 ст. 220 ЦКУ).
Про особливості укладання договору операційної оренди ми писали тут.
Також при передачі авто в оренду слід оформити звичайний акт приймання-передачі автомобіля. Зауважте, якщо ж орендодавець бажає знову почати користуватися таким автомобілем, такий акт має бути оформлений знову, цього разу – про повернення автомобіля орендодавцю. Про ризики не оформлення таких актів читайте тут.
Орендна плата
Якщо підприємство є платником податку на прибуток, то вартість компенсації за користування авто у бухгалтерському обліку потрапить до витрат підприємства у повній мірі, незалежно від того чи використовується авто у госпдіяльності підприємства чи ні.
Адже ПКУ не передбачає такої податкової різниці як коригування фінрезультату на здійснені негосподарські витрати. Опосередковано говорять про це податківці у підкатегорії 102.13 ресурсу «ЗІР»* та у листах ДФС від 25.03.2016 р. №6577/6/99-99-19-02-02-15, від 09.06.2015 р. №11999/6/99-99-19-01-01-15, листі Міжрегіонального головно управління ДФС від 01.12.2015 р. №26240/10/28-10-06-11.
Якщо ж підприємство є платником єдиного податку, то хоча й в спрощеному бухобліку воно відобразить понесені витрати, втім для цілей визначення об’єкта оподаткування єдиним податком витрати значення не мають (п. 292.13 ПКУ, пп. 296.5.4 ПКУ).
Передання майна (у нашому випадку це ТЗ) в оперативну оренду не є об'єктом оподаткування ПДВ відповідно до пп. 196.1.2 ПКУ.
Зауважимо, оскільки орендодавцем ТЗ є фізособа, то згідно з пп. 170.1.2 ПКУ під час нарахування доходу від надання в оренду об'єктів нерухомості, податковим агентом орендодавця — фізичної особи є саме орендар. Детальніше про утримання таких податків читайте тут (підзаголовок «Якщо орендодавець — фізособа»).
Крім цього, зазначимо: якщо податковий агент приймає рішення щодо проведення нарахування та сплати ПДФО з нарахованого (виплаченого) доходу за рахунок власних коштів, то сума коштів у розмірі не утриманого податку є доходом у вигляді додаткового блага та оподатковується ПДФО на загальних підставах (лист ДФСУ від 28.12.2016 р. №28351/6/99-99-13-02-03-15) про це ми зауважували тут й тут.
ПММ
Дуже детально про облік придбання та списання ПММ ми розглядали тут. Дані роз’яснення є актуальними й для 2017 року.
Бухоблік (проведення)
Дт 01 Кт –: отримуємо авто в оренду на підставі акту;
Дт 23,91-94 Кт 685: нараховано орендну плату;
Дт 203 Кт 631: придбано пальне для автомобіля;
Дт 641/ПДВ Кт 631: відображено ПК з ПДВ;
Дт 23,91-94 Кт 203 – списано використане пальне (на підставі дорожних листів або актів про списання).
Дт 685 Кт 641/ПДФО, 642/ВС: утримано ПДФО та ВС з орендної плати;
Дт 685 Кт 301, 311: виплачено орендну плату;
Дт 641/ПДФО, 642/ВС Кт 311: перераховано утриманий ПДФО та ВС до бюджету.
* Запитання: Чи враховуються при визначенні об’єкта оподаткування податком на прибуток витрати, які відповідно до національних П(С)БО або міжнародних стандартів фінансової звітності враховуються при визначенні фінансового результату до оподаткування, але не пов’язані з господарською діяльністю платника податку?