Визначення ліміту каси для мережі магазинів

Подання заяви за формою №20-ОПП

Про відкриття нових магазинів потрібно інформувати територіальні органи ДФС за основним місцем обліку підприємства. Повідомляти про всі об'єкти оподаткування і об'єкти, пов'язані з оподаткуванням, вимагає п. 8.1 розділу VIII Порядку №1588. Відповідно до п. 8.2 розділу VIII Порядку №1588 об'єктами оподаткування і об'єктами, пов'язаними з оподаткуванням або через які провадиться діяльність, є майно та дії, у зв'язку з якими у платника податків виникають обов'язки щодо сплати податків та зборів.

Відкриття роздрібного магазину вимагає реєстрації РРО за місцем його розташування, сплати ПДФО з доходів працівників, що будуть в ньому працювати, а також, можливо, акцизного податку за місцем розташування магазину (якщо планується роздрібна торгівля підакцизними товарами – алкогольними напоями та тютюновими виробами). Подавати повідомлення за ф. №20-ОПП потрібно про всі об’єкти, в тому числі про ті, що розташовані у тій ж адміністративно-територіальній одиниці, що і головне підприємство, але в цьому разі не потрібно заповнювати графу 11 форми повідомлення.

Якщо магазин розташовується на території адміністративно-територіальної одиниці, де підприємство не перебуває на обліку, то такому підприємству потрібно буде стати на облік у податкових органах таких адміністративно-територіальних одиниць. Це буде неосновним місцем обліку платника податків (п. 63.3 ПКУ).

Взяття на облік за неосновним місцем обліку платників податків може здійснюватися на підставі повідомлення за ф. №20-ОПП, у якому слід визначити податковий орган, де підприємство бажає стати на облік за неосновним місцем обліку та за місцезнаходженням магазину як підрозділу, через який провадиться діяльність (для цього у графі 11 ставиться позначка).

Якщо до графи 11 ф. №20-ОПП буде внесено цю позначку, то це звільняє підприємство від подання заяви за ф. №17-ОПП (п. 7.2 розділу VII Порядку №1588). Повідомлення за ф. №20-ОПП можна подати засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством (п. 8.4 розділу VIII Порядку №1588). 

Сплата ПДФО з працівників структурних невідокремлених підрозділів

Якщо відокремлений підрозділ не уповноважений нараховувати (сплачувати) ПДФО за такий відокремлений підрозділ, усі обов'язки податкового агента виконує головне підприємство – тобто утримує ПДФО з доходів працівників таких підрозділів. ПДФО, нарахований працівникам відокремленого підрозділу, перераховується до місцевого бюджету за місцезнаходженням такого відокремленого підрозділу. Більш докладно ми про це писали тут>>>

Отже, ПДФО слід сплачувати до місцевих бюджетів тих адміністративно-територіальних одиниць, де розташовані магазини. Але це можна робити лише після реєстрації як платника податків за неосновним місцем обліку – див. попередній розділ консультації.

На військовий збір та ЄСВ цей порядок не розповсюджується, ці платежі сплачуються за місцем розташування головного підприємства.

Встановлення ліміту каси

Відповідно до п. 1.2 Положення №637 ліміт каси — це граничний розмір суми готівки, який може залишатися в касі в позаробочий час. Якщо підприємство ліміт каси не встановило (незалежно від причин цього невстановлення), ліміт каси вважається нульовим. Вся готівка, що залишається в касі в кінці робочого дня та не здана підприємством до банку відповідно до Положення №637, вважається понадлімітною (п. 5.8 Положення №637). 

Форма розрахунку ліміту каси наведена у додатку 8 до Положення №637 (далі – Розрахунок). 

Можна скласти окремий наказ (розпорядження) про встановлення ліміту каси для кожного магазину, а можна скласти й один загальний наказ, в якому будуть затверджені всі ліміти: для підприємства в цілому та для структурних підрозділів. Ліміт каси встановлюють у цілому для магазину, його розмір не розподіляється на кожен окремий РРО в межах такого магазину.

Чи слід узгоджувати ліміт каси з банком? 

