Якщо право підпису має лише директор, для перерахування коштів під час його відпустки необхідно тимчасово делегувати ці повноваження іншому працівнику. Це вимагає видання наказу, отримання цією особою власного кваліфікованого електронного підпису (КЕП) та обов'язкового повідомлення банку зі зміною картки зразків підписів. Використання КЕП директора іншою особою є незаконним.
Обґрунтування
Ситуація, коли директор перебуває у відпустці, а потрібно підписувати банківські документи, вимагає формальної передачі повноважень. Існує два основних шляхи, але безпечним є лише один.
1. Небезпечний варіант: Директор підписує документи, перебуваючи у відпустці
Хоча директор не втрачає своїх повноважень під час відпустки, оскільки інформація про нього як керівника залишається в ЄДР, податкові органи та Держпраці часто розцінюють підписання документів як виконання трудових обов'язків. Відпустка — це час відпочинку, і виконання роботи в цей період без відповідної оплати може бути розцінене як порушення трудового законодавства (ст. 74 КЗпП). Це створює ризики штрафів та визнання таких документів недійсними.
2. Правильний та безпечний варіант: Делегування повноважень іншому працівнику
Щоб інша особа могла законно підписувати банківські платіжки, необхідно виконати такі кроки:
Крок 1. Визначення підстави для передачі повноважень
- Якщо статут дозволяє директору делегувати повноваження: Директор перед відпусткою видає наказ про тимчасове покладання своїх обов'язків (повністю або частково) на іншого працівника (наприклад, головного бухгалтера, заступника);
- Якщо статут не надає директору такого права: Рішення про тимчасову передачу повноважень мають ухвалити загальні збори учасників (засновників) товариства.
Крок 2. Оформлення внутрішніх документів
На підставі рішення директора або зборів учасників видається наказ по підприємству. У наказі зазначається:
- Працівник, на якого покладаються обов'язки;
- Термін виконання обов'язків (на період відпустки директора);
- Перелік повноважень, що передаються, зокрема право підпису фінансових та банківських документів;
- Встановлення доплати за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника згідно зі ст. 105 КЗпП.
Для представництва перед третіми особами, зокрема банком, також може бути видана довіреність від імені юридичної особи, яка чітко визначає повноваження представника (ст. 244-250 ЦКУ).
Крок 3. Отримання власного КЕП (електронного підпису)
Уповноважений працівник повинен отримати власний кваліфікований електронний підпис (КЕП). Категорично заборонено передавати директором свій особистий ключ та пароль до нього іншій особі. Такий КЕП вважатиметься скомпрометованим, а документи, підписані ним, — недійсними.
Крок 4. Повідомлення державних органів та банку
Повідомлення податкової: Необхідно подати до ДПС «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису» (форма J1391104). У повідомленні для тимчасового виконувача обов'язків директора зазначається тип підпису — «Директор».
Повідомлення банку: Це ключовий етап. Потрібно звернутися до обслуговуючого банку та надати:
- Наказ про тимчасове покладання обов'язків;
- Рішення/протокол зборів учасників (якщо це було підставою);
- Інші документи згідно з вимогами банку.
На підставі цих документів банк вносить зміни до картки зразків підписів та надає уповноваженій особі доступ до системи «клієнт-банк». Без цієї процедури банк не прийме до виконання платіжні доручення, підписані іншою особою.
Таким чином, лише після належного оформлення делегування повноважень інший працівник зможе законно підписувати банківські документи від імені підприємства.
Увага! Ця відповідь надана новим сервісом ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту» та перевірена фахівцями редакції.
Спробуйте сервіс просто зараз і переконайтесь у його зручності.
Поставте ваше запитання