Авансовий звіт у гривні та інвалюті: як заповнити?

Підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його грошовими коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті – так зазначено у п. 5 розд. IІІ Інструкції №59, яка обов’язкова для виконання бюджетними організаціями, а приватні підприємства можуть використовувати її як орієнтир.

Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало – пп. 170.9.2 ПКУ.

У разі, якщо під час службових відряджень відряджений працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи).     

У разі, якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання звіту про використання виданих навідрядження коштів не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин керівник може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами) – пп. 170.9.3 ПКУ.

Разом із звітом подаються документи (в оригіналі), що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).  Відшкодування витрат на відрядження за кордоном здійснюється у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Нацбанком на день погашення заборгованості, оскільки розрахунки між резидентами України та на території Україні дозволені лише в гривнях.  

Нюанси заповнення авансового звіту для закордонних відряджень полягають лише у тому, що розрахунки в цій ситуації  проведенні у валюті, то й суми в авансовому звіті повинні вказуватись у такій валюті, і перерахунок у гривнях — а саме, у полях "Одержано", "Витрачено", "Залишок", "Перевитрата", а також на зворотному боці авансового звіту. 

Інші графи авансового звіту заповнюється аналогічно, як і при відрядженнях на Україні.

Тож, якщо на закордонне відрядження видавалися грошові кошти в декількох валютах (у гривнях, євро, доларах), то сума виданих грошових коштів відображається окремо за кожною валютою.

Загальний підсумок отриманих грошових коштів повинен відображатись у гривнях (інвалюту перераховують за курсом НБУ на дату видачі грошових коштів).

Лицевий бік авансового звіту:

• "Сума (грн, коп)" - у випадку видачі під звіт іноземної валюти, з форми авансового звіту напрошується, що ніби-то все має бути в гривні. Правильне переведення  витрат з валюти у гривню може зробити лише бухгалтер, який знає п. 5 П(С)БО 21. Тож, перед заповненням звіту, підзвітна особа має звернутися до бухгалтера.
• "Усього отримано" - можна  відображати, наприклад так: 46400 грн (у т.ч. 500 дол, 800 євро), оскільки немає чітких правил заповнення авансового звіту, зазначення загальної суми отриманих коштів у гривнях без наведення валютних сум не буде помилкою. При цьому застосовується офіційний курс на дату видачі коштів.Зрозуміло, що підтвердні документи містять суми витрат у відрядженні в іноземній валюти. Тож вважаємо, що в цій графі слід через дріб зазначати грошові кошти у гривнях та у валюті. Якщо видавалися кошти в декількох валютах, сума виданих коштів відображається окремо за кожною валютою.

Зворотній бік авансового звіту:

• "сума (грн, коп)" - ситуація аналогічна із лицьовим боком. У випадку понесених витрат у валюті, слід відображати через дріб суму витрат в іноземній валюті (із розрахункового документу) та її еквіваленту гривнях. Для цього деталізується перерахунок витрат з іноземної валюти у гривню, про який говорили вище. При цьому береться курс на дату затвердження авансового звіту.

Надання готових зразків заповнених документів не відповідає прийнятому формату консультацій у Дт-Кт.