На підприємстві пройшла планова перевірка: коли можна здати документи в архів?

Забезпечення збереження документів, пов'язаних із виконанням податкового обов'язку, протягом строків, установлених ПКУ, — один з основних обов'язків платника податків, визначений у пп. 16.1.12 ПКУ.

Для первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, п. 44.3 ПКУ передбачає строк зберігання 1095 днів (тобто фактично 3 роки).

Але момент початку обчислення цього строку визначається не з дати складання документа, а спеціальним способом:

— за загальним правилом: з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються відповідні документи;

— з передбаченого ПКУ граничного терміну подання податкової звітності — якщо така звітність не була подана;

— з моменту подання уточнюючого розрахунку (закон прямо цього не встановлює, проте строк давності донарахування податків та фінансових санкцій, установлений у п. 102.1 ПКУ, передбачає фактично переривання цього строку давності в момент подання уточнюючого розрахунку, а це, своєю чергою, зумовлює необхідність тривалішого збереження документів).

Сам цей строк не залежить від того, чи було проведено перевірку, і в разі проведення перевірки не скорочується. Навпаки, — якщо перевірка ще триває, строки збереження продовжуються до закінчення строків адміноскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом (п. 44.4 ПКУ).

Згідно з п. 2.10 Переліку №578/5, встановлені ним строки зберігання документів обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством (на думку Держархівслужби, викладену в листі від 13.09.2012 р. №01.2/2855, це правило поширюється і на бухгалтерські документи). А на нашу думку, в цьому разі слід керуватися нормами ПКУ, які є не лише спеціальними, а й вищими за юридичною силою. Саме після закінчення строків, визначених ПКУ, до платника не можуть бути застосовані санкції за незабезпечення збереження документів, а також не можуть бути донараховані податки із санкціями.

Отже, якщо, приміром, у 2015 році було перевірено 2012 — 2014 роки, то це не означає, що документи за 2014 рік можна знищувати: строк їх зберігання залишається той самий — 1095 днів з моменту подання відповідної звітності.

Щодо передання документів до архіву, то ПКУ в п. 44.3 передбачає обов'язковість передання туди документів платника податків на зберігання, якщо строки їх зберігання не закінчилися, а платник ліквідується. Про інші випадки передання податкових документів до архіву ПКУ не говорить.

До речі, податкове законодавство не встановлює вимог до місця і порядку зберігання документів госпдіяльності. Тож підприємство може зберігати ці документи в архіві і до закінчення строків їх збереження, за умови забезпечення надання їх для перевірки в установленому порядку.

Архівна установа (або архів), згідно із Законом №3814, — це «установа чи структурний підрозділ, що забезпечує облік і зберігання архівних документів, використання відомостей, що в них містяться...». Тож архів може бути створено на самому підприємстві. Також підприємство може користуватися послугами державної або приватної архівної установи на договірних засадах.

Мало того, Положення №88 передбачає в розділі 6, що первинні документи й облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву підприємства, де й зберігаються протягом установлених строків.

Згідно з ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік, відповідальність за збереження оброблених документів, регістрів та звітності протягом установленого терміну несе керівник підприємства.

Змоделюємо ситуацію: що може змусити звернутися до документів за період, охоплений плановою перевіркою? Звичайно це запит контролюючого органу (за наявності визначених законом підстав) або позапланова перевірка.

Згідно з п. 78.2 ПКУ, контролюючим органам забороняється проводити документальні позапланові перевірки, передбачені пп. 78.1.1, 78.1.4, 78.1.8, 78.1.11, у разі якщо питання, що є предметом такої перевірки, були охоплені під час попередніх перевірок платника податків.

Оскільки планова перевірка є комплексною (проводиться одночасно з усіх податків), то позапланові перевірки з більшості можливих питань будуть незаконними (див. статтю: Перевірки перевіреного періоду). Водночас є й інші підпункти пункту 78.1 ПКУ, що встановлюють підстави для позапланової перевірки. Це, зокрема, подання уточнюючого розрахунку за вже перевірений період (пп. 78.1.3 ПКУ), а також рішення суду, постанова слідчого, прокурора (пп. 78.1.11 ПКУ) тощо. Тож документи цілком можуть знадобитися і після завершення планової перевірки.

Нагадаємо також, що за незабезпечення зберігання документів та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю п. 121.1 ПКУ передбачено відповідальність платника податків у вигляді штрафу в сумі 510 грн (1020 грн у разі повторного вчинення протягом року після накладення штрафу). Якщо ж документи передані в архів, звідки можуть бути вилучені та надані під час перевірки, то про жодний штраф не може бути й мови.

Після закінчення строків зберігання відповідні документи податківців уже не цікавлять, за їх незбереження штраф не може бути застосовано. Водночас є низка документів, які мають триваліші терміни зберігання (див. Перелік №578/5).

Відповідно до ст. 32 Закону №3814, підприємства, установи й організації, засновані на приватній формі власності, об'єднання громадян та релігійні організації зобов'язані забезпечити збереженість документів, які накопичилися за час їхньої діяльності, до проведення експертизи їхньої цінності у порядку, встановленому цим Законом. Порядок №1004 встановлює в п. 6 заборону знищення документів без такої попередньої експертизи. Отже, документи, щодо яких закінчився строк зберігання, визначений Переліком №578/5, підприємство має право знищувати лише після експертизи цінності.

Відповідно до п. 9 Порядку №1004, експертизу цінності документів проводять експертні та експертно-перевірні комісії за участю власника документів або уповноваженої ним особи.

Склад комісії з проведення експертизи підприємства, заснованого на приватній формі власності, та положення про неї затверджує керівник підприємства з урахуванням рекомендацій Укрдержархіву. До складу такої комісії залучають представників держархівів, у зоні комплектування яких перебувають відповідні юридичні особи.

Пунктом 23 Порядку №1004 передбачено, що експертна комісія юрособи приймає рішення про ухвалення та подання до експертно-перевірної комісії держархіву (експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської ради), зокрема, проектів таких документів, як акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.