Виплата гривневого авансу готівкою працівнику, якого скеровано у закордонне відрядження

Стаття 121 КЗпП та пп. 170.9.1 ПКУ прямо не встановлюють, у якій валюті видавати аванс на закордонне відрядження. Інструкцією №59, якою мають керуватися бюджетні установи та організації, визначено, що підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його авансом у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Національного банку України, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

Тож, як бачимо, законодавством не заборонено забезпечувати працівника, скерованого у закордонне відрядження,  авансом у гривні.

Зазначені вище норми також прямо не встановлюють, в якій формі аванс виплачувати – готівкою, на зарплатний рахунок чи іншу власну картку працівника. А якщо так, то це можна зробити у будь-який зручний для підприємства спосіб.

Звісно, перебуваючи в Росії, працівник фізично не може розрахуватися готівковою гривнею.

Він має обміняти її на рублі або (що простіше) перевести в безготівкову форму – поповнити зарплатний або приватний рахунок у банку та в подальшому розрахуватися карткою. Тобто той факт, що працівник перебуваючи за кордоном розрахувався своєю зарплатною карткою не є порушенням. Головне, що підприємство мало зробити перед відрядженням – забезпечити працівника авансом, що й було зроблено.

В подальшому відшкодування витрат та розрахунки з працівником здійснюються на підставі авансового звіту та доданих до нього підтвердних документів про понесені витрати.

Слід зауважити, що відповідно до п. 6 П(С)БО 21 сума валюти, виданої на добові витрати, у бухобліку відображається у гривнях за курсом НБУ на початок дня видачі авансу. Водночас, оскільки заборгованість, яка виникла, є немонетарною статтею балансу, то на дату балансу вона не підлягає перерахунку. Тобто курсові різниці в даному випадку не виникають (п. 7— 8 П(С)БО 21). Витрати на відрядження згідно із затвердженим Звітом у межах виданого авансу відображають за курсом НБУ, що діяв на дату видачі авансу (п. 6 П(С)БО 21).

Проте ці норми працюють у випадку, коли має місце аванс у валюті. За умовами  запитання аванс було видано у гривнях. Тому рух коштів буде в гривнях, а валютна складова - відсутня.

Таким чином, суму витрат  визначають за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту за підтвердними документами, які надав працівник.

Також додатково матеріали щодо закордонного відрядження див. тут та тут.