Аванс на відрядження працівникам - водіям

Перш за все, необхідно з’ясувати, що являє собою відрядження та у якому випадку їх необхідно оформлювати. Для цього звернемось до Інструкції №59 «Про службові відрядження в межах України та за кордон». Згідно з п. 1 Інструкції №59 службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

При цьому, службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником та власником (або уповноваженою ним особою/керівником).

Дана інструкція обов’язкова для виконання органами державної влади, підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Приватні підприємства/підприємці застосовують Інструкцію лише як рекомендацію і розроблює власне положення про відрядження та колективний договір з працівником (у якому безпосередньо зазначається, що є службовим відрядженням, а що роботою з роз’їзним характером). Особливості щодо оплати праці водіїв у відрядженні читайте тут>>

Зокрема, роботодавець самостійно встановлює необхідність видачі авансу на відрядження. Статтею 121 КЗпП зазначено, що працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями. Тож видача авансу - це скоріше право роботодавця, а не його обов’язок. Однак, порядок видачі чи не видачі авансових коштів на відрядження повинен бути зазначений у положенні про відрядження та договорі з працівником. Працівник повинен бути ознайомлений з цим до початку своєї роботи.

Направлення працівника у відрядження супроводжується відповідними документами. Зокрема, на кожне відрядження потрібно оформляти окремий наказ керівника підприємства (саме такою на сьогодні є вимога контролерів). ФОП теж може видавати такий наказ.

Після повернення з відрядження працівником подається авансовий звіт, а також документи, що підтверджують його витрати (проїзд, проживання). За загальним правилом, цей звіт подається до закінчення 5 банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт. Детально про документальне оформлення відрядження та витрат ми писали тут>>