В умовах особливого періоду підприємства, організації узгоджують з обслуговуючим банком розрахунок ліміту залишку готівки в касі. Ініціатором процедури узгодження є обслуговуючий банк. Для підприємств, організацій, які не узгодили з банком такий розрахунок, зазначений ліміт має вважатися нульовим, а не здана підприємством, організацією на кінець робочого дня готівка – понадлімітною (п.  2 розділу V Положення про організацію готівкового обігу і ведення емісійно-касових операцій у банківській системі в особливий період №46).

Початок особливого періоду в Україні визначено ст. 1 Закону "Про оборону України". Дата початку особливого періоду – 18.03.2014 р., коли набрав чинності Указ Президента від 17.03.2014 р. №303 "Про часткову мобілізацію". На думку Міноборони, особливий період ще не закінчився – див. лист від 20.10.2016 р. №316/1/906. Питання щодо закінчення особливого періоду є досить дискусійним. Ми пропонуємо діяти на власний розсуд, але радимо узгодити ліміт каси з обслуговуючим банком для уникнення непорозумінь.

Розрахунок ліміту для структурних підрозділів здійснюється для всіх підрозділів і підприємства в цілому. Касова книга ведеться підприємством. Для розрахунку ліміту каси береться загальна сума надходження готівки до всіх магазинів та до основної каси підприємства, яка наводиться у рядку 1 Розрахунку. Для цілей роздрібної торгівлі ми радимо робити розрахунок на підставі надходжень готівки, а не видачі.

Далі слід визначити кількість робочих днів магазинів та підприємства у трьохмісячному розрахунковому періоді. Цей період формується так: обираються будь-які три місяці поспіль з останніх дванадцяти місяців (п. 5.4 Положення №637). Слід взяти найбільшу кількість робочих днів з усіх підрозділів, наприклад: гуртовий відділ працює з понеділка по п’ятницю, а  магазини  працюють 7 днів на тиждень. Для розрахунку ліміту слід взяти кількість робочих днів з розрахунку 7 днів на тиждень.

Потім показник рядка 1 Розрахунку ділиться на кількість робочих днів, а результат заноситься у рядок 2 Розрахунку – це будуть середньоденні надходження готівки. Ліміт визначається в сумі, що не перевищує середньоденні надходження та зазначається у розрахунку. Ліміт каси для структурних підрозділів визначається в межах загального ліміту каси в цілому щодо підприємства, оскільки для таких підрозділів не передбачено окремого визначення ліміту у п. 5.2 Положення №637 (як це передбачено для відокремлених підрозділів). Розподілити загальний ліміт між підрозділами можна пропорційно надходженню готівки до кожного підрозділу.

Строк здавання готівкової виручки до банку встановлюється відповідно до п. 5.1 Положення №637 – щоденно або наступного дня. Можливість встановити строк здавання виручки не рідше, ніж один раз на п'ять робочих днів можуть використовувати лише підприємства, що розташовані в населених пунктах,  де немає  банків.

Якщо ліміт каси розрахований з порушенням цього порядку, зокрема, він був розрахований для кожної торгової точки окремо, то це є порушенням норм Порядку №637. 

Відповідно до п. 7.21 Положення №637 під час перевірки дотримання підприємством ліміту каси, визначається наявність самостійно встановленого ліміту каси та відповідність його розрахунку вимогам Положення №637, уточнюються за наказами, розпорядженнями чи іншими розпорядчими документами суми самостійно доведених підприємством (юрособою) лімітів кас своїм відокремленим підрозділам.

Згідно з п. 5.8 Положення №637, якщо ліміт каси встановлено з перевищенням граничних розмірів, визначених п. 5.4 Положення №637, то він вважається встановленим на рівні зазначених граничних розмірів. У цьому разі сума зазначених перевищень вважається понадлімітною. 

Для умов запитання це означає, що ліміт каси магазинів, як невідокремлених підрозділів, слід розраховувати в цілому по всіх магазинах з урахуванням оборотів головної каси підприємства, а потім вже розподіляти отриманий ліміт по окремим магазинам. Якщо ліміт каси був розрахований іншим способом (тобто окремо для кожного магазину), такий ліміт може перевищити (але не обов'язково!) граничні розміри, якщо їх рахувати відповідно до п. 5.2 Положення №637 в цілому по підприємству.

З огляду на це, рекомендуємо переглянути фактично встановлені ліміти каси для магазинів та з'ясувати, чи не перевищують вони розміру ліміту, який буде розрахований в цілому по підприємству. Якщо перевищення немає, то переглядати встановлені ліміти немає потреби. 

Якщо перевищення є, то слід переглянути відповідні ліміти магазинів, по яких це сталося, і зменшити їх. Потім слід буде проаналізувати, чи є у відповідних магазинах випадки перевищення зменшеного ліміту каси. Відповідальність настає лише у випадку такого перевищення.

Перегляд ліміту

Встановлений ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) може переглядатися у зв'язку зі змінами законодавства України або за наявності відповідних факторів об'єктивного характеру (зміни в надходженнях/видатках готівки, внутрішнього трудового розпорядку/графіків змінності тощо).

В законодавстві відсутні вимоги, які б зобов'язували підприємства неодмінно переглядати установлений ліміт каси та строки здавання готівки за наявності тих чи інших обставин. Є лише вказівки на наявність такого права в разі встановлення відповідних факторів об'єктивного характеру.

Отже, в даному випадку підприємство в будь-який момент має право переглянути ліміти каси.

У випадку закриття окремого магазину немає необхідності перераховувати ліміт каси для інших магазинів.

У випадку відкриття нового магазину для нього слід встановити ліміт каси. Це можна зробити шляхом виділення йому частини ліміту за рахунок раніше розрахованих лімітів для існуючих магазинів, або шляхом нового перерахунку загального ліміту для всіх магазинів та гуртового відділу та нового розподілу цього ліміту між всіма підрозділами, включаючи новий магазин.

Відповідальність за порушення

Відповідальність за перевищення ліміту каси встановлена Указом Президента України "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки" від 12.06.1995 р. №436/95. А саме: за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах – до підприємства застосовуються фінансові санкції у вигляді штрафу: у  двократному  розмірі  сум  виявленої  понадлімітної  готівки за кожний день.

На думку НБУ, викладену в листі від 09.03.2011 р. №11-117/982-3354, строк, протягом якого може бути накладено штраф за порушення норм готівкового обігу, становить 3 роки. При цьому НБУ апелює до тієї ж ст. 102 ПКУ. Таку ж позицію підтримують і органи ДФСУ. 

Відповідно до ч. 1 ст. 250 ГКУ адміністративно-господарські санкції можуть бути застосовані до суб'єкта господарювання протягом шести місяців з дня виявлення порушення, але не пізніш як через один рік з дня порушення цим суб'єктом встановлених законодавчими актами правил здійснення господарської діяльності, крім випадків, передбачених законом. Однак ч. 2 ст. 250 ГКУ передбачає, що ці правила не поширюються на штрафні санкції, розмір і порядок стягнення яких визначені ПКУ, Законом "Про банки і банківську діяльність" та іншими законами, контроль за дотриманням яких покладено на органи ДФСУ.

Судова практика з цього приводу неоднозначна, але частіше вона складається на користь суб'єктів господарювання.

Наприклад, у постановах ВАСУ від 17.03.2015 р. №К/800/54119/14 у справі №808/5073/13-а та від 08.10.2014 р. №К/800/47939/13 у справі №826/4910/13-а зазначається, що оскільки Указ №436 та Положення №637, затверджене постановою НБУ, не є законами, контроль за дотриманням яких покладено на органи ДФСУ, то адміністративно-господарські санкції можуть бути застосовані до суб'єкта господарювання, як це передбачено ст. 250 ГКУ, протягом 6 місяців з дня виявлення порушення, але не пізніш як через 1 рік з дня порушення цим суб'єктом встановлених законодавчими актами правил здійснення господарської діяльності. Основним аргументом є те, що указ не є законом,  а тому до нього не може застосовуватися строк, передбачений ст. 102 ПКУ.

Водночас, в ухвалі від 18.09.2014 р. №К/800/40333/14 у справі №804/2117/13-а ВАСУ визнав правомірним накладення податківцями штрафу в ситуації, коли з моменту порушення минув 1 рік. Але в даній справі не аналізувалося питання відмінності Указу від Закону.