Оформлення ПКО при оприбуткуванні виручки ресторану

Запитання:

«ТОВ має ресторан (знаходиться за місцем реєстрації ТОВ) і кафе (зареєстроване за іншою адресою).

Касова книга в кафе не ведеться. Бухгалтерія ТОВ працює до 19:00, а ресторан і кафе до 22:00. Офіціанти в обох закладах виконують функцію касира. В ресторані касир знімає Z-звіт і одразу створює ПКО. В кафе касир знімає свій Z-звіт, привозить одразу виручку і Z-звіт до ресторану, здає все касиру ресторану. Касир ресторану також створює ПКО на суму виручки, прийнятої від касира кафе. Як правильно заповнити реквізити ПКО в обох випадках, зокрема рядок «Прийнято від», хто має підписувати за головного бухгалтера в ПКО та касовій книзі?».

Відповідь:

«Прийнято від»

Відповідно до п. 32 Положення №148 реквізит в ПКО «Прийнято від» не заповнюються в касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених установою/підприємством касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, електронними платіжними засобами, здавання готівки до банку, отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі). Інші реквізити в касових ордерах та видаткових відомостях є обов'язковими до заповнення.

Як бачимо, в цьому пункті не сказано про оприбуткування коштів в касі від касира РРО. Це означає, що приймаючи кошти від касира РРО цей реквізит потрібно заповнювати обов’язково.

Оскільки Положення №148 не містить особливостей заповнення цього реквізиту, потрібно виходити з конкретної ситуації.

Касир ресторану, який виступає і касиром ТОВ, приймає кошти від касира кафе.

Якщо кошти від касира кафе приймає касир ресторану, і цей останній оприбутковує кошти в касі ТОВ, складає ПКО, то, на наш погляд, в «Прийнято від» потрібно зазначати посаду і ПІБ (повністю) касира кафе.

Касир ресторану, який виступає і касиром ТОВ, приймає кошти від себе самого.

Якщо касир ресторану знімає Z-звіт і одразу створює ПКО, оприбутковуючи кошти в касі ТОВ (тобто він є одночасно і касиром головної каси ТОВ), в «Прийнято від» потрібно зазначати посаду і ПІБ (повністю) касира ресторану. Очевидно, що в цьому разі цей касир буде ставити власний підпис і записувати ПІБ в реквізиті «Одержав касир». Тобто, особою, яка передає кошти і приймає їх, буде одна і та сама особа.

Хоча ця одна особа уособлюватиме в собі дві функції. Зі сторони особи, яка передає кошти – це касир ресторану. А зі сторони особи, яка приймає – касир ТОВ.

Поряд з цим ця сама особа буде виконувати і функції бухгалтера, який має виписувати ПКО. Адже на момент оприбуткування готівки бухгалтер вже не працює, тому що в нього закінчився робочий день. Відтак всі ці особливості слід розписати в Порядку оприбуткування готівки в касі, яке згідно з п. 12 Положення №148 розробляє і затверджує внутрішнім документом ТОВ.

Відтак увесь процедурний ланцюжок виглядає таким чином:

1. бухгалтер створює ПКО, передає його на виконання касиру в головну касу ТОВ;
2. касир головної каси приймає кошти від касира ресторану і підписує ПКО, отриманий від бухгалтера;
3. оскільки бухгалтер, касир головної каси ТОВ та касир ресторану — це одна особа, виникає накладення функцій.

Хто має підписувати за головного бухгалтера в ПКО та касовій книзі?

Відповідно до п. 25 Положення №148 приймання готівки в касу проводиться за ПКО, підписаним:

• головним бухгалтером або
• особою, уповноваженою керівником установи/підприємства.

Згідно з п. 45-1 Положення №148 керівник підприємства має право внутрішнім розпорядчим документом визначити перелік посад і кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи з метою забезпечення оптимального процесу документообігу та контролю.

Таким чином, підписувати за головного бухгалтера може особа, уповноважена керівником, згідно з затвердженим керівником підприємства переліком посад, уповноважених підписувати касові документи. Наприклад, в розглядуваній нами ситуації це може бути касир ресторану.

Подібний висновок наведено в ІПК ДПС від 22.06.2020 р. №2499/10/26-15-05-09-01/ІПК (див. наш коментар):

«Підприємство звернулось з проханням надати відповідь на наступне питання:

Чи можливо покласти повноваження з підписання касових ордерів на одного працівника (керуючого магазином), аби він міг підписувати їх за керівника, головного бухгалтера та касира за умови, що йому будуть надані відповідні повноваження Товариством, а саме:

• відповідні обов'язки будуть прямо передбачені посадовою інструкцією такого працівника;
• повноваження на їх здійснення будуть надані наказами керівника підприємства;
• повноваження підписувати касові ордери від імені керівника підприємства будуть закріплені довіреністю;
• з таким працівником буде укладено договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, пов'язану з виконанням обов'язків касира.

… Враховуючи викладене, ТОВ може покласти повноваження з підписання касових ордерів на працівника (керуючого магазином), аби він міг підписувати їх за керівника, головного бухгалтера та касира за умови, що йому будуть надані відповідні повноваження згідно з відповідним внутрішнім розпорядчим актом про перелік посад та кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи».