Відрядження працівника за кордон: як оформити?

 Запитання:

У липні співробітника направили у відрядження за кордон. Проживання у готелі, купівля квитків на переліт оплатив директор особистими коштами. Добові не видавалися працівику, тому всі витрати були за особистий кошт працівника. Після повернення з відрядження працівник надав чеки щодо понесених витрат. Як оформити таке відрядження? За яким курсом треба відобразити  витрати співробітником, якщо у відрядженні від був 5 днів + у нього були квитки на метро кожного дня? Яку суму треба повернути співробітнику, як виплата згідно авансового звіту? Як відобразити витрати понесені директором на купівлю білетів та проживання у готелі (в компанії відрядні виплачуються після фактичного звіту про відрядження)?

Відповідь: 

В першу чергу,  на майбутнє слід врахувати, що не слід плутати особисті кошти директора з коштами підприємства.

Згідно з Інструкцією №59 працівнику, що відбуває у відрядження необхідно видати грошовий аванс на відрядження у розмірі вартості проїзду, найму житла та добових витрат. При цьому у випадку відрядження працівника за кордон, зазначено, що грошове забезпечення повинно бути у валюті тієї країни до якої направляється працівник або у вільно конвертованій валюті. Але такий обов’язок встановлено тільки для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів. 

Стаття 121 КЗпП, якою встановлені загальні для всіх гарантії працівників під час відрядження, чітко такого обов’язку не встановлює (хоча різні фахівці тлумачать норми цієї статті по-різному). Мінсоцполітики висловлювся, що невиплата авансу на відрядження може потягнути за собою адмінвідповідальність (наприклад, лист від 07.11.2013 р. №998/13/155-13). Про відсутність у законодавстві такого обов'язку для небюджетної сфери зазначалося, наприклад, у листі Міндоходів від 03.07.2013 р. №6091/6/99-99-22-02-04-15/169. Докладно про те, чи потрібно виплачувати аванс до відрядження і чи буде це порушенням, ви можете прочитати і в нашому коментарі>>>

На думку автора, решта роботодавців, зокрема, компанії, які не фінансуються з бюджету, можуть аванс на відрядження не надавати, або надавати його у гривні, на свій розсуд. 

І, якщо, підприємство не надавало працівнику аванс на закордонне відрядження, вартість витрат в іноземній валюті розраховується за курсом на дату затвердження авансового звіту (відповідно до п. 5 П(С)БО 21). 

Зверніть увагу: за п. 2.5 Правил №200, відшкодування  працівнику-резиденту,  який  перебував  у відрядженні за кордоном,  витрат власних коштів в іноземній валюті здійснюється  відповідно до законодавства України у валюті України за  офіційним  курсом  гривні  до  іноземних  валют,  установленим НБУ   на   день  виплати  зазначених  коштів,  а працівнику-нерезиденту,  на його бажання, - як в іноземній валюті, так і у валюті України.

Отже, у якій би валюті не компенсувалися понесені працівником витрати, на дату погашення сума заборгованості перед ним перераховуватиметься і у роботодавця виникатимуть курсові різниці. Якщо курс НБУ зростає, роботодавець визнає витрати проведенням Д-т 945 К-т 372, а якщо курс НБУ знижується — дохід проведенням Д-т 372 К-т 714. 

Щодо питання, яку суму треба повернути співробітнику.

Працівнику роботодавець має компенсувати всі витрати, що понесені ним у зв’язку із відрядженням. І для такого відшкодування в деяких випадках достатньо навіть одного авансового звіту. Підпис керівника  про затвердження авансового звіту означатиме згоду відшкодувати витрати, які працівник у ньому зазначив (незважаючи на відсутність документів, які підтверджують ці витрати).  

Та слід врахувати наступне.

Підпунктом 170.9.1 ПКУ передбачено, що не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат. Зазначені в пп. 170.9.1 ПКУ витрати не є об'єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат (крім добових). І ще: такі документи, мають підтверджувати зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає. 

Добові витрати не потребують підтвердних документів. Але п. 170.9.1 ПКУ встановлює, що не оподатковуються добові у межах території України в розмірі не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день. 

Сума добових визначається в разі відрядження:

• у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
• до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

Отже, розмір добових роботодавець визначає самостійно (згідно із наказом про відрядження або іншим розпорядчим документом), а потім визначає (окремо за кожний день відрядження), чи не підпадає сума таких добових (або її частина) під оподаткування. 

Докладно про відрядження за кордон писали тут і тут>>>

Щодо витрат понесених директором при купівлі квитків працівнику.

Директору також слід надати авансовий звіт із заначенням понесених витрат з копією розрахункового документу, який підтверджує понесені витрати.

Авансовий звіт директор може надати у будь-який зручний для нього час, та в цій ситуації бажано відзвітуватися відразу після купівлі квитків, оскільки квитки необхідно буде передати працівнику.

В бухгалтерському обліку слід відобразити так:

* якщо передача квитка працівнику окремим документом не оформлюється можливий варіант оформити операцію його списання  через проведення ДТ 91(92,93) Кт 331 на підставі використаного квитка, який надасть працівник після відрядження. 

Якщо йдеться про електронний авіаквиток, то працівник на доказ його використання має надати разом із авансовим звітом посадковий талон>>>