Витрати з оренди житлового приміщення під офіс

По-перше, визначимося з запитанням,  чи можна орендувати житлове приміщення з метою його використання в якості офісу.

Згідно з ст. 150 Житлового кодексу України від 30.06.1983 № 5464-X (далі – ЖКУ) громадяни - власники житла мають право розпоряджатися ним на свій розсуд, в тому числі здавати в оренду. При цьому слід враховувати також норму ст. 317 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. №435-IV (далі – ЦКУ): "Власникові належать права володіння, користування і розпорядження майном в межах, установлених законом". Відносно права власності на житло ці межі визначаються ст. 6 ЖКУ, яка забороняє надання  приміщень  у  жилих  будинках  для  потреб  промислового характеру. Також згідно зі ст. 383 ЦКУ власник житла не має права використовувати його для промислового виробництва.

Як розуміти слова «для потреб промислового характеру» та для «промислового виробництва»? На думку автора, під ними слід розуміти саме виробничі потреби підприємства, що має намір взяти житло в оренду, тобто безпосереднього процесу виготовлення продукції. Адміністративні потреби, до яких відноситься робота офісу, до потреб промислового характеру, а тим більше до промислового виробництва, не належать.

Але, попри все це, контролюючі органи часто наполягають, що житлові приміщення, які надаються в оренду для використання в якості офісу, спочатку слід перевести у нежитловий фонд. Цей висновок випливає з норм ч. 2 ст. 813 ЦКУ та ч. 1 ст. 815 ЦКУ, згідно з якими орендар може використовувати орендоване житло лише для проживання в ньому фізичних осіб.

Таке житлове приміщення може належати фізичній (це буває найчастіше) або юридичній особі (це трапляється рідше). Саме зазначений власник для того, щоб ані в нього, ані в орендаря не виникло проблем при перевірках, має подбати про оформлення такої зміни напрямку використання приміщення. 

В орендаря витрати на орендну плату підтверджуються такими документами: договором оренди, актом надання приміщення в оренду або актом повернення приміщення з оренди, і власне, актом прийому-передачі наданих послуг оренди (складання таких актів ЦКУ не вимагає, але їх наявність дуже допомагає при податкових перевірках).

Стаття 811 ЦКУ визначає письмову форму договору оренди житла. Проте, відповідно до ЦКУ, житло як об’єкт нерухомості виокремлено в окрему правову категорію і не може ототожнюватися з об’єктами, речові права щодо яких виникають з підстав, визначених § 4 глави 58 "Найм (оренда)" ЦКУ. Тому, норми щодо обов’язковості державної реєстрації такого речового права як користування (найму, оренди) будівлею або іншими капітальними спорудами, їх окремими частинами, не поширюються на правовідносини, що виникають з договорів найму (оренди) житла*. І тому такий договір не підлягає нотаріальному посвідченню, за винятком договору оренди житла з викупом.

На думку автора, цих документів достатньо для підтвердження витрат на орендну плату у періоді між датою надання приміщення орендарю та датою його повернення орендодавцеві. Але за багато років справляння податку на прибуток за правилами, що діяли до 01.01.2014 р., сформувалася усталена практика щомісячного оформлення актів «надання послуг з оренди», якими підтверджується факт надання приміщення в оренду у поточному місяці. Ми не будемо заперечувати цю практику та зауважимо, що наявність таких актів може попередити зайві запитання з боку контролюючих органів.

Що стосується комунальних платежів, то їх оплата може здійснюватись за такими варіантами:

1) оплата здійснюється орендарем безпосередньо комунальним підприємствам за рахунками, виставленими на ім’я орендаря – за наявності договору, укладеного між комунальниками та орендарем;

2) оплата комунальних послуг здійснюється орендарем орендодавцю як компенсація витрат останнього на комунальні послуги. В цьому варіанті витрати орендаря будуть підтверджені документами, які надаються орендодавцем (як правило, рахунком та копіями документів, наданих орендодавцю комунальниками);

3) вартість комунальних та інших експлуатаційних витрат на утримання приміщення включається до орендної плати. Цей варіант взагалі не потребує окремого документального оформлення, адже всі витрати будуть включені в суму орендної плати, яка буде підтверждена щомісячним актом надання приміщення в оренду. Втім, оскільки ця частина орендної плати є «плаваючою» і весь час змінюється, сторони договору оренди можуть домовитися про надання орендодавцем копій документів, які підтверджують розмір такої частини.

І наостанок зауважимо, що коли орендодавець – фізична особа, а орендар – юридична, то орендар є податковим агентом для орендаря. Відповідно, орендар повинен утримати з орендної плати та оплати комунальних послуг ПДФО та військовий збір та сплатити їх в бюджет одночасно з виплатою орендної плати та оплатою комунальних послуг (див. лист ДФСУ від 15.04.2016 р. №3943/В/99-99-17-03-03-14).