Як формувати касові документи виключно в електронній формі?

Підписання касових документів електронними підписами

Відповідно до п. 23 Положення №148 касові документи можуть бути паперовими або електронними. 

Перелік касових документів міститься в тому ж п. 23 Положення №148: це касові ордери, видаткові відомості, розрахункові документи (зокрема, це чеки РРО), електронні розрахункові документи, документи за операціями із застосуванням платіжних інструментів, інші касові документи, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівки.

Електронні касові документи повинні бути оформлені відповідно до вимог законодавства України у сфері електронного документообігу. Також в п. 23 Положення №148 зазначено, хто і який електронний підпис зобов’язаний використовувати, зокрема:

• працівник установи/підприємства (тобто всі працівники – підписанти касових документів – директор, головний бухгалтер, бухгалтер, касир, отримувачі коштів з числа працівників) для підписання електронного касового документа зобов’язаний використовувати кваліфікований електронний підпис;
• ФОП для підписання електронного касового документа має право використовувати кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис;
• фізична особа (зокрема, отримувач коштів за видатковим касовим ордером чи видатковою відомістю, якщо це не працівник установи) для підписання електронного касового документа має право використовувати кваліфікований електронний підпис, або удосконалений електронний підпис, або простий електронний підпис.

Використання удосконаленого електронного підпису та простого електронного підпису здійснюється на договірних засадах за технологією, визначеною суб’єктом господарювання та відповідно до вимог Законів України “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про електронні довірчі послуги” і нормативно-правових актів Національного банку з питань застосування електронного підпису та електронної печатки в банківській системі України.

Ці види електронних підписів визначені у ст. 1 Закону «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 №2155-VIII:

• кваліфікований електронний підпис (КЕП) – удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа (п. 23 ч. 1 ст. 1 Закону №2155);
• удосконалений електронний підпис – електронний підпис, створений за результатом криптографічного перетворення електронних даних, з якими пов’язаний цей електронний підпис, з використанням засобу удосконаленого електронного підпису та особистого ключа, однозначно пов’язаного з підписувачем, і який дає змогу здійснити електронну ідентифікацію підписувача та виявити порушення цілісності електронних даних, з якими пов’язаний цей електронний підпис (п. 44 ч. 1 ст. 1 Закону №2155);
• електронний підпис – електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону №2155).

Іншими словами: електронний підпис – це будь-які дані в електронній формі, що використовуються підписувачем як підпис, не обов'язково захищений. Наприклад, простим електронним підписом може бути  скан-зображення власноручного підпису фізособи, яке прикладається до текстового файла й конвертується, зокрема, у формат pdf. Простим електронним підписом також може бути комбінація логіна та пароля. Прикладом цього може бути електронний лист, відправлений з певної поштової скриньки. Такий лист вважається підписаним власником цієї скриньки простим електронним підписом, адже він знає логін та пароль від неї. Нагадаємо, що п. 23 Положення №148 дозволяє використання простого електронного підпису тільки фізичними особами, які не є працівниками установи.

Удосконалений електронний підпис – це підпис, сформований з використанням засобів криптографії, але при цьому не обов'язково з використанням сертифіката, а якщо й з використанням, то не обов'язково, щоб сертифікат був кваліфікованим.

Кваліфікований електронний підпис має бути заснований на криптографії, і відкритий ключ має бути підтверджений сертифікатом, і сам сертифікат теж повинен бути кваліфікованим. КЕП надається кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг та має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, має презумпцію його відповідності власноручному підпису. Якщо організації ведуть електронний документообіг, підписуючи документи КЕП, їх юридична сила визнається автоматично відповідно до закону №2155-VIII.

Отже, для ведення касового документообігу в установі потрібно, щоб усі працівники, які підписують касові документи, мали КЕП. Порядок створення електронних касових документів та їх підписання електронними підписами установа визначає самостійно.

