Що робити, якщо резерв не нараховували?
Якщо не нараховували резерв у поточному 2024 році, виправити цю помилку досить просто. Швидше за все звітний рік ще не закритий, тож просто робите потрібні донарахування витрат на резерв (і списуєте цей резерв у випадках нарахування поточних відпусток, одночасно сторнуючи витрати, визнані при нарахуванні відпусткових). Робити нарахування резерву треба щомісяця. За потреби подасте уточнюючі декларації з податку на прибуток зі складеною наново фінзвітністю.
А якщо йдеться про помилки минулого року, які стосуються витрат, а отже, і фінрезультату, діяти потрібно інакше.
Підприємству, яке, наприклад, не нарахувало резерв відпусток у 2024 році (проте мало це зробити), щоб виправити цю помилку у 2025 році, потрібно знати дві речі:
- чи є кредитове сальдо субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток» на 31.12.2024 р.;
- чи є у графіку відпусток на 2025 рік відпустки, право на які виникло у попередніх роках і які були передбачені графіками минулих років, але тоді працівники ними не скористалися.
Якщо таких «перехідних» відпусток і невикористаного залишку резерву немає, то створити резерв на 2025 рік можна, незважаючи на попередні роки.
А ті, у кого на субрахунку 471 є кредитове сальдо, повинні провести річну інвентаризацію забезпечень і в її межах перевірити правильність суми такого залишку. Такі підприємства повинні порахувати суму резерву та перевірити дату і суму витрат на оплату відпусток у минулому.
Якщо всі суми зійдуться і фінрезультат до оподаткування відповідних звітних періодів (кварталів чи року) був порахований правильно, то все гаразд. Виправляти декларації з податку на прибуток і переробляти додаток ФЗ – фінзвітність – не треба. Якщо ж ні, помилку доведеться виправляти.
При цьому потрібно врахувати правило: резерв за минулий рік – це витрати минулого року, тому що нарахований резерв треба відображати у витратах періоду нарахування. У поточному періоді не вийде показати донарахування резервів за минулі періоди (роки). Відповідно до п. 4 П(С)БО 6 виправляють помилки, яких припустилися під час складання фінансових звітів у попередніх роках, шляхом коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року, якщо такі помилки впливають на величину нерозподіленого прибутку (непокритого збитку).
Тому якщо виявили помилку наприкінці поточного звітного року за цей же рік, вам потрібно буде або донарахувати, або сторнувати резерв відпусток звичайним проведенням: Дт 23, 91-94 Кт 471. А от якщо ви виявите помилку минулих років, потрібно провести коригування: Дт 44 Кт 471 (донарахування) або Дт 471 Кт 44 (списання зайвого резерву).
Теоретичні аспекти про резерв відпусток
У п. 7 П(С)БО 26 сказано, що виплати за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню, визнаються зобов'язанням через створення забезпечення у звітному періоді. Цю вимогу чітко обумовлено у П(С)БО, тому вона є імперативною. Це слово означає, що виконувати вимогу створювати резерв на відпустки повинні всі роботодавці-юрособи, крім тих, кому нормами законодавства чітко дозволено його не створювати!
Забезпеченням (резервам) юросіб присвячено П(С)БО 11. За ним забезпечення створюється у разі виникнення внаслідок минулих подій зобов'язання, погашення якого ймовірно призведе до зменшення ресурсів, що втілюють у собі економічні вигоди, та його оцінка може бути розрахунково визначена. Забезпечення створюються, зокрема, для відшкодування наступних (майбутніх) операційних витрат на оплату працівникам відпусток.
Отже, це мають бути ті витрати на оплату відпусток, яких роботодавець очікує і які він може розрахунково визначити.
Щоб порахувати приблизну (планову) суму коштів, яка йому знадобиться протягом наступного року на оплату відпусток, він має знати: кількість працівників, орієнтовний розмір їхньої оплати праці і кількість днів відпустки, які надаватимуться таким працівникам.
Увага! У цьому розрахунку немає місця тим відпусткам, які є неоплачуваними, – для них резерв витрат не потрібен. Або тим відпусткам, які надаються раптово внаслідок виникнення спеціальних обставин, адже їх запланувати неможливо.
Забезпечення (резерв) створюють за:
- щорічною основною відпусткою;
- додатковою відпусткою за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;
- додатковою відпусткою за особливий характер праці;
- додатковими відпустками працівникам, що мають дітей.
Формули для розрахунку резерву відпусткових
Відсоток резерву = планова річна сума відпусткових (за графіком відпусток на рік): плановий річний фонд оплати праці (згідно зі штатним розписом) х 100%.
Щомісячний резерв = ЗП фактична х Відсоток резерву х 1,22 (або 1,0841 щодо працівників з інвалідністю).
У бухобліку відповідно до П(С)БО 16 нарахування резерву відпускних, як і витрати на оплату праці, показують залежно від напряму витрат: Д-т 23, 91, 92, 93, 949 К-т 471. А використання: Дт 471 Кт 661, а також суму ЄСВ, що припадає на таку відпустку: Дт 471 Кт 651.