Працівник зобов'язаний повернути помилково зняті або невикористані підзвітні кошти. Кошти, зняті з корпоративної картки, вважаються виданими працівнику під звіт. Помилкове зняття не змінює цього статусу, тому операцію з повернення коштів необхідно оформити належним чином.
Існують два основні законні шляхи для повернення готівки на рахунок підприємства, що регулюються Положенням про ведення касових операцій №148 та Податковим кодексом України.
Шлях 1: Внесення готівки в касу підприємства (рекомендований)
Це найбільш правильний та прозорий з точки зору обліку спосіб:
- Працівник здає готівку (13 000 грн) до каси підприємства;
- Касир або уповноважена особа оформлює прибутковий касовий ордер, в якому зазначається, що це повернення невикористаних підзвітних коштів від конкретного працівника;
- Працівнику видається квитанція від ПКО як підтвердження повернення коштів.
- Надалі підприємство інкасує ці кошти та зараховує їх на свій поточний банківський рахунок.
Шлях 2: Внесення готівки безпосередньо на поточний рахунок підприємства
Цей спосіб також є допустимим:
- Працівник звертається до будь-якого відділення банку;
- Він заповнює заяву на переказ готівки (або інший платіжний документ, передбачений банком), вказуючи поточний рахунок (IBAN) підприємства;
- Дуже важливо правильно заповнити поле "Призначення платежу". Необхідно чітко вказати: "Повернення невикористаних підзвітних коштів від [ПІБ працівника], згідно з авансовим звітом №__ від __". Це необхідно для правильної ідентифікації платежу бухгалтерією;
- Працівник отримує квитанцію про внесення коштів, яку передає в бухгалтерію.
Документальне оформлення та строки
Незалежно від обраного способу повернення коштів, операція має бути відображена в авансовому звіті.
Звіт про використання коштів
Оскільки працівник використав корпоративну картку для отримання готівки, він повинен відзвітувати за ці кошти. Навіть якщо це була помилкова операція, для закриття підзвітної суми слід скласти «Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт». У звіті буде показано отриману суму (13 000 грн) та повернутий залишок (13 000 грн), до якого додається квитанція ПКО.
Строки повернення
Працівник повинен повернути кошти та надати підтвердні документи до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому він завершив відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ). Порушення цього строку може призвести до оподаткування неповерненої суми ПДФО та військовим збором.
Висновок: Обидва способи повернення коштів є законними. Вибір залежить від внутрішніх процесів та наявності каси на підприємстві. Ключовим для обох варіантів є правильне документальне оформлення: складання авансового звіту та наявність первинного документа (ПКО або банківської квитанції), що підтверджує факт повернення коштів із чітко зазначеним призначенням платежу.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 139 грн/міс
Передплатити
