Аванс на закордонне відрядження: порядок видачі

Кодексом законів про працю не передбачено, в якій валюті працівник повинен отримати аванс на закордонне відрядження (враховуючи чинну редакцію ст. 121 КЗпП, самий обов’язок з надання авансу на відрядження на сьогодні є спірним питанням). А Інструкція №59 стосується лише бюджетників. Отже, в якій валюті виплачувати аванс на закордонне відрядження, приватне підприємство встановлює самостійно.

Видача авансу готівковою валютою

Якщо підприємство приймає рішення виплачувати аванс у валюті готівкою — необхідно дотримуватись Правил №200. Так, п. 1.3 Правил №200 зазначено, що аванс на закордонне відрядження може бути виданий на для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також на представницькі витрати (організацію офіційних заходів за кордоном). Крім цього, юрособи — резиденти та іноземні представництва, що мають власні транспортні засоби (орендують, фрахтують), мають право використовувати готівкову іноземну валюту з поточних рахунків для забезпечення експлуатаційних витрат, пов’язаних з обслуговуванням транспортних засобів за кордоном. Зокрема, і під час відрядження, звісно.

Для отримання готівкових коштів на відрядження юрособа подає до уповноваженого банку заяву на видачу готівки, доручення повноважному представнику на отримання іноземної валюти в касі уповноваженого банку та лист-розрахунок, який містить такі дані:

• прізвище, ім’я та по батькові (за наявності) осіб, які виїжджають за кордон;
• розрахунок витрат.

Для отримання готівки на експлуатаційні витрати у листі-розрахунку слід зазначити ще і мету виїзду. При цьому отримана готівка може бути використана лише на ті цілі, на які вона була отримана.

Зауважте, що за п. 2.4 Правил №200 одному працівнику може бути видано іноземну валюту готівкою на загальну суму, що не перевищує норм вивезення іноземної валюти через митний кордон України чинним законодавством.

А згідно з п. 2 гл. 2 Інструкції №148, фізособа-резидент має право вивозити за межі України готівку в сумі, що перевищує в еквіваленті 10000 євро, лише за умови письмового декларування митному органу в повному обсязі та за наявності документів, що підтверджують зняття готівки з рахунків у банках (фінансових установах). Строк дії таких документів — 30 календарних днів починаючи з дня видачі

Видача авансу безготівковою валютою

Постановою НБУ від 25.10.2017 р. №106 нещодавно було врегульовано питання удосконалення режиму функціонування поточних рахунків клієнтів, зокрема, в частині виплат, пов’язаних з відрядженням. Відповідні зміни були внесені до Інструкції №492 і набрали чинності з 30.10.2017 р.

Зокрема, вони стосуються перерахування коштів на рахунок працівникам у вигляді іноземної валюти на відрядження та повернення надлишково перерахованих коштів працівником на рахунок роботодавця

Відтепер за розпорядженням власника поточного рахунку в іноземній валюті здійснюються операції перерахування на рахунок працівника коштів для забезпечення витрат на відрядження за кордон. При цьому для юросіб-резидентів уточнено, що таке перерахування здійснюється на підставі заяви (наказу про відрядження) та розрахунку витрат.

Окрім того, на поточні рахунки в іноземній валюті юросіб — резидентів, а також іноземних представництв і представництв юросіб — нерезидентів, які не займаються підприємницькою діяльністю, зараховуються кошти, повернуті працівником невикористані залишки іноземної валюти, отримані для забезпечення витрат на відрядження за кордон (їх сума визначається за авансовим звітом).

Відповідно спрощена процедура зарахування коштів на поточні рахунки працівників в іноземній валюті на відрядження.

На поточні рахунки в іноземній валюті фізосіб — резидентів та нерезидентів зараховуються валюта для забезпечення витрат на відрядження., перерахована працівникові роботодавцем. Роботодавцями можуть виступати:

• юрособа;
• фізособа-резидент, яка є підприємцем;
• офіційне або постійне представництво.

До цього роботодавці найчастіше забезпечували коштами на відрядження в інвалюті двома шляхами: або готівкою, або шляхом надання корпоративної картки (кошти на яку зараховувалися, як правило, в гривні, а при використанні картки працівником відбувалася купівля необхідної суми валюти).

Тепер у роботодавців з’явилася можливість надавати аванс на закордонне відрядження шляхом перерахування наявної валюти на рахунок працівника. І у самого працівника з’явилася можливість повернути невикористану валюту безготівково. Втім, звісно, для цього потрібно, щоб у роботодавця була іноземна валюта (якщо немає, її треба придбати через банк) і в обох сторін розрахунків були поточні рахунки в іноземній валюті. 

Як визначається курс валют при закордонному відрядженні працівника?

Визначення курсу валют при закордонному відрядженні і відповідно курсових різниць залежить від того, чи видавався аванс на таке закордонне відрядження, чи ні.

Підприємство надало працівнику аванс в іноземній валюті

У такому випадку для визначення витрат на відрядження застосовується курс НБУ, що діяв на дату надання такого авансу.

Підприємство не надавало працівнику авансу на закордонне відрядження

В такому випадку вартість витрат на відрядження розраховується за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту (звіту про використання коштів, наданих на відрядження).

Зверніть увагу: за п. 2.5 Правил №200 відшкодування працівнику-резиденту, який перебував у відрядженні за кордоном, витрат власних коштів в іноземній валюті здійснюється відповідно до законодавства України у валюті України за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день виплати зазначених коштів, а працівнику-нерезиденту, на його бажання, — як в іноземній валюті, так і у валюті України.

А Інструкція №59 встановлює і граничний термін, протягом якого роботодавцю слід відшкодувати такі витрати: до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником авансового звіту. Але це обмеження, так само, як й інші норми Інструкції №59 є обов’язковими для виконання лише для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

При цьому виникає кредиторська заборгованість, по якій необхідно розраховувати курсові різниці. Якщо на дату розрахунку із працівником курс НБУ зростає, відображають витрати проведенням Д-т 945 К-т 372, а якщо він знижується — дохід кореспонденцією Д-т 372 К-т 714.

Підприємство видало аванс, однак працівником було понесено додаткові витрати, які підтверджені документально

Під час видачі працівникові інвалютного авансу на закордонне відрядження виникає дебіторська заборгованість — немонетарна стаття (адже передбачається, що такий аванс працівник витратить). А за такими статтями курсові різниці не визначають згідно з п. 7 П(С)БО 21.

Відповідно до п. 5 та п. 6 П(С)БО 21, витрати в межах виданого інвалютного авансу показують за курсом НБУ на дату його видачі, а решту суми — на дату затвердження авансового звіту. Таке ж роз’яснення міститься у листі Мінфіну від 03.06.2004 р. №31-04200-30-16/9596.

Після надання працівником авансового звіту у роботодавця виникає кредиторська заборгованість перед працівником (на суму перевитрат). Вона обліковується в порядку, зазначеному вище.