Касові документи у валюті

Резиденти-юрособи і фізособи-підприємці та іноземні представництва мають право використовувати з поточних рахунків готівкову іноземну валюту лише для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також на представницькі витрати (організацію офіційних заходів за кордоном) - див. п. 2.1 Правил №200. 

Згідно з п. 2.2 Правил №200, уповноважений банк здійснює видачу готівкової іноземної валюти з поточного рахунка юрособи — резидента або іноземного представництва на підставі заяви на видачу готівки, доручення повноважному представнику на отримання іноземної валюти в касі уповноваженого банку та листа-розрахунку, який містить такі дані:

• прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) осіб, які виїжджають за кордон;
• розрахунок витрат.

Також пам'ятайте, що «готівкова іноземна валюта, що отримана юридичними особами — резидентами та іноземними представництвами з власних поточних рахунків в іноземній валюті, відкритих в уповноважених банках, використовується виключно на цілі, на які вона отримана»   - п. 8.14 Правил №200. 

Інформація про наявність та рух готівкової валюти в касі відображається за субрахунком 302 «Готівка в іноземній валюті». За дебетом показують надходження валюти, за кредитом — видачу (виплату) із каси. 

Зверніть увагу: якщо підприємство використовує одночасно декілька валют (долари США, євро, злоті тощо), то відкриваються субрахунки другого порядку, наприклад — 302/1 «Готівка в доларах США», 302/2 «Готівка в євро» тощо. 

Оприбуткування та видача валюти здійснюється на підставі первинних документів.  Станом на сьогодні немає нормативного документа, аналогічного Положенню №148, у якому був би докладно описаний порядок документування надходження в касу підприємства готівкової іноземної валюти.

Тому керуватися слід Положенням №200 та вимогами до порядку оформлення первинних документів, які передбачені ст. 9 Закону про бухоблік та Положенням №88. 

Для обліку валюти в касі підприємство може обрати:

• варіант 1 — розробити власні документи для обліку валюти в касі, врахувавши вимоги до реквізитів первинних документів, наведені у ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88;
• варіант 2 — взяти за основу бланки первинних документів, передбачених для обліку національної валюти, що затверджені Положенням №148, але з деякими корективами. Зокрема, слід змінити у формах «грн» на позначення відповідної валюти (дол., євро, злоті тощо).

Відповідно до  п. 2.7 Положення №88  «первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм». Використання другого варіанта, на нашу думку, є доцільнішим.

Отже, при застосуванні другого варіанта алгоритм оприбуткування валюти в касі та подальшої видачі на відрядження може бути таким:

1) Отриману валюту оприбутковують за допомогою прибуткового касового ордера. Прибуткові касові ордери за кожною валютою радимо нумерувати окремо;

2) Такий ПКО слід зафіксувати в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, який рекомендуємо вести окремо за кожною валютою;

3) При видачі валюти на відрядження слід оформити видатковий касовий ордер. Може статися, що у відрядження їде кілька осіб. У такому випадку можна рекомендувати видачу валюти з каси оформити Відомістю на виплату грошей, змінивши «грн» на назву відповідної валюти, до такої відомості слід виписати ВКО за ф. №КО-2 на загальну суму виплати. Такий ВКО слід зафіксувати у Журналі;

4) Валютні операції відображають у касовій книзі. Радимо вести окрему книгу за кожною із валют. У касовій книзі зазначають дані про операцію одночасно у валюті, а також перераховують її у гривні, скориставшись рекомендацією Нацбанку, викладеною у досить давньому листі від 27.01.06 р. №11-113/353-954. Ми теж рекомендуємо записуввати всі суми у валюті та одночасно у гривнях за курсом НБУ, оскільки це полегшить ведення бухобліку за такими касовими документами – тому що бухоблік ведеться у гривнях. Але це не обов‘язково – такого обов’язку нормативними актами не встановлено.

Положення №148 встановлює правила ведення касових операцій у національній валюті в Україні, саме тому воно не регламентує правила ведення касових операцій у валюті. При здійсненні операцій у готівковій валюті слід користуватися Правилами №200. 

Згідно з п. 8.11 Правил №200, встановлення ліміту залишків іноземної валюти в касі передбачено для тих СПД, яким дозволено використовувати готівкову іноземну валюту як засіб платежу. Проте СПД, які не використовують готівкову іноземну валюту як засіб платежу, не встановлюють і ліміту каси в інвалюті. Саме тому, якщо має місце лише виплата валюти на відрядження, встановлювати ліміт каси не потрібно.

Проте слід пам'ятати: залишок валюти після завершення відрядження слід здати до каси у строки, встановлені п. 170.9.2 ПКУ, а з каси такий залишок слід здати на поточний валютний рахунок у банку протягом 5 банківських днів із моменту оприбуткування валюти в касу підприємства (п. 8.4 Правил №200).