Як зберігати щоденні Z-звіти в електронній формі?

Згідно з визначенням, наведеним у ст. 2 Закону про РРО, електронний фіскальний звітний чек - це:

а) документ, створений реєстратором розрахункових операцій, який переведено у фіскальний режим роботи, що містить дані денного звіту, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити фіскального звітного чека за встановленою формою;

б) документ, створений програмним реєстратором розрахункових операцій, що містить дані денного звіту, зареєстрований фіскальним сервером контролюючого органу, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити фіскального звітного чека за встановленою формою.

Разом з тим, як зазначено у ст. 5 Закону про електронні документи та електронний документообіг, необхідно розділяти сам електронний документ та його візуальну форму:

• електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму;
• візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Тобто PDF версія (разом як і його скан-копія) фіскального звітного чеку, на нашу думку, не є електронним документом (а скоріше  є лише зображенням), оскільки за фактом вона є лише візуальною формою такого електронного документу. Отже, електронним фіскальним звітним чеком є не його візуалізація, а саме набір електронних даних, який містить відповідну інформацію та всі обов’язкові реквізити фіскального звітного чеку.

Як податківці пропонують зберігати фіскальні звітні чеки?

У ІПК від 21.12.2019 р. №2072/6/99-00-05-04-01-15/ІПК ДПСУ роз’яснюються, що фіскальний блок РРО повинен складатися, зокрема, з фіскальної, а також виконувати операції із формування звітів реєстратора та розрахункових документів, занесення фіскальної інформації до фіскальної пам’яті та модуль безпеки, що згідно з технологією, розробленою Національним банком, забезпечує здійснення контролю відсутності спотворення або знищення даних про проведені розрахункові операції для реєстратора, що створює контрольну стрічку в електронній формі.

Таким чином, сформовані фіскальні звітні чеки (Z-звіти) РРО заносяться до його фіскальної пам’яті, де мають зберігатися. Відповідно до цього, на їх думку, суб’єкт господарювання має забезпечити зберігання фіскальних звітних чеків РРО у фіскальній пам’яті реєстратора розрахункових операцій, чи у будь-який незаборонений чинним законодавством спосіб у порядку, визначеному суб’єктом господарювання.

Крім того, Наказ №1057 визначає, що пакет даних РРО – це  набір даних, що генеруються РРО в електронному вигляді. ПД РРО містить інформацію про подію або стан РРО, код автентифікації повідомлення, має визначений формат, захищений від зміни та модифікації.

Підсумовуючи наведене вище, можна зробити такі висновки:

• РРО сам по собі передбачає як створення електронного фіскального звітного чеку, так і його зберігання у своїй фіскальній пам’яті з подальшою можливістю надання його податківцям у візуальній формі. Тому суб’єкт господарювання на виконання вимог Положення №148, може затвердити місце і спосіб зберігання електронних фіскальних звітних чеків у фіскальній пам’яті такого РРО;
• сформований РРО електронний фіскальний звітний чек може зберігатись і в іншому місці, ніж фіскальна пам’ять РРО, проте для цього конструкція РРО повинна передбачати можливість копіювання таких даних (зверніть увагу, що самостійно вносити до конструкції РРО зміну, яка б таке дозволяла, — законом заборонено). І от такі електронні дані вже можуть зберігатись на флеш - накопичувачу, однак за умови можливості їх візуального відтворення. Як варіант, платник податку може звернутись до ЦСО, що обслуговує його РРО для отримання інформації про таку можливість. Водночас, деякі моделі РРО можуть забезпечувати і «хмарне» зберігання сформованих електронних документів.