Виправлення неоформлених зарплатних нарахувань ФОП у 2026 році: порядок дій і наслідки (аудіоверсія)

Для виправлення ситуації необхідно подати уточнюючу звітність за всі періоди 2020–2021 років, де не було відображено нарахування, та сплатити суми недоїмки з податків (ПДФО, ВЗ) та ЄСВ. Оскільки порушення стосується періоду дії карантину, існують певні особливості щодо нарахування штрафів.

Коротко

Вам потрібно подати уточнюючі розрахунки (для 2020 року — за старою формою або її аналогом, для 2021 року — Додатки Д1 та 4ДФ у складі Об’єднаного звіту) з типом «Уточнюючий». Наслідки включають обов’язок сплатити основну суму податків та ЄСВ, а також можливі штрафні санкції за несплату ПДФО та військового збору, хоча щодо ЄСВ за цей період діяв мораторій на штрафи.

Обґрунтування та алгоритм дій

1. Подання уточнюючої звітності

Оскільки виплати проводилися у 2020 та 2021 роках, порядок виправлення відрізняється через зміну форм звітності:

• За грудень 2020 року: необхідно подати уточнюючий звіт за формою Д4 (яка діяла на той момент);
• За січень – квітень 2021 року: виправлення проводиться через Податковий розрахунок сум доходу (Об’єднаний звіт). Оскільки граничні строки подання давно минули, подається тип «Уточнюючий» за I квартал 2021 року (січень, лютий, березень) та II квартал 2021 року (квітень).

Техніка виправлення в Додатку 1 (ЄСВ)

Для відображення забутих нарахувань у Додатку 1 використовується код типу нарахувань (КТН) «2» (донарахування суми єдиного внеску). Це зазначено у Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку, п. 1 розд. IV.

• У графі 09 ставиться КТН «2».
• У графі 10 вказується місяць і рік, за який проводиться донарахування (наприклад, «012021»).
• У графах 16–17 — сума нарахованої зарплати, у графі 20 — сума ЄСВ (22% або 8,41% для працівників з інвалідністю).

Техніка виправлення в Додатку 4ДФ (ПДФО та ВЗ)

Для додавання рядка, який не був включений до звіту, у графі 06 «Ознака (0, 1)» ставиться «0» (на введення рядка). Ставка військового збору для періоду 2020–2021 рр. становить 1,5%, а ПДФО — 18%.

2. Фінансові наслідки (Штрафи та пеня)

Щодо ЄСВ

Період з грудня 2020 по квітень 2021 року припадає на дію карантинного мораторію. Згідно з п. 9-11.1 розд. VIII Закону про ЄСВ, за порушення, вчинені у період з 1 березня 2020 року по останній календарний день місяця завершення карантину (червень 2023 року), штрафні санкції та пеня за несвоєчасну сплату або недоплату ЄСВ не застосовуються. Проте саму суму ЄСВ (недоїмку) необхідно сплатити в повному обсязі.

Щодо ПДФО та Військового збору

• Штраф за несплату: Згідно зі ст. 125-1 ПКУ, за ненарахування або несплату податків податковим агентом передбачено штраф у розмірі від 10% до 25% від суми, що підлягає сплаті;
• Штраф за звітність: За подання уточнюючого розрахунку, що призводить до збільшення податкових зобов'язань, може бути застосований штраф згідно зі ст. 119 ПКУ (1020 грн), проте під час карантину на цей штраф також діяв мораторій (п. 52-1 підрозд. 10 розд. XX ПКУ);
• Пеня: Нараховується за весь період прострочення (після 90 днів затримки, якщо виправлення самостійне).

3. Ризики з боку Держпраці

Оскільки виплата зарплати була зафіксована у відомостях (готівкою), але не відображена у звітності, це може бути кваліфіковано як виплата зарплати «в конверті» або несвоєчасна звітність. За порушення законодавства про працю (невиплата податків із зарплати) передбачено штрафи згідно зі ст. 265 КЗпП.

Рекомендації

1. Сплатіть податки та ЄСВ до моменту подання уточнюючих звітів, щоб мінімізувати пеню;
2. Подайте уточнюючі розрахунки окремо за кожен квартал 2021 року та за грудень 2020 року;
3. Враховуйте, що станом на червень 2026 року діють норми воєнного стану, проте вони не скасовують відповідальність за докарантинні або карантинні періоди, якщо мораторій на них не поширювався (як у випадку з ПДФО).