• Посилання скопійовано

На підприємстві пройшла планова перевірка: коли можна здати документи в архів?

Якщо на підприємстві пройшла планова перевірка ДПI за 3 роки, то чи може підприємство здати документи, охоплені перевіркою, до архіву?

Забезпечення збереження документів, пов'язаних із виконанням податкового обов'язку, протягом строків, установлених ПКУ, — один з основних обов'язків платника податків, визначений у пп. 16.1.12 ПКУ.

Для первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, п. 44.3 ПКУ передбачає строк зберігання 1095 днів (тобто фактично 3 роки).

Але момент початку обчислення цього строку визначається не з дати складання документа, а спеціальним способом:

— за загальним правилом: з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються відповідні документи;

— з передбаченого ПКУ граничного терміну подання податкової звітності — якщо така звітність не була подана;

— з моменту подання уточнюючого розрахунку (закон прямо цього не встановлює, проте строк давності донарахування податків та фінансових санкцій, установлений у п. 102.1 ПКУ, передбачає фактично переривання цього строку давності в момент подання уточнюючого розрахунку, а це, своєю чергою, зумовлює необхідність тривалішого збереження документів).

Сам цей строк не залежить від того, чи було проведено перевірку, і в разі проведення перевірки не скорочується. Навпаки, — якщо перевірка ще триває, строки збереження продовжуються до закінчення строків адміноскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом (п. 44.4 ПКУ).

Згідно з п. 2.10 Переліку №578/5, встановлені ним строки зберігання документів обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством (на думку Держархівслужби, викладену в листі від 13.09.2012 р. №01.2/2855, це правило поширюється і на бухгалтерські документи). А на нашу думку, в цьому разі слід керуватися нормами ПКУ, які є не лише спеціальними, а й вищими за юридичною силою. Саме після закінчення строків, визначених ПКУ, до платника не можуть бути застосовані санкції за незабезпечення збереження документів, а також не можуть бути донараховані податки із санкціями.

Отже, якщо, приміром, у 2015 році було перевірено 2012 — 2014 роки, то це не означає, що документи за 2014 рік можна знищувати: строк їх зберігання залишається той самий — 1095 днів з моменту подання відповідної звітності.

Щодо передання документів до архіву, то ПКУ в п. 44.3 передбачає обов'язковість передання туди документів платника податків на зберігання, якщо строки їх зберігання не закінчилися, а платник ліквідується. Про інші випадки передання податкових документів до архіву ПКУ не говорить.

До речі, податкове законодавство не встановлює вимог до місця і порядку зберігання документів госпдіяльності. Тож підприємство може зберігати ці документи в архіві і до закінчення строків їх збереження, за умови забезпечення надання їх для перевірки в установленому порядку.

Архівна установа (або архів), згідно із Законом №3814, — це «установа чи структурний підрозділ, що забезпечує облік і зберігання архівних документів, використання відомостей, що в них містяться...». Тож архів може бути створено на самому підприємстві. Також підприємство може користуватися послугами державної або приватної архівної установи на договірних засадах.

Мало того, Положення №88 передбачає в розділі 6, що первинні документи й облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву підприємства, де й зберігаються протягом установлених строків.

Згідно з ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік, відповідальність за збереження оброблених документів, регістрів та звітності протягом установленого терміну несе керівник підприємства.

Змоделюємо ситуацію: що може змусити звернутися до документів за період, охоплений плановою перевіркою? Звичайно це запит контролюючого органу (за наявності визначених законом підстав) або позапланова перевірка.

Згідно з п. 78.2 ПКУ, контролюючим органам забороняється проводити документальні позапланові перевірки, передбачені пп. 78.1.1, 78.1.4, 78.1.8, 78.1.11, у разі якщо питання, що є предметом такої перевірки, були охоплені під час попередніх перевірок платника податків.

Оскільки планова перевірка є комплексною (проводиться одночасно з усіх податків), то позапланові перевірки з більшості можливих питань будуть незаконними (див. статтю: Перевірки перевіреного періоду). Водночас є й інші підпункти пункту 78.1 ПКУ, що встановлюють підстави для позапланової перевірки. Це, зокрема, подання уточнюючого розрахунку за вже перевірений період (пп. 78.1.3 ПКУ), а також рішення суду, постанова слідчого, прокурора (пп. 78.1.11 ПКУ) тощо. Тож документи цілком можуть знадобитися і після завершення планової перевірки.

Нагадаємо також, що за незабезпечення зберігання документів та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю п. 121.1 ПКУ передбачено відповідальність платника податків у вигляді штрафу в сумі 510 грн (1020 грн у разі повторного вчинення протягом року після накладення штрафу). Якщо ж документи передані в архів, звідки можуть бути вилучені та надані під час перевірки, то про жодний штраф не може бути й мови.

