Розрахунки корпоративною картою: чи є обмеження щодо черговості оплати?

Відповідно до п. 19 Положення №148, готівка під звіт або на відрядження видається суб'єктами господарювання підзвітним особам відповідно до законодавства України.

Видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми. При цьому звітування за одержану під звіт або на відрядження готівку здійснюється відповідно до законодавства України.

Пунктом 20 Положення №148 визначено, що фізособи – довірені особи установ/підприємств - юросіб, які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. 

Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії установи/підприємства звіт про використання готівки разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб законодавством України. До цього звіту додаються документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала) разом з невитраченим залишком готівки.

Тобто кошти, перераховані з поточного рахунка підприємства на корпоративний, не вважаються виданими під звіт працівнику. Вони стануть такими після їх списання з корпоративного рахунка під час проведення розрахункової операції: або коли працівник зніме готівку (через банкомат, касу банку чи касу торговельного підприємства), або розрахується такою карткою безготівково (через платіжний термінал).

На розрахунки, які проводять безготівково із застосуванням електронних платіжних засобів, не поширюється обмеження щодо граничної суми розрахунків, установлене п. 6 розд. ІІ Положення №148 (роз'яснення з розділу 109.13 «ЗІР»). Також не діє обмеження в разі використання готівки, виданої на відрядження (пп. 3 п. 19 Положення №148). 

Відповідно до пп. «а» пп. 170.9.2 ПКУ авансовий звіт подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує таке відрядження.

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається працівником в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.

Зазначені норми поширюються також на витрати, що пов'язані з відрядженням, які були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, з урахуванням особливостей, передбачених пп. 170.9.3 ПКУ:

• у разі, якщо під час службових відряджень відряджена особа – платник податку отримав готівку з застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження;
• у разі, якщо під час службових відряджень відряджена особа – платник податку застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

ДФС в ІПК від 03.01.2018 р. №14/5/99-99-13-02-03-16/ІПК зазначає, якщо під час відрядження фізична особа (працівник) застосовувала корпоративну платіжну картку як для отримання готівки, так і для проведення розрахунків у безготівковій формі, то з метою дотримання норм ПКУ такий працівник подає відповідні звіти про використання виданих на відрядження коштів у терміни, визначені пп. «а» та «б» пп. 170.9.3 ПКУ.

Попередня оплата вартості проживання у готелі, що є нерезидентом, по суті є розрахунками за зовнішньоторговельними договорами, оскільки відбувається розрахунок з готелем за надання послуг проживання, який здійснюється з території України. 

Щодо розрахунків з нерезидентами за допомогою платіжних карток є обмеження, встановлені у п. 8.3 Інструкції №492, а саме: кошти з поточного рахунку юридичної особи не можуть бути використані за допомогою електронного платіжного засобу (тобто платіжної картки), зокрема, для здійснення розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами). Кошти з поточного рахунку в іноземній валюті юридичної особи можуть бути використані за допомогою електронного платіжного засобу виключно для:

• одержання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження;
• здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, які пов’язані з витратами на відрядження;
• здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, які пов’язані з витратами представницького характеру;
• на оплату експлуатаційних витрат, пов’язаних з утриманням та перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України, відповідно до умов Кодексу торговельного мореплавства, Повітряного кодексу, Конвенції про міжнародну цивільну авіацію, Конвенції про дорожній рух.

Крім цього, відповідно до ст. 7 Декрету про валютне регулювання розрахунки між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту здійснюються лише через уповноважені банки в порядку, установленому НБУ.

Отже, чинним законодавством України, по-перше, вимагається проводити розрахунки з нерезидентом у межах торговельного обороту винятково через уповноважені банки і, по-друге, не дозволяється проводити такі операції за допомогою платіжних карток з території України. Натомість оплачувати карткою проживання в готелях «на місці» за межами території України можна. Витрати на проживання працівник може здійснювати за тим маршрутом, за яким він фактично подорожує у відрядженні. 

За порушення резидентами порядку розрахунків, установленого ст. 7 Декрету про валютне регулювання, у ст. 16 Декрету про валютне регулювання передбачено відповідальність у вигляді накладення штрафу в розмірі, еквівалентному сумі валютних цінностей, що використовувалися при розрахунках, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Нацбанку України на день здійснення таких розрахунків. Ця санкція, застосовується НБУ та за його визначенням - підпорядкованими йому установами. Оскарження дій щодо накладення стягнень провадиться у судовому порядку (див. абз. 6, 9 ч. 2 ст. 16 Декрету про валютне регулювання та лист ДФСУ від 10.11.2014 р. №9929/7/99-99-10-02-02-17).

Щодо здійснення інших витрат з платіжної картки після такого бронювання

Норма п. 19 Положення №148 «Видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми» стосується лише готівки. Оскільки в даному випадку готівка не застосовується, то це обмеження не поширюється на операції з платіжними картками.

Докладніше про розрахунки корпоративними картками читайте тут>>