На нашу думку, з юридичної точки зору нічого страшного не сталося. Адже насправді розрахунки проводяться саме в розрізі договорів, а не рахунків або актів. Рахунок свідчить про вимогу або пропозицію заплатити за певні роботи (тобто, не є первинним документом і не фіксує факт здійснення таких робіт). А акт виконаних робіт зазвичай посилається на такий договір, оскільки самі роботи, які були проведені, передбачаються саме договором.
Також, оплата за актом означає, що оплата проводиться після виконання таких робіт. А оплата за договором (або рахунком) може бути проведена до їх виконання або закінчення (передоплата). Ось і уся різниця.
Слід додати, що строки оплати, якщо вони чітко не встановлені нормативними документами, встановлюються саме договором. Отже, головне виконувати умови договору про обсяг та строки оплати. Навряд чи таке призначення платежу буде підставою для розірвання договору або повернення коштів постачальником.
А призначення платежу можна і змінити – якщо він вже проведений банком і кошти надійшли постачальнику, отримувач робіт може надати йому листа із зазначенням в ньому зміни призначення платежу (про це йдеться в листі НБУ від 09.06.2011 р. № 25-111/1438-7141). Лист складається у довільній формі.
Ось в обліку невірно вказане призначення платежу може мати негативні наслідки, особливо для ПДВ. Якщо в межах одного договору складається кілька актів виконаних робіт, і облік розрахунків ведеться не за договором в цілому, а в розрізі таких актів (або рахунків), то надходження коштів із посиланням на договір, а не на конкретний акт чи рахунок призведе до питання, якою подією є таке надходження коштів, першою чи другою? І яким саме актом ця оплата закриється? Не виключено, що податківці займуть фіскальну позицію і розглядатимуть оплату, яка надійшла, як окремий об’єкт нарахування ПДВ. Що призведе до завищення сум ПЗ з ПДВ.
Але і в цьому випадку допоможе лист від покупця із зміною призначення платежу. Якщо у листі вказати, за яким конкретно актом або рахунком перераховувалася сума коштів, яка надійшла із посиланням на договір, облікових негараздів легко уникнути.