Як відображати в обліку запізнілі документи?

Загальні облікові особливості

Відповідно до ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік, господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію (ст. 1 Закону про бухоблік).

Первинні документи – підстава для бухгалтерського обліку (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік).

Таким чином, якщо господарська операція мала місце, наприклад, у липні 2021 року, то саме в цьому місяці вона і має відображатися. 

Якщо господарська операція відбулася 01.07.21 р., то й в обліку має проводитися цією датою, а не датою отримання документа, навіть якщо це в межах одного місяця.

Тому навіть, якщо первинний документ запізнився, господарська операція повинна відображатися в періоді її здійснення, а не надходження документа.

Як відобразити господарську операцію в періоді здійснення, якщо контрагент не надав первинний документ?

Відповідна процедура передбачена Положенням №88.

Згідно з пп. 2.6 Положення №88, якщо правилами документообігу підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до облікових регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

Згідно з п. 3.5 Положення №88, у місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до облікових регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), до облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період переноситься інформація про таку господарську операцію, при цьому її обсяг зазначається шляхом коригування на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) та первинним документом, отриманим від контрагента.

Тобто, підприємство може встановити своїми правилами документообігу, щоб відповідальні особи складали в кінці строку, в який вони мають передати первинні документи за звітний період (місяць) в бухгалтерію, внутрішній первинний документ (довідку, акт тощо), в якому наводити здійснені господарські операції (включаючи кількість, ціну, суму тощо), за яким не отримано первинних документів. 

На підставі такого внутрішнього первинного документу господарську операцію відображають в обліку в тому періоді, коли вона здійснена.

А в періоді фактичного отримання первинного документа від контрагента в обліку відображають тільки різницю між первинним документом і внутрішнім актом, якщо така різниця є.

Що робити з запізнілими документами, якщо правилами документообігу не встановили наведену вище процедуру та/або не був складений внутрішній акт?

Якщо господарська операція не була відображена в бухобліку вчасно через відсутність первинного документа, то після отримання такого запізнілого документа господарську операцію відображають в бухобліку в порядку, прийнятому для виправлення помилок.

Порядок виправлення помилки наведено в п. 4.3 Положення №88.

На кожен запізнілий документ має складатися бухгалтерська довідка із зазначенням причини помилки (запізнілий документ), посилання на запізнілий первинний документ. Довідка підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки - головним бухгалтером.

Відображаючи запізнілий документ в обліку, варто дотримуватися також вимог п. 4, п. 5 НП(С)БО 6. 

Так, якщо запізнілий документ  є минулорічним і виправлення помилки вплине на величину нерозподіленого прибутку (непокритого збитку), господарську операцію за таким документом відображають у кореспонденції з рахунком 44. 

Поряд з цим, у балансі за рік виправлення помилки на суму помилки змінюють показник нерозподіленого прибутку (непокритого збитку) на початок року. А також змінюють на початок року в балансі ту статтю, яка кореспондує з рахунком 44.

Наприклад, якщо в поточному році отримано рахунок минулого року за використану електроенергію,  в обліку роблять проведення: Дт 44 Кт 631. А в балансі на початок поточного року зменшують рядок з показником нерозподіленого прибутку (непокритого збитку) і збільшують на початок року рядок поточної кредиторської заборгованості за товарами, роботами, послугами.

Але якщо підприємство є платником податку на прибуток, йому доведеться подавати уточнену декларацію з податку на прибуток за минулий рік, разом з уточненою фінзвітністю за минулий рік.  Тобто, для засновників і відділення статистики варіант просто поправити залишки рахунків у балансі підійде і перездавати фінзвітність за минулий рік буде не потрібно, то ДПС наполягає на тому, щоб уточнити і перездати. 

Якщо запізнілий документ відноситься до поточного року, його на підставі бухгалтерської довідки відображають звичайним проведенням, наприклад, якщо це акт на послуги: Дт 92 Кт 631. Виправляти проміжну фінзвітність, якщо вона подавалася і помилка за період подання такої звітності, за загальним правилом не потрібно. 

Але, знову ж таки, якщо підприємство є платником податку на прибуток, подає декларацію поквартально, і помилка за минулий звітний період поточного року, доведеться подавати уточнюючу декларацію за такий минулий період, разом з уточнюючою проміжною фінансовою звітністю.

Чи є ще якісь варіанти відображення запізнілих документів в розглядуваній ситуації?

Ні, на жаль, чинне бухгалтерське законодавство інших варіантів не передбачає.

Хоча ми розуміємо, що наведені вище варіанти є досить громіздкими і трудомісткими. Але, повторимося, іншого варіанту немає.