Електронні касові документи та ПКО при зніманні готівки з банку у 2026 році: вимоги до підписів і заповнення

Надання розгорнутої консультації щодо порушених вами питань вимагає звернення до базового нормативно-правового акта, який регламентує сферу готівкового обігу, — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148. Форма прибуткового касового ордера (ПКО) є суворо регламентованою та відповідає типовій формі №КО-1 (додаток 2 до згаданого Положення).

Щодо використання електронних касових документів

Ви маєте повне право перевести касову документацію в цифровий формат. Пункт 23 розділу III Положення №148 прямо дозволяє суб'єктам господарювання формувати ПКО як на паперових носіях, так і в електронному вигляді. Головною умовою надання електронному ордеру юридичної сили, тотожної його паперовому аналогу, є правильне накладення електронних підписів уповноваженими особами. Якщо документ підписує штатний працівник компанії (наприклад, касир чи головний бухгалтер), він зобов'язаний застосовувати виключно кваліфікований електронний підпис (КЕП).

Вимоги до дати складання документа

Формувати прибутковий касовий ордер заздалегідь (наприклад, напередодні поїздки до банку) категорично не рекомендується. Згідно з імперативною нормою пп. 32 Положення №148, приймання готівкових коштів за ПКО має здійснюватися виключно в день його фактичного складання. Тобто дата, зазначена в ордері, повинна ідеально збігатися з днем фізичного надходження грошей до вашої каси. Також варто пам'ятати про суворе правило касової дисципліни: будь-які виправлення, закреслення чи коригування в касових ордерах заборонені.

Специфіка оформлення ПКО при отриманні готівки з банку

Операція зі зняття власних коштів з банківського рахунку та їх оприбуткування в касі має низку особливостей заповнення реквізитів, оскільки вона є внутрішнім переміщенням активів підприємства:

1. Кореспонденція рахунків

У відповідній графі табличної частини ПКО ви фіксуєте бухгалтерське проведення. Оскільки гроші надходять із банку, дебетом завжди виступатиме рахунок 30 «Готівка», а за кредитом слід вказати субрахунок 311 «Поточні рахунки в національній валюті».

2. Нумерація та реєстрація

Кожен ПКО перед передачею до каси підлягає обов'язковій реєстрації у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма №КО-3). Номер ордера має відповідати запису в цьому Журналі. У графі «№з/п» самої табличної частини ПКО слід завжди ставити цифру «1», оскільки документ оформлюється на одну конкретну операцію. Ця позиція підкріплюється роз'ясненнями НБУ, викладеними в листах від 12.06.2018 р. №50-0007/32326 та від 14.06.2018 р. №50-0007/32822.

3. Реквізит «Прийнято від»

Відповідно до пп. 32 Положення №148, якщо ПКО виписується на загальну суму проведеної касової операції (якою і є отримання готівки за чеком із банку), цей реквізит залишається незаповненим (порожнім). У цій ситуації немає зовнішнього контрагента чи підзвітної особи, від якої приймаються кошти.

4. Заповнення поля «Підстава» та «Додатки»

У графі «Підстава» необхідно чітко розкрити суть та джерело надходження. Коректним формулюванням буде: «Чек №[номер] (ЗП — [сума], під звіт — [сума])» або «Отримано з рахунку в АТ [Назва банку] за чеком №[номер] на виплату заробітної плати». Що стосується графи «Додатки», то вона не заповнюється, оскільки банківський чек залишається у фінансовій установі і не може бути доданий до касового ордера.

Що робити з відривною квитанцією?

Квитанція до ПКО за своєю правовою природою є документом, що підтверджує факт передачі коштів для особи, яка їх внесла. Після підписання документа головним бухгалтером та касиром (із проставленням печатки за її наявності), квитанція зазвичай відривається і видається платнику.

Однак у вашому випадку, коли підприємство оприбутковує власні кошти, зняті з банку, зовнішнього платника не існує. Відповідно, квитанцію нікому видавати не потрібно. Вона не відривається від основної частини ордера і зберігається разом із ним у бухгалтерії як єдиний цілісний документ для забезпечення внутрішнього контролю та обліку.

Висновки

• Підприємства мають законодавче право складати прибуткові касові ордери в електронній формі, за умови їх підписання відповідальними особами (касиром, головним бухгалтером) із обов'язковим використанням кваліфікованого електронного підпису;
• Жодні виправлення у ПКО не допускаються, а дата складання документа повинна суворо відповідати дню фактичного внесення (оприбуткування) готівкових коштів до каси підприємства;
• При знятті власних фінансів із банківського рахунку за чеком реквізит «Прийнято від» залишається порожнім, а відривна квитанція не відокремлюється від ордера, оскільки операція має внутрішній характер і не передбачає видачі підтверджувального документа третім особам.

Читайте також: Прибутковий касовий ордер (ПКО): інструкція зі складання