Товар оплатили і частково отримали, а документів на нього немає: що робити?

Описану ситуацію можна розглядати так: 

• Перерахування коштів в оплату товару підтверджено банківською випискою. Той факт, що кошти були перераховані вірно, можна підтвердити рахунком на оплату, у якому є реквізити продавця, даними банківської виписки, де видно платіж за цими реквізитами, та відсутністю факта повернення коштів. Якщо кошти не повернулися, значить, вони були зараховані за відповідними реквізитами;
• Операція постачання товару відбулася, але не повністю, на 90%. Проте ця операція не підтверджена первинними документами. Незважаючи на це, її потрібно відобразити в обліку. Як це зробити, ми докладно писали тут. В даному випадку слід оприбуткувати фактичну кількість товару, яка була отримана. Після того, як покупець відобразить в обліку оприбуткування 90% товару, заборгованість постачальника також закриється на 90%. 
• Зовсім не оприбутковувати цей товар не можна, оскільки він фактично був отриманий і може бути проданий далі або використаний в діяльності покупця;
• Остаточні розрахунки з постачальником можна буде провести лише після того, як буде відновлено контакт з ним і отримано від нього належні документи, підписано акти звірки тощо.

Якщо зв’язок з постачальником поновити не вдасться, тоді його заборгованість можна буде списати після спливу строку позовної давності.

Що стосується ПДВ, то якщо покупець отримав належні податкові накладні, він може включити їх до податкового кредиту з ПДВ. Наприклад, якщо оплата була здійснена двома платежами по 50% суми, і постачальник встиг зареєструвати одну ПН на один платіж 50%, то таку ПН можна включити в податковий кредит, оскільки перша подія (оплата) відбулася. Решта 50% залишається непідтверженою, поки постачальник не зареєструє ПН. 

Якщо ж платіж був один на всі 100% суми, а постачальник чомусь зареєстрував ПН тільки на 50%, то така ПН не є правильною і її не можна включати до податкового кредиту, поки постачальник не проведе відповідні виправлення.

Остаточні розрахунки з ПДВ також можна буде здійснити тільки після відновлення зв’язку з постачальником. Якщо зв’язок поновити не вдасться і не вдасться отримати ПН на всю суму цієї операції, то суму ПДВ, що залишається не підтвердженою податковими накладними, доведеться списати до складу інших операційних витрат. Докладніше про це – тут.