Після закінчення строків зберігання відповідні документи податківців уже не цікавлять, за їх незбереження штраф не може бути застосовано. Водночас є низка документів, які мають триваліші терміни зберігання (див. Перелік №578/5).

Відповідно до ст. 32 Закону №3814, підприємства, установи й організації, засновані на приватній формі власності, об'єднання громадян та релігійні організації зобов'язані забезпечити збереженість документів, які накопичилися за час їхньої діяльності, до проведення експертизи їхньої цінності у порядку, встановленому цим Законом. Порядок №1004 встановлює в п. 6 заборону знищення документів без такої попередньої експертизи. Отже, документи, щодо яких закінчився строк зберігання, визначений Переліком №578/5, підприємство має право знищувати лише після експертизи цінності.

Відповідно до п. 9 Порядку №1004, експертизу цінності документів проводять експертні та експертно-перевірні комісії за участю власника документів або уповноваженої ним особи.

Склад комісії з проведення експертизи підприємства, заснованого на приватній формі власності, та положення про неї затверджує керівник підприємства з урахуванням рекомендацій Укрдержархіву. До складу такої комісії залучають представників держархівів, у зоні комплектування яких перебувають відповідні юридичні особи.

Пунктом 23 Порядку №1004 передбачено, що експертна комісія юрособи приймає рішення про ухвалення та подання до експертно-перевірної комісії держархіву (експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської ради), зокрема, проектів таких документів, як акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

Увага!

Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER, а обговорювати їх – у найбільшій групі бухгалтерів на Facebook

Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!

Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.

Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 99 грн/міс

Передплатити

Автор: Кравчук Олексій, д.ю.н., аудитор

Джерело: «Дебет-Кредит»

Рубрика: Держрегулювання/Інше

30 днiв передплати безкоштовно!Оберiть свiй пакет вiд «Дебету-Кредиту»
на мiсяць безкоштовно!
Спробувати

Усі консультації рубрики «Інше»

  • Перевезення вантажів: ТТН обов’язок чи право?
    Хто має виписувати ТТН при перевезенні вантажним автомобільним транспортом: перевізник чи вантажовідправник? Чи достатньо вантажоодержувачу для підтвердження факту перевезення товаро-матеріальних цінностей належно оформленого перевізником (юридичною особою чи ФОП) акту надання транспортно-експедиційних послуг ?
    26.03.202485
  • З якою періодичністю складати подорожній лист?
    Водії виїжджають за заявкою і після виконання замовлення можуть отримати наступну. Маршрут та дату повернення визначити складно. За якою формою складати подорожній лист? Чи можна скласти один подорожній лист на весь період поїздки (місяць та більше), чи під кожну заявку?
    22.03.2024954
  • Отримано credit memo: як врахувати?
    ТОВ - офіційний представник нерезидента в Україні щодо розповсюдження аудіо та відео-продукції. Протягом 2023 р. перевиконало план щодо підключення до інформаційного ресурсу користувачів. Нерезидент 28.02.2024 р. надав credіt memo ТОВ, що має бути врахований при розрахунку за послуги з нерезидентом у лютому та березні 2024 р. Чи має ТОВ скоригувати фінрезультат за 2023 р., оскільки credit memo за результатами роботи 2023 р.? Чи потрібно нарахувати курсову різницю на дату проведення акту від нерезидента ?
    15.03.202456
  • Придбання нерухомості комунальної власності, у якій вже є орендарі
    Підприємство придбало нежитлову нерухомість на аукціоні. В договорі купівлі-продажу об’єкту малої приватизації вказано, що приміщення надано в оренду до 2028 р. і цей договір чинний і для покупця. Майно перебувало в комунальній власності і передане пкупцю в день укладення договору балансоутримувачем. Як відобразити придбання такої нерухомості в обліку? Коли вводити в експлуатацію, якщо акт прийому-передачі майна від 15.02.2023 р.? Як відображати відносини з орендарем? Чи потрібна додаткова угода до договору оренди?
    14.03.202422
  • Чи включати адмінвитрати при обчисленні вартості видобутої корисної копалини?
    При обчисленні вартості видобутої корисної копалини за розрахунковою вартістю до витрат потрібно включати адміністративні витрати чи ні? Місцеві податківці сказали, що потрібно включати, адже підприємство займається тільки виробництвом каменю та щебеню, тому потрібно включати всі витрати, крім витрат на збут. Сказали, що є роз'яснення ДПС, але ми не знайшли
    11.03.202428