Є неврегульоване питання щодо підписання електронних касових документів фізичними особами – отримувачами, які не мають КЕП. Зокрема, не затверджено Нацбанком методології щодо складання та підписання таких документів простими електронними підписами фізосіб. По-друге, всі підписи в електронних документах мають бути проставлені з використанням ЕЦП. Крім того, оформлення прибуткового касового ордера вимагає  надавати квитанцію особі, від якої отримано кошти до каси. Якщо видати таку квитанцію в електронному вигляді працівнику установи ще можливо (вона теж може бути електронною), то як бути, коли кошти отримані від сторонньої фізособи – поки що незрозуміло.

Отже, теоретично складати касові ордери в електронній формі можна, але на практиці має бути встановлено окремий порядок від НБУ задля цього. Щоб уникнути цієї невизначеності, можна просто не проводити касові операції з фізособами, які не є працівниками установи та не мають КЕП. Якщо фізособа має КЕП, установа може визначити порядок накладання такого КЕП на електронні касові ордери.

Ведення касової книги в електронному вигляді

Відповідно до п. 41 Положення №148 установи/підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів мають право вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги ("Вкладний аркуш касової книги" та "Звіт касира"), які за формою і змістом повинні відтворювати форму та зміст касової книги в паперовому вигляді. На відміну від інших касових документів, ця практика вже достатньо напрацьована.

Про особливості ведення електронної касової книги ми писали тут:

https://news.dtkt.ua/state/cash-handling/47845

https://news.dtkt.ua/state/cash-handling/57562

https://news.dtkt.ua/state/cash-handling/70696-iak-zapovniuvati-kasovi-knigi-v-zaleznosti-vid-formi-yix-vedennia

Але вся ця практика передбачає тільки формування аркушів касової книги та звітів касира в електронному вигляді з подальшим роздрукуванням паперових копій цих форм та їх фізичне підписання відповідальними особами. Від паперової форми касової книги це відрізняється тільки тим, що підприємство не використовує книгу, що виготовлена в типографії та заповнюється вручну, а замість цього роздруковує готову заповнену форму, створену на комп’ютері, а вже паперова роздруківка  підписується відповідальними особами.

Якщо електронні аркуші касової книги та звіти касира будуть підписані КЕП відповідальних працівників (касира, бухгалтера, головного бухгалтера), то такі електронні документи відповідають вимогам п. 23 Положення №148 та можуть не роздруковуватися.

Зберігання касових документів в електронній формі

Отже, ми з’ясували, що всі касові документи, включаючи касову книгу, можуть створюватися в електронній формі і обов’язково повинні мати КЕП всіх осіб, які беруть участь у складанні та підписанні документа. Використання простих електронних підписів фізосіб поки що недостатньо врегульовано, тому ми пропонуємо використовувати тільки КЕП.

Установа самостійно визначає порядок формування, підписання та зберігання електронних касових документів. Касові документи можуть створюватися за допомогою будь-якого програмного забезпечення, яке дозволяє скласти та підписати документ відповідної форми.

Порядок зберігання, перегляду, використання підписаних касових документів в електронній формі установа теж визначає самостійно. Обов’язково документи повинні зберігатися з накладеними на них КЕП. Зауважимо, що при цьому потрібно звести до мінімуму ризики втрати електронних документів – зберігати їх у надійному місці, створювати резервні копії тощо. Касові документи (разом з КЕП!) можуть зберігатися не окремо, а в інформаційній базі спеціалізованого програмного забезпечення, яке використовується для ведення бухобліку.

Органи ДПС перевіряють дотримання норм Положення №148 та Закону про РРО. З огляду на це установа повинна передбачити можливість пред’явлення електронних касових документів до перевірки. Цей момент не регламентований законодавством, тож його можна узгодити з перевіряючими: чи надавати їм до перевірки візуальне відтворення документів на екрані комп’ютера (наприклад, у файлах формату pdf з відтворенням КЕП), чи зробити паперові копії (тобто роздруківки) деяких документів. На нашу думку, немає необхідності роздруковувати для перевірки всі документи загалом, адже сенс електронного документообігу як раз і полягає в тому, щоб зменшити витрати паперу.