У додатку Д1 Податкового розрахунку зазначайте нове прізвище працівниці починаючи з місяця, в якому було видано внутрішній наказ про внесення змін до облікових даних (тобто у червні 2026 року). Додаток Д5 у зв'язку зі зміною прізвища не подається, а в додатку 4ДФ відображається лише незмінний РНОКПП.
Обґрунтування та покроковий алгоритм дій
1. Документальне оформлення в червні
Оскільки працівниця надала документи лише у червні, роботодавець має право змінити її персональні дані в кадровому та бухгалтерському обліку тільки з дати отримання документів.
- Работодавець видає наказ про внесення змін до облікових даних на підставі заяви працівниці та доданих копій документів (свідоцтва про шлюб, нового паспорта та оновленої картки платника податків).
- Виправляти за минулі періоди (з січня по квітень/травень) прізвище у вже поданих звітах не потрібно, оскільки на момент їх подання у роботодавця не було законних підстав (документів) для використання нового прізвища.
2. Відображення травневого лікарняного в Додатку Д1
Електронний лікарняний формується на підставі даних Державного реєстру застрахованих осіб, де прізвище працівниці, ймовірно, вже було оновлено (після того, як вона замінила паспорт та подала заяву за формою №5-ДР до ДПС відповідно до Податкового кодексу України, п. 70.7).
- Оскільки документи надано у червні, нарахування лікарняного за травень у бухгалтерському обліку відбудеться в червні (після усунення розбіжностей у прізвищах та видання наказу).
- Відповідно, цей лікарняний буде відображено у Податковому розрахунку за червень 2026 року (подається до 20 липня).
- У Додатку Д1 за червень створіть окремий рядок для лікарняного:
- у графі 10 (місяць, за який нараховано) вкажіть травень — «052026»;
- у графі 8 (код категорії застрахованої особи) — «29» або «36», якщо працівник з інвалідністю);
- у графі 11 вкажіть нове прізвище працівниці;
- розрахуйте суму ЄСВ за ставкою 22% (або 8,41% за наявності інвалідності): ЄСВ = сума лікарняного × 22%.
Якщо нарахування лікарняного технічно провели у травні під старим прізвищем, коригувати звіт за травень лише заради зміни прізвища не потрібно. Головним ідентифікатором для ДПС та ПФУ є реєстраційний номер (РНОКПП), який не змінюється.
3. Додаток Д5 (Трудові відносини)
Згідно з Порядком заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку, затвердженим наказом Мінфіну №4, додаток Д5 подається лише у випадках прийняття, звільнення, переведення на іншу посаду або початку/закінчення декретних відпусток. Зміна прізвища не є підставою для подання цього додатка, тому Додаток Д5 за травень чи червень не формується.
4. Додаток 4ДФ
У цьому додатку відсутнє поле для зазначення прізвища працівника — ідентифікація відбувається виключно за РНОКПП (ідентифікаційним кодом). Оскільки номер коду при зміні прізвища не змінюється, відображайте травневий лікарняний у загальному порядку з ознакою доходу «101» (або «127», якщо лікарняні виплачуються після звільнення). При нарахуванні утримуйте ПДФО 18% та військовий збір 5%.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
