Перш за все слід зазначити, що книга обліку розрахункових операцій (далі – КОРО) та касова книга – це дві різні книги та їхнє призначення також різне.
Відповідно до пп. 3 п. 1 р. ІІ Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. №547, КОРО реєструється на кожний РРО. При цьому кількість КОРО, що реєструються одночасно, не обмежується.
Суб'єкт господарювання повинен забезпечити використання КОРО з тим РРО, до якого така книга зареєстрована. Використання КОРО, зареєстрованої на РРО, передбачає, зокрема (пп. 6 п. 4 ІІ вказаного Порядку):
- наявність КОРО на місці проведення розрахунків, де встановлено РРО;
- підклеювання фіскальних звітних чеків до відповідних сторінок КОРО;
- щоденне виконання записів (у разі здійснення розрахункових операцій) про рух готівки та суми розрахунків, при цьому дані за сумами, отриманими від покупців (клієнтів) та дані за сумами, виданими покупцям (клієнтам), записуються окремо.
Порядок ведення касової книги та обов'язки касира визначені у р. IV Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
У п. 39 Положення №148 зазначено, що кожне підприємство (юрособа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).
Відокремлені підрозділи підприємств, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО, але не проводять операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, касової книги не ведуть.
Виходячи з викладеного, зазначимо, що касову книгу повинен вести той працівник, на якого покладено виконання обов’язків касира щодо оприбуткування готівкової виручки та здавання її до установи банку. З касиром повинен бути укладений договір про повну матеріальну відповідальність – п. 44 Положення №148.
Звертаємо увагу, що оформлення касових документів спричиняє операція оприбуткування готівкової виручки та здавання її до установи банку, тобто не просте виписування документів, а рух готівки від однієї МОЛ до іншої.
Крім того, на виконання вимог п. 12 Положення №148 підприємство зобов'язане розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі. При цьому необхідно максимально врахувати особливості роботи як підприємства, так і його відокремлених підрозділів (внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку).
Для відокремлених підрозділів підприємства порядок оприбуткування готівки в касі встановлюється та доводиться внутрішніми документами підприємства. Розроблений порядок повинен відповідати вимогам цього Положення та не суперечити законодавству України.