Так, законодавство прямо дозволяє використовувати в ПРРО ту саму кваліфіковану чи удосконалену електронну печатку юридичної особи, яку ТОВ застосовує для інших цілей — оформлення окремої, спеціально виділеної електронної печатки саме для ПРРО не є обов'язковою вимогою. Водночас перед початком роботи дані її сертифіката обов'язково слід зареєструвати в ДПС за формою №5-ПРРО. На практиці для ПРРО частіше оформлюють окремий сертифікат печатки з номером (печатку для каси), насамперед з міркувань безпеки комерційних даних та зручності адміністрування.
Правова підстава
Відповідно до п. 2 розд. IV Порядку №547, у ПРРО може використовуватися кваліфікована або удосконалена електронна печатка юридичної особи, створювачем якої є така особа. Норма не вимагає, щоб ця печатка була видана виключно для роботи з ПРРО чи відрізнялася від печатки, що застосовується підприємством для інших цілей (підписання звітності, документообігу тощо).
Важливий нюанс: розрахункові операції на ПРРО можуть проводитися лише тими особами, сертифікати електронних підписів та/або печаток яких внесені до Реєстру ПРРО. Тому перед застосуванням основної печатки підприємства необхідно подати до ДПС Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого/удосконаленого сертифіката відкритого ключа за формою №5-ПРРО (ідентифікатор форми J1391802).
Печатка з номером для точок продажу та безпека ключів
На практиці кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг оформлюють для роботи з ПРРО окремий сертифікат — так звану печатку з номером (печатку каси), що дає змогу ідентифікувати конкретну точку продажу або касу. Наявність фізичної печатки для цього не потрібна — це суто електронний засіб.
Хоча використання звичайної печатки підприємства є цілком законним, експерти рекомендують замовляти окрему печатку для ПРРО з міркувань безпеки. Згідно з абз. 4 п. 2 розд. IV Порядку №547, використання електронної печатки можливе лише за умови захисту особистого ключа від несанкціонованого доступу інших осіб. Якщо надати доступ до файлу та пароля основної печатки ТОВ (яка застосовується для податкових накладних, звітності та банківських операцій) звичайним продавцям чи касирам, виникає серйозний ризик неконтрольованого підписання інших важливих документів підприємства або компрометації ключа.
Особистий КЕП касира
Окрім електронної печатки юридичної особи, для засвідчення операцій у ПРРО (відкриття й закриття зміни, формування електронних чеків, Z-звіту) може використовуватися КЕП уповноваженої особи — безпосередньо касира, директора чи іншого працівника, якому делеговано такі повноваження (також попередньо зареєстрований за формою №5-ПРРО). Обидва варіанти — електронна печатка юридичної особи або особистий підпис уповноваженого касира — є законодавчо рівнозначними способами засвідчення операцій у ПРРО.
Детальніше про те, які електронні підписи та печатки можуть застосовуватися в ПРРО, ми розглядали в публікації: «Які електронні підписи та печатки можуть застосовуватись в ПРРО».
Висновки
- Для роботи з ПРРО законодавчо дозволено використовувати звичайну кваліфіковану або удосконалену електронну печатку ТОВ; отримувати окрему печатку суто для ПРРО необов’язково;
- Перед початком застосування сертифікат обраної печатки обов'язково реєструється в ДПС шляхом подання форми №5-ПРРО;
- З міркувань безпеки (щоб не передавати касирам ключ від основної печатки фірми) на практиці доцільно отримати окрему номерну електронну печатку для каси або використовувати особисті КЕП призначених касирів.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до повного тексту цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
