Працівник сплатив за проживання підприємцю: які ризики для роботодавця?

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку - фізособи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема, на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень.

При цьому, зазначені витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат. У випадку витрат на проживання такими документами є рахунки, отримані із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фіз особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання.

Водночас, у «ЗІР» (підкатегорія 103.25) податківці на питання, чи повинна ЮО відображати у податковому розрахунку за ф. №1ДФ виплати на користь ФОП – платника ЄП, яка надала послуги відрядженому працівнику, відповідають: «Оскільки юрособа тільки компенсує витрати працівника на відрядження, то відображати в податковому розрахунку за ф. №1ДФ сплату працівником коштів за надані під час відрядження фізособою - підприємцем – платником єдиного податку послуги, така юрособа не зобов’язана».

Проте також вони зазначають, що згідно з пп. 177.8 ПКУ відряджений працівник отримує від фізособи - підприємця, який надавав послуги з найму жилого приміщення та переїзду, копію документа, що підтверджує її державну реєстрацію відповідно до закону як суб’єкта підприємницької діяльності.

Насправді у пп. 177.8 ПКУ мова йде про випадок, коли здійснюється виплата фізособі - підприємцю доходу суб’єктом господарювання (а вище вони самі і зазначали, що в такому випадку має місце саме компенсація витрат працівнику, а не виплата доходу підприємцю). Однак обережним платникам податку варто все ж таки отримати таку копію для уникнення питань від податківців (які за фактом законодавчо не обґрунтовані, та й ця норма вже застаріла, оскільки паперові свідоцтва платників ЄП вже скасовано). На практиці таким документом може бути виписка з Реєстру платників єдиного податку.

Щодо неспівпадіння місця провадження діяльності, зазначеного у Реєстрі платника ЄП, та фактичного місця провадження діяльності, то вважаємо, що тут ризики очікують лише на підприємця, який надає такі послуги (які саме - податківці писали тут). А ось підприємству не варто хвилюватися, оскільки працівник надавши документи, що підтверджують витрати на проживання (що мають всі обов’язкові реквізити первинного документу з п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік), виконав всі вимоги для того, щоб компенсовані йому витрати не підлягали включенню до його оподатковуваного доходу.