Ні, компенсувати підзвітній особі готівкові витрати на підставі лише видаткової накладної недостатньо і вкрай ризиковано. Видаткова накладна підтверджує факт отримання товару, але не факт його оплати готівкою. Така виплата може бути визнана додатковим благом працівника та оподатковуватися ПДФО і військовим збором.
Обґрунтування
Для відшкодування витрат, понесених працівником на господарські потреби підприємства, необхідний повний пакет підтвердних документів. Розглянемо вимоги детальніше.
1. Необхідні документи для підтвердження витрат
Працівник, який використав власні або отримані під звіт кошти на потреби підприємства, має подати авансовий звіт (Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт). До цього звіту обов'язково додаються оригінали первинних документів, що підтверджують одночасно і факт придбання, і факт оплати.
Видаткова накладна лише підтверджує факт передачі товару від продавця до покупця та його вартість. Однак вона не є розрахунковим документом і не засвідчує факт оплати готівкою.
Документами, що підтверджують саме готівкову оплату, є:
- Фіскальний касовий чек РРО/ПРРО;
- Товарний чек (якщо продавець має право не використовувати РРО);
- Квитанція до прибуткового касового ордера.
Ця вимога випливає із загальних правил ведення касових операцій та звітування підзвітних осіб.
2. Податкові ризики за відсутності розрахункового документа
Якщо підприємство компенсує працівнику витрати за наявності лише видаткової накладної, контролюючі органи з високою ймовірністю визнають таку виплату не відшкодуванням витрат, а додатковим благом або надміру витраченими коштами.
Такі кошти підлягають оподаткуванню:
- Податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) за ставкою 18%;
- Військовим збором (ВЗ) за ставкою 5%.
База оподаткування ПДФО для доходів у негрошовій формі (або виплат, що не є прямою зарплатою) визначається із застосуванням «натурального» коефіцієнта (п. 164.5 ПКУ).
3. Обмеження на готівкові розрахунки
Навіть за наявності всіх документів слід пам'ятати про встановлені готівкові обмеження. Розрахунки готівкою, які здійснює підзвітна особа від імені підприємства, підпадають під ці ліміти.
Граничні суми розрахунків готівкою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами становлять:
- 10 000 грн — між суб'єктами господарювання (юрособами та/або ФОП).
- 50 000 грн — між суб'єктом господарювання та фізичною особою.
Ці обмеження поширюються і на випадки, коли працівник придбаває товари для підприємства за власні готівкові кошти (п. 6 Положення №148). Порушення цих обмежень тягне за собою адміністративний штраф на посадових осіб підприємства або ФОП згідно зі ст. 163-15 КУпАП.
Рекомендація: Для правомірної компенсації витрат необхідно звернутися до постачальника та отримати належний розрахунковий документ, що підтверджує факт оплати готівкою (чек РРО, товарний чек тощо). Без такого документа виплата працівнику є ризикованою.
Увага! Ця відповідь надана новим сервісом ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту» та перевірена фахівцями редакції.
Спробуйте сервіс просто зараз і переконайтесь у його зручності.
Поставте ваше запитання