Відрядження на один день: як відобразити в обліку?

Згідно з Інструкцією №59 службове відрядження — це поїздка працівника установи за вказівкою її керівника до іншого населеного пункту для виконання службового доручення. 

Оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, але розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

Відповідно до ст. 121 КЗпП працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати щодо найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Після повернення з відрядження працівник подає авансовий звіт, форма якого затверджена Наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841 (в редакції наказу Мінфіну від 10.03.2016 р. №350).

На нашу думку, якщо відрядження оформлено відповідним наказом, працівник відзвітував про відрядження вчасно, і зазначив суму належних йому добових у авансовому звіті відповідно до цього наказу, при цьому сума добових не перевищує розмір, встановлений пп. 170.9.1 ПКУ, цього достатньо для того, щоб не оподатковувати зазначені суми.

Щоб витрати на проїзд не були об’єктом оподаткування, мають бути у наявності підтвердні документи, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів.

Добові та витрати працівника зазначені у авансовому звіті відображаються у бухгалтерському обліку проведенням Дт 92 (93, 23 – рахунки витрат), а за кредитом 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Розрахунки з працівником відповідно відображають за дебетом рахунку